Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

3.0 Steuerunterlagen ordnen / Aufbewahrungsfristen

Einkommensteuererklärung 

⇒   Steuerunterlagen ordnen

Wie lässt sich bei den Steuerunterlagen eine gewisse Ordnung einhalten? Eigentlich ganz einfach: 

Die Einkommensteuer wird im Jahresrhythmus erhoben. Es liegt auf der Hand, die Unterlagen jahrgangsweise abzuheften und aufzubewahren. Wie Sie als Steuerzahler dabei vorgehen hängt vom Umfang der anfallenden Unterlagen ab. Für Privatpersonen kann ein einzelner Steuerordner ausreichend sein. Innerhalb des Ordners richten Sie ein:

♦ Teilbereich Allgemeines

Innerhalb des Ordners legen Sie einen Teilbereich »Allgemeines« an. In diesen Bereich gehören Unterlagen, die nicht einem bestimmten Kalenderjahr zuzuordnen sind, wie z.B. die Vergabe der Identitätsnummer, Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheide und Inventarverzeichnisse. Innerhalb dieses allgemeinen Teils lassen sich auch gut Kraftfahrzeugsteuerbescheide ablegen, weil diese nur bei der Anmeldung des Fahrzeugs ergehen und dann nie wieder.

♦  Jahrgangsweise ordnen

Sodann ist wichtig, die übrigen Unterlagen jeweils nach Kalenderjahren getrennt zu ordnen. Der Fiskus spricht von Veranlagungszeiträumen (damit sind Kalenderjahre gemeint), in denen die Veranlagungen jahrgangsweise erledigt werden. Entsprechend werden die Unterlagen jahrgangsweise abgeheftet.

So reiht sich ein Veranlagungszeitraum an den anderen. Ist der Ordner voll, legen Sie einen neuen Ordner an, wobei Sie den Teilbereich »Allgemeines« in den neuen Ordner übernehmen. Nicht mehr aktuelle Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheide können aussortiert und vernichtet werden.

  • Buchung im Journal

Wie lassen sich Belege ordnen, wenn Sie z. B. als Freiberufler / Künstler / Kleinegewerbetreibender ein Journal führen? Hier gilt die altbekannte Devise: Hintereinander mit lfd. Nummer im Ordner abheften.

Bei der Buchung eines Betrages im Journal wird in der Journalzeile die Belegnummer angegeben und weist den Weg zum Beleg im Ordner.

⇒   Belege aufbewahren

Vorab: Belege sind mit der Einkommensteuererklärung nur dann einzureichen, wenn in den Vordrucken / Anleitungen ausdrücklich darauf hingewiesen wird; im Übrigen sind diese aufzubewahren  (Belegvorhaltepflicht) und nur auf Anforderung des Finanzamts einzureichen.

Ist die Veranlagung abgeschlossen, sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, Belege weiter aufzubewahren. Das gilt auch für Belege im Zusammenhang mit vermietetem Grundbesitz. Denn der Bearbeiter muss bei der Veranlagung die erklärten Einkünfte so eingehend prüfen, dass eine spätere Vorlage von Unterlagen nicht notwendig ist (§ 88 AO - Untersuchungsgrundsatz). Dem Untersuchungsgrundsatz entsprechend hat das Finanzamt bei jeder Veranlagung den Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln und alle für den Einzelfall bedeutsamen Umstände zu berücksichtigen.

Allerdings sind alle Unterlagen mindestens so lange aufzubewahren, bis der Steuerbescheid rechtskräftig ist.

Außerdem: Solange ein Einspruchs- oder ein Klageverfahren noch nicht abgeschlossen ist, müssen alle relevanten Unterlagen vorgelegt werden können und deshalb so lange aufbewahrt werden.

Mindestens sollten die Unterlagen indessen aus praktischen Gründen zwei Jahre aufbewahrt werden. So lange dauert die allgemeine Garantiefrist

Für Besserverdienende (zu versteuerndes Einkommen ab 500.000 €) und Selbständige gelten strengere Regeln. Diese Personengruppen müssen ihre Steuerunterlagen für eine spätere Außenprüfung mindestens sechs Jahre aufbewahren, Gewerbetreibende je nach Art der Unterlagen bis zu zehn Jahre (§ 147 AO).

ʘ 11.06.2021