Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Sie sind bei der Einkunftsart abzuziehen, bei der sie erwachsen sind (§ 9 Abs. 1 EStG).

Erwachsen bedeutet hier: Die Aufwendungen müssen beruflich veranlasst sein. Eine berufliche Veranlassung ist dann gegeben, wenn die Aufwendungen

• mit dem Beruf objektiv zusammenhängen und
• ihm subjektiv dienen (BFH Beschluss vom 4.7.1990 - GrS 2-3/88). Dazu unten mehr. 

Der berufliche Zusammenhang muss jedoch nicht unbedingt auch ein zeitlicher Zusammenhang mit den Aufwendungen sein sein. Werbungskosten können auch vor der Erzielung von Einnahmen als vorab entstandene Werbungskosten oder nach Beendigung der Einnahmeerzielung als nachträgliche Werbungskosten anfallen.

• Vorab entstandene Werbungskosten: Bewerbungskosten, Fortbildungskosten z. B. bei Arbeitslosigkeit, auch Aufwendungen für ein Zweitstudium. 
• Nachträgliche Werbungskosten: Nach Aufgabe der beruflichen Tätigkeit Rückumzug vom Arbeitsort in den Heimatort. 

Arbeitnehmer-Pauschbetrag Werbungskosten wirken sich erst dann steuerlich aus, wenn die Aufwendungen höher sind als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € (§ 9a EStG).

♦   Die wichtigsten Werbungskosten

Die wichtigsten Werbungskosten sind in der Anlage N bereits aufgelistet: 

 

 

• Berufliche Veranlassung der Aufwendungen

Für den Abzug als Werbungskosten ist nur maßgebend, ob die Aufwendungen beruflich veranlasst sind. Aufwendungen, die keine berufliche Veranlassung haben, sind Einkommensverwendung, somit  nicht abziehbare Privataufwendungen (§ 12 EStG), Sonderausgaben (§ 10 EStG) oder außergewöhnliche Belastungen (§§ 33 ff. EStG). 

Sind Aufwendungen ausschließlich beruflich veranlasst,  kommt nicht darauf an, ob die Aufwendungen üblich, notwendig, angemessen oder zweckmäßig sind. Soweit also die Aufwendungen ihre Ursache allein in der beruflichen Sphäre haben, sind auch unübliche, nicht notwendige, unangemessene und unzweckmäßige Aufwendungen dem Grunde nach Werbungskosten. Es bleibt allein dem Steuerpflichtigen  überlassen, welchen Aufwand er aus beruflicher Veranlassung treibt (BFH Urteil vom 31.1.1986 - VI R 78/82).

Eine berufliche Veranlassung ist dann gegeben, wenn die Aufwendungen mit dem Beruf objektiv zusammenhängen und ihm subjektiv dienen (BFH Beschluss vom 4.7.1990 - GrS 2-3/88).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist als Programmierer tätig. Er kauft für 40 € ein Fachbuch zum Erlernen einer bestimmten Programmiersprache zur Weiterbildung in seinem Beruf.

Seine Aufwendungen sind als Werbungskosten abzugsfähig, weil das Fachbuch objektiv Fachwissen für seinem Beruf vermittelt und der Arbeitnehmer subjektiv das Buch zu seiner  Weiterbildung nutzt.

• Nachweis des beruflichen Zusammenhangs

Das FG Münster hat in dem restriktiven Urteil vom 21.7.2014 - 5 K 2767/13 die Grenzen für den Abzug von Werbungskosten aufgezeigt. 

Sachverhalt: Der Arbeitnehmer ist angestellter Netzwerkadministrator. Er hat Aufwendungen über einen Gesamtbetrag von 200 € für Zeitschriften nachgewiesen (PC-Welt, PC-Magazin, c't, ELV Elektronik AG). Weiterhin hat er Aufwendungen von 700 € lt. Quittungen bzw. Kassenbons, auf denen als Gegenstand jeweils „Presseerzeugnisse” bzw. „Fachzeitschriften” vermerkt ist.

Das Finanzamt und anschließend im Klageverfahren das Finanzgericht haben den Werbungskostenabzug versagt, im Wesentlichen aus folgenden Gründen:

In den Quittungen sei lediglich pauschal der Begriff „Fachzeitschriften” vermerkt; die jeweiligen Zeitschriften seien nicht namentlich benannt. Aufwendungen für Fachliteratur seien indessen durch Quittungen des Händlers nachzuweisen, die den Namen des Erwerbers und den Titel des angeschafften Titels enthalten. Die Bezeichnung "Fachzeitschrift" allein reiche nicht aus (vgl. BFH-Urteil vom 04.12.2003 VI B 155/00, BFH/NV 2004, 488). Die bloße Bezeichnung „Fachzeitschriften” sei schon deshalb nicht ausreichend, weil es nicht der Beurteilung des Buch- bzw. Zeitschriftenhändlers unterliege, ob es sich im jeweiligen Einzelfall um eine Fachzeitschrift handele, für die der Werbungskostenabzug ggf. in Anspruch genommen werden kann.

