Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

3.1 Beweislast / Eigenbelege

Einkommensteuererklärung 

⇒   Beweislast

Im Umgang mit dem Finanzamt gelten einige eherne Regeln, wie z. B. die Regeln zur Beweislast. Bei den Einnahmen trägt das Finanzamt die Beweislast, bei den Ausgaben der Steuerpflichtige (§§ 88 und 90 AO). Deshalb sollten Sie alle  Ausgabebelege aufbewahren, damit Sie nicht in Beweisnot geraten. Notfalls müssen Sie Unterlagen ergänzen, indem Sie einen Eigenbeleg anfertigen, aus dem sich alles Notwendige ergibt, wenn der Originalbeleg nicht mehr vorhanden ist.

Auch das sollten Sie im Umgang mit dem Finanzamt noch bedenken: Das Finanzamt trägt zwar die Beweislast für diejenigen Tatsachen, die den Steueranspruch begründen oder ihn erhöhen (BFH, 24.6.1976; IV R 101/75). Bei der Feststellung der Tatsachen muss indessen der Steuerbürger mitwirken. Wenn er dabei seine Pflichten verletzt, kann dies zur Folge haben, dass daraus für ihn nachteilige Schlüsse gezogen werden (BFH Urteil vom 15.02.1989 - X R 16/86).

Ob z. B. ein häusliches Arbeitszimmer, wie für dessen Anerkennung vorgeschrieben, nahezu  ausschließlich beruflich genutzt wird, dafür trägt der Arbeitnehmer die Beweislast. Verbleiben berechtigte Zweifel, insbesondere auch aufgrund der allgemeinen Erfahrung, geht dies zulasten des Arbeitnehmers (BFH Urteil vom 27.05.1993 - VI R 54/90).

Auch wenn Sie einen Ermittlungsbeamten bei einem Spontanbesuch zur Besichtigung Ihres Arbeitszimmers nicht ins Haus lassen, was Ihr gutes Recht ist, kann dies zu Ihren Lasten  gehen, weil Sie der notwendigen Mitwirkungspflicht nicht nachgekommen sind.

♦   Keine Belege beifügen

Belege sind mit der Einkommensteuererklärung nur dann einzureichen, wenn in den Vordrucken / Anleitungen ausdrücklich darauf hingewiesen wird; im Übrigen sind diese aufzubewahren (Belegvorhaltepflicht) und nur auf Anforderung des Finanzamts einzureichen.

Dem "Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens" entsprechend werden die typischen Veranlagungsfälle im Finanzamt vollautomatisch erledigt. Nur die a-typischen Veranlagungsfälle werden vom Sachverhaltsermittler oder vom Flankenschutzfahnder personell überprüft.

Diese Regelung ist auf das neue Management-System im Finanzamt zurückzuführen. Dabei  stören Belege den vollautomatischen Ablauf der Veranlagung. Um das Besteuerungsverfahren transparenter zu machen, wurde die Belegvorlagepflicht in eine Belegvorhaltepflicht umgewandelt. Es genügt, wenn Sie die Belege für eventuelle Rückfragen aufbewahren.

Begleitschreiben /  Extrablatt / Zeile 40

Wenn Sie indessen auf einen steuerrelevanten Sachverhalt hinweisen möchten, für den Sie in der Steuererklärung keinen Platz finden, können Sie Ihr Anliegen in einem Begleitschreiben darlegen, müssen indessen in Zeile 40 des Hauptvordrucks ausdrücklich darauf hinweisen, indem Sie unter der Kennziffer 175 eine 1  (1 = J)  eintragen. Dann wird Ihre Steuererklärung nicht vollautomatisch bearbeitet, sondern gelangt zunächst auf den Tisch des Sachbearbeiters.

In dem Zusammenhang können Sie auch Unterlagen beifügen, die Ihre Ansicht bekräftigen.

Hauptvordruck

    

♦   Welche Belege will das Finanzamt sehen?

Die Finanzämter verlangen nur wenige gesetzlich vorgeschriebene Belege, denn die Steuererklärungen werden vollautomatisch bearbeitet und dabei sind Belege ein Hindernis.

Nur wenn die Angaben in der Steuererklärung nicht plausibel - a-typisch - sind, wird die jeweilige Steuererklärung angehalten und vom Bearbeiter genauer geprüft, ggfs. werden Belege angefordert. Wann der einzelne Fall als a-typisch gilt, entscheidet der Rechner des Finanzamts. Die Regeln dafür sind geheim und werden laufend der Arbeitssituation entsprechend angepasst. Ist die Arbeitssituation in den Finanzämtern angespannt, werden die Regeln gelockert. Dann gehen auch  Steuererklärungen mit a-typischen Daten ungeprüft durch. So ein Pech auch.

♦   Eigenbelege

Ist Ihnen eine Rechnung abhanden gekommen oder