Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

Tipp 09 Beweisen durch Belege

Allgemeine Steuertipps

⇒   Beweislast

Im Umgang mit dem Finanzamt gelten einige eherne Regeln, wie z. B. die Regeln zur Beweislast. Danach trägt jede Partei die Beweislast für die Anwendung der für sie günstigen Rechtsvorschrift. Dies bedeutet: Bei den Einnahmen trägt das Finanzamt die Beweislast, bei den Ausgaben der Steuerzahler (§§ 88 und 90 AO). Deshalb sollte man möglichst alles aufbewahren, damit man nicht in Beweisnot gerät. Notfalls müssen Sie Unterlagen ergänzen, indem Sie einen Eigenbeleg anfertigen, aus dem sich alles Notwendige ergibt, wenn der Originalbeleg nicht mehr vorhanden ist. Mehr dazu unten.

⇒   Welche Belege will das Finanzamt sehen?

Die Finanzämter verlangen nur wenige gesetzlich vorgeschriebene Belege, denn die Steuererklärungen werden elektronisch bearbeitet und dabei sind dabei Belege ein Hindernis.

Belege sind mit der Einkommensteuererklärung nur dann einzureichen, wenn in den Steuerformularen ausdrücklich darauf hingewiesen wird. Die Belege müssen indessen aufbewahrt und auf Anforderung vorgelegt werden (im Amtsdeutsch >>Beleghaltevorschrift<< genannt.

Nur wenn die Angaben in der Steuererklärung nicht plausibel erscheinen, wird die jeweilige Steuererklärung vom Bearbeiter genauer geprüft, ggfs. werden Belege nachgefordert. Wann dies der Fall ist, entscheidet der Rechner des Finanzamts. Anhaltspunkt können, so die Vermutung, die Nichtbeanstandungsgrenzen sein. Auch dazu unten mehr.

⇒   Eigenbelege

Ist Ihnen eine Rechnung abhanden gekommen oder haben Sie keine erhalten, fertigen Sie einen Eigenbeleg. Haben Sie die Ausgabe unbar geleistet, genügt auch schon eine Kopie des Bankauszuges.

Üblich sind Eigenbelege für Trinkgelder, Parkgebühren, Zahlungen an Handwerker, die keine Quittung ausschreiben wollten.

Der Eigenbeleg muss zeitnah erstellt werden. Keinesfalls genügt es, wenn der  Eigenbeleg, z. B. erst nach Ablauf des Jahres, erstellt wird. Dieser Mangel bedeutet ein gänzliches Abzugsverbot (BFH 31.07.1990 - I R 62/88 / Aufwendungen für eine Trauerfeier).

Mustertext / Der Eigenbeleg sollte enthalten:

Leistender: Name, Vorname, Anschrift (eigene)   ............................................

Empfänger: Name, Vorname, Anschrift                 ...........................................

Netto-Betrag                                  ............ €

Umsatzsteuer                                ............ €

Brutto-Betrag                                 ............ €

Es handelt sich um:.................................................................................

Ort,         Datum,              Unterschrift des Belegausstellers

Bewirtungskosten

Eigenbelege zu Bewirtungskosten müssen besondere Anforderungen erfüllen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Ort und Tag der Bewirtung müssen auf einem  Eigenbeleg  eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat, z. B. in den eigenen Geschäftsräumen, Firmenkantine, Privatwohnung, ggf. unter Angabe der Adresse.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, kann die Rechnung der Gaststätte nicht durch einen Eigenbeleg ersetzt werden (BFH 18.04.2012 - X R 57/09).

Fahrtenbuch

Zu den Eigenbelegen gehören übrigens Fahrtenbücher (BFH 18.07.2016 - VI B 128/15).

⇒   Nichtbeanstandungsgrenzen

Hatten Sie Ausgaben, die heikel sind, machen Sie nur Beträge bis zu den folgenden Nichtbeanstandungsgrenzen geltend. Dann haben Sie gute Chancen, dass die Beträge anerkannt werden. Allerdings besteht kein Rechtsanspruch darauf (FG Hamburg Urteil vom 22.01.2003 - I 72/02).

 Sonderausgaben  
 Versicherungsbeiträge bis  2.050 €
 Spenden in Einzelbeträgen bis 25 €, insgesamt bis  200 €
 Außergew. Belastungen mit Einzelaufstellung  
 Krankheitskosten jr. bis  2.050 €
 Fahrtkosten behinderter Menschen jr. bis  900 €
 Werbungskosten bei nichtselbständiger Arbeit  
 Doppelte Haushaltsführung mtl. bis  100 €
 Arbeitsmittel: Fachliteratur jr. bis  110 €
 Arbeitsmittel: Typ. Berufskleidung jr. bis  110 €
Arbeitsmittel: Berufskleidung bei Schmutzberufen jr. bis 120 €
Arbeitsmittel: Werkzeuge jr. bis 100 €
Kontoführungsgebühren jr. bis 16 €
Beiträge zu Berufsverbänden voll
Telefonkosten jr. bis  75 €
Aufmerksamkeiten (Blumenstrauß, Buch, Tonkassette) 60 €
Fahrten zur Arbeitsstätte 5-Tagewoche Arbeitstage bis 230
Fahrten zur Arbeitsstätte 6-Tagewoche Arbeitstage bis 285
Diverse Kosten lt. Einzelaufstellung jr. bis 500 €
Vermietungseinkünfte  
Erhaltungsaufwendungen lt. Einzelaufstellung jr. bis 25.500 €

Quelle: §§ 88 und 90 AO