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4.16 Schätzung bei Kassenfehlbeträgen

Steuerfahndung

→ Kassenfehlbeträge

Vielfach kommt es zur Schätzung von Umsatz und Gewinn, wenn der Prüfer Kassenfehlbeträge feststellt.  Ein Kassenfehlbetrag ergibt sich, wenn die Ausgaben eines Tages / eines Zeitraums den Anfangsbestand und die Einnahmen des gleichen Tages / Zeitraums übersteigen. Dies lässt auf nicht verbuchte Einnahmen schließen. Denn niemand kann mehr ausgeben als er eingenommen hat.

Im sog. "bargeldintensiven Handel" gelangt die Steuerehrlichkeit oft an ihre Grenze. Dementsprechend hat der Fiskus den bargeldintensiven Handel im Visier. Hier enden viele Betriebsprüfungen mit Schätzungen, vielfach auch mit Einschaltung der Steuerfahndung, wenn Kassenfehlbeträge festgestellt werden.

  • Offene Ladenkasse / Kassenberichte

In einzelnen Branchen, so insbesondere in der Gastronomie (Gaststätten, Kneipen, Eisdielen und Pizzarien), wird zusätzlich zur elektronischen Hauptkasse eine offene Ladenkasse als Nebenkasse geführt. Die Nebenkasse ist die Schwachstelle der gesamten Buchführung.

Seit dem 01.01.2017 gilt für diese Fälle folgende Regelung: Alle Bareinnahmen sind zwar einzeln und täglich über eine elektronische Registrierkasse  festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Diese Pflicht besteht indessen aus Zumutbarkeitsgründen nicht bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dann wird zusätzlich eine „offene Ladenkasse“ (Nebenkasse) geführt und die Einnahmen in täglichen Kassenberichten festgehalten (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). In diesem Fall sind auch die über die offene Ladenkasse vereinnahmten Beträge über das System der Registrierkasse zu erfassen. Die Führung der offenen Ladenkasse ist genehmigungspflichtig (§ 148 AO).

Dies bedeutet:

Ist eine Registrierkasse vorhanden und wird diese auch eingesetzt (bei Beschäftigung von Verkaufspersonal ohnehin notwendig), ist die Tageslosung aus der offenen Ladenkasse lt. Kassenbericht (Gesamtsumme) über die Regiestrierkasse zu erfassen. Am Tagesende wird somit die Einnahme aus der offenen Ladenkasse in einer Summe als Einnahme in die Registrierkasse eingebucht.

Beispiel:

Der Inhaber einer Bierkneipe verwendet eine elektronische Registrierkasse. Die Registrierkasse  nutzt das Personal bei der Bedienung der Gäste im Gastraum. Daneben ist - aus praktischen Gründen - zusätzlich noch eine offene Ladenkasse für den Thekenumsatz eingerichtet. Eine elektronische Registrierkasse wäre für die Bedienung der Thekengäste zu umständlich und zu zeitaufwendig. Nach Geschäftsschluss wird das über die offene Ladenkasse vereinnahmte Geld gezählt und in einer Summe in die Registrierkasse eingegeben.

Wichtig zu wissen: Jede der beiden Kassen erfordert eine separate Kassenführung. Dies bedeutet für die offene Ladenkasse, dass ein Kassenbericht zu erstellen ist. Das gilt auch, wenn der Umsatz aus der Nebenkasse nach Geschäftsschluss dem Umsatz aus Hauptkasse hinzugerechnet wird.

  • Belegausgabepflicht

Wer seine Einnahmen über eine Registrierkasse erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten auszuhändigen (§ 146a Abs. 2 EStG).

  • Keine Registrierkassenpflicht

Es besteht keine generelle Pflicht zur Führung einer elektronischen Registrierkasse. Diese Erleichterung / Regelung ist für kleine Betriebe gedacht, die vielfach ohne Personal nur vom Inhaber  geführt werden und nur geringe Umsätze erwirtschaften, z. B. die Kantine in einem Sportverein.

Nachteil: Diese Betriebe können keine Bewirtungsbelege ausstellen, die vom Finanzamt anerkannt werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Denn ein Bewirtungsbeleg muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen, also maschinell erstellt und registriert sein (R 4.10 EStR).

Kassenbericht / Muster

Kassenbericht   Datum v.  .............   Nr. .. Buch-Vermerk
         
Kassenbestand bei Geschäftsschluss     ..... €  
+ Ausgaben im Laufe des Tages Vorsteuer  Netto    
1. Wareneinkäufe und Warennebenkosten  ..... € ..... € ..... €  
2. Geschäftsausgaben  ..... € ..... € ..... €  
3. Privatentnahmen lt. Beleg     ..... €  
4. Sonstige Ausgaben     ..... €  
 Summe        
- Kassenbestand bei Geschäftsbeginn     ..... €  
Verbleiben Kasseneingang     ..... €  
- Sonstige Einnahmen     ..... €  
Bareinnahmen (Tageslosung)     ..... €  
...........    ...........             ..................        
Ort         Datum             Unterschrift        

  Kassenbericht / Fehlbetragsrechnung

Kassenberichte sind Menschenwerk und damit fehleranfällig. Fehler im Kassenbericht können dazu führen, dass die gesamte Buchführung als nicht ordnungsmäßig eingestuft und die Besteuerungsgrundlagen ganz oder teilweise geschätzt werden dürfen (§ 162 AO).

Dazu führt der Prüfer anhand der Kassenberichte eine sog. "Fehlbetragsrechnung" durch:

Berechnung: Ausgangspunkt ist der nach Geschäftsschluss festgestellte Kassenbestand. Dem Kassenbestand bei Geschäftsschluss werden die Ausgaben und die getätigten Entnahmen hinzugerechnet und die getätigten Einlagen abgezogen.  Diesem Betrag  wird der Kassenbestand zu Geschäftsbeginn gegenübergestellt. Die Differenz ist die Tageseinnahme / Tageslosung. Wenn sich hier eine Differenz zwischen der berechneten und der ausgewiesenen Einnahme ergibt, liegt ein Kassenfehlbetrag vor.  

Das Entstehen von Kassenfehlbeträgen kann folgende Ursachen haben:

  • Rechenfehler
  • Verspätete Eintragungen von Einnahmen und Ausgaben.
  • Privatentnahmen oder Privateinlagen sind nicht oder zeitlich verspätet eingetragen worden.

Wenn keine dieser Möglichkeiten zutrifft, geht der Prüfer davon aus, dass Betriebseinnahmen nicht erfasst worden sind. Denn Niemand kann mehr ausgeben, als er eingenommen hat. In diesem Fall ist der Prüfer zur Schätzung befugt, wenn die Kassenberichte in sich durch Fehlbeträge widersprüchlich sind / BFH 13.03.2013 - X B 16/12.

Zusammengefasste Kassenfehlbetragsrechnung

Kassenbestand zu Geschäftsbeginn 2.1.01   3.200 €
  Einnahmen vom 2.1. bis 31.1. 01 + 14.300 €
  Ausgaben vom 2.1. bis 31.1.01 ./. 19.500 €
 Kassenfehlbetrag     2.000 €

Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.