Auch hinsichtlich der Ausgaben für Abonnements von PC-Welt, PC-Magazin und c't, und hinsichtlich der Ausgaben eines Abonnements bei der ELV Elektronik AG stehe dem Kläger kein Werbungskostenabzug zu.

Aufwendungen für Zeitschriften können zwar grundsätzlich als Arbeitsmittel absetzbar sein, wenn feststeht, dass der Arbeitnehmer den Gegenstand weitaus überwiegend beruflich verwendet. Der Kläger habe indessen nicht in ausreichend konkreter Form dargelegt, dass er diese Zeitschriften weitaus überwiegend beruflich verwendet. Zwar sei nicht in Zweifel zu ziehen, dass der Kläger sich für seine berufliche Tätigkeit als Netzwerkadministrator und Netzwerktechniker laufend fortbilden und den technischen Fortschritt aktiv verfolgen müsse. Allein diese allgemeine Überlegung der Notwendigkeit der Fortbildung erbringe jedoch noch nicht den Beweis, dass die im vorliegenden Fall betroffenen Zeitschriften durch den Kläger weitaus überwiegend beruflich verwendet werden.

In einem solchen Fall ist es förderlich, wenn der Arbeitgeber die Notwendigkeit dieser Aufwendungen bescheinigt.

• Werbungskosten nur bei Überschusseinkünften

Bei den Einkünften aus Kapitalvermögen (§ 20 EStG) werden die Werbungskosten komplett mit dem Sparer-Pauschbetrag von 801 € / 1.602 € (Alleinstehende / Ehepartner) pauschal abgegolten (§ 20 Abs. 9 EStG). Ein Abzug der  tatsächlichen Werbungskosten ist hier nicht möglich.

♦   Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.230 € (Wert ab 1.1.2023)

Zur Vereinfachung sieht das Steuerrecht bei Werbungskosten Pauschbeträge vor, die dann abgezogen werden, wenn keine oder nur geringe Kosten angefallen sind. 

Von den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit wird nach § 9a EStG ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € abgezogen, wenn keine höheren Werbungskosten nachgewiesen werden und soweit es sich nicht um Versorgungsbezüge (Pensionen) handelt. Bei Versorgungsbezügen beträgt der  Arbeitnehmer-Pauschbetrag lediglich 102 €.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag wird automatisch berücksichtigt.

• Details zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Alle beruflichen Kosten bis 1.230 € fallen durch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag sang- und klanglos unter den Tisch. Erst oberhalb des Pauschbetrages wirken sich Werbungskosten steuerlich aus. Der Pauschbetrag ist ein Jahresbetrag, d. h. er  steht auch dann in voller Höhe zu, wenn der Arbeitnehmer nicht ganzjährig als Arbeitnehmer beschäftigt gewesen ist.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag steht auch zu, wenn feststeht, dass keine oder nur geringe Werbungskosten angefallen sind. Er gilt auch für Ehepartner und Kinder im Rahmen eines Ehepartner- oder Kinderarbeitsverhältnisses.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag wird bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 S. 5 Nr. 1 EStG). Da der Arbeitnehmer-Pauschbetrag für jeden Arbeitnehmer nur einmal abgezogen werden kann, bleibt bei Steuerklasse 6 der Pauschbetrag unberücksichtigt.

Werbungskosten, die den Pauschbetrag übersteigen, kann der Arbeitnehmer bei der Veranlagung zur Einkommensteuer oder als Teile des Lohnsteuerfreibetrags als elektronisches LSt-Abzugsmerkmal (ELStAM; § 39a Abs. 1 Nr. 1 EStG) geltend machen.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist auch dann zu berücksichtigen, wenn vom Arbeitgeber Werbungskosten steuerfrei ersetzt oder pauschal besteuert werden (§§ 3 Nr. 16, 40 Abs. 2 S. 2 EStG). Diese Regelung hat das BVerfG ausdrücklich als mit dem Grundgesetz vereinbar bestätigt (BVerfG Beschluss vom 10.04.1997 - 2 BvL 77/92).

Tipp Klotzen statt kleckern

Um den Vorteil der Pauschbeträge voll auszunutzen, bleiben Sie möglichst entweder deutlich unterhalb der Grenze von 1.230 € / 102 € oder überschreiten sie deutlich.

Tipp Werbungskosten vorziehen oder verschieben

Am Jahresende stellt sich die Frage: In welcher Höhe kann ich Werbungskosten geltend machen? Erst dann ist klar, ob es sich lohnt, notwendige Ausgaben vorzuziehen oder zu verschieben. Denn nur das, was bezahlt wird, zählt bei der Steuer (Abflussprinzip / § 11 EStG). Wer also im alten Jahr noch Posten abziehen will, muss sie auch im alten Jahr bezahlen.

Tipp Den Arbeitnehmer-Pauschbetrag knacken 

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € ist bereits durch die Entfernungspauschale geknackt, wenn Ihre Arbeitsstätte bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche mindestens 18 km von Ihrer Wohnung entfernt ist!

Probe: 230 Wege x 0.30 € x 18 km = 1.242 €. Alles, was Sie zusätzlich an Werbungskosten geltend machen können, wirkt sich jetzt steuermindernd aus.

♦   Kaum Höchstwerte für Werbungskosten

Höchstwerte für Werbungskosten gelten lediglich bei der Entfernungspauschale (0.30 € je Entfernungskilometer); für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen (Verpflegungspauschale 14 € / 28 €); für häuslichem Arbeitszimmer (höchstens 1.250 €); bei   doppelter Haushaltsführung (Kosten für Unterkunft mtl. 1.000 €, Familienheimfahrten in Höhe der Entfernungspauschale).

♦   Das Abflussprinzip ausnutzen

Werbungskosten sind in dem Kalenderjahr abzuziehen, in dem sie geleistet worden sind (§ 11 EStG). 

• Geringwertige Arbeitsmittel sofort abziehen

So können Sie geringwertige Arbeitsmittel (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG i. V. mit § 6 Abs. 2 EStG) bis 800 € netto im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe abziehen. Bei höherwertigen Arbeitsmitteln sind indessen die Regelungen über die Abschreibung (Absetzung für Abnutzung) zu beachten (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Dann sind die Anschaffungskosten nicht sofort abzugsfähig, sondern auf die Dauer der Nutzung zu verteilen (§ 7 Abs. 1 EStG).

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• Vorauszahlungen leisten

Sie können durch abzugsfähige Vorauszahlungen ihr steuerpflichtiges Einkommen mindern und dadurch Steuern sparen. Dies erlaubt das im Steuerrecht verankerte sog. Zu- und Abflussprinzip nach § 11 EStG.

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♦   Erstattete Werbungskosten sind Arbeitslohn, aber.... 

Erhält ein Arbeitnehmer beruflich veranlasste Ausgaben, die bei ihm abzugsfähige Werbungskosten sind, von seinem Arbeitgeber später erstattet, handelt es sich um Arbeitslohn, der steuerpflichtig und im Bruttolohn der Lohnsteuerbescheinigung enthalten ist. Der Abzug als Werbungskosten und die Versteuerung als Arbeitslohn gleichen sich aus, so wie es das Kongruenzprinzip im Steuerrecht vorsieht.  

Ausnahme

In einzelnen Fällen darf der Arbeitgeber Werbungskosten steuerfrei erstatten, wie z. B. Reisekosten (Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten in bestimmter Höhe / § 3 Nr. 16 EStG). Die steuerfreien Erstattungsbeträge sind folglich nicht im Bruttolohn enthalten. Die steuerfrei erstatteten Beträge dürfen nicht als Werbungskosten eingetragen werden (§ 3c Abs. 1 EStG).

Die Erstattungsbeträge sind in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen und in die Anlage N zu übernehmen (eZeile 39).

Anlage N

Die Erstattungsbeträge werden vom Finanzamt beigesteuert, brauchen nicht erklärt zu werden, weil sie in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen sind.Mitgliedsbeiträge / Gewerkschaft / Beamtenbund

Ein im öffentlichen Dienst angestellter Steuerzahler ist Mitglied der Gewerkschaft öffentliche Dienste, Transport und Verkehr. Die Mitgliedsbeiträge kann der Steuerzahler als Werbungskosten absetzen, denn es handelt sich um Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung seiner Einnahmen (Reichsfinanzhof vom 19. 11. 1927 - VI A 481 / 27).

• Mittelbar veranlasste Werbungskosten

Der Steuerzahler ist ehrenamtliches Mitglied im Personalrat einer Behörde. Auf eigene Kosten nimmt er an Gewerkschaftskongressen teil. Die dafür getätigten Aufwendungen sind als Werbungskosten absetzbar (BFH Urteil vom 28.11.1980 - VI R 193 / 77).

Im Urteil des BFH ging es um Reparaturkosten, die durch einen Verkehrsunfall auf der Fahrt zu einer Personalratssitzung entstanden waren. Die Reparaturkosten hat der BFH als Werbungskosten anerkannt. Es mache keinen Unterschied, ob ein Steuerzahler Beiträge direkt an eine Gewerkschaft oder an einen Beamtenbund leiste oder indirekt durch Fahrtkosten, urteilten die Richter.

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♦  Wie Werbungskosten geltend machen?

Sie haben zwei Möglichkeiten:  

1.  Sie können bereits im Laufe des Jahres beim Finanzamt einen Freibetrag beantragen, der auch für das nächste Jahr gilt. Der Freibetrag wird zu Ihren elektronischen Besteuerungsmerkmalen genommen, die der Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug zugrunde legt. Wenn Sie indessen einen Freibetrag beantragt haben, müssen Sie nach Ablauf des Jahres eine Einkommensteuererklärung abgeben, mit der das Finanzamt prüft, ob der Freibetrag der Höhe nach gerechtfertigt ist (§ 39a EStG).

Dazu ? Suchen anklicken und den Begriff >Lohnsteuer-Freibetrag< eintragen.

2.  Sie können aber auch warten und nach Ablauf des Jahres die Werbungskosten in einer Einkommensteuererklärung angeben (§ 46 Abs. 1 Nr. 8 EStG). Dies ist der einfachere Weg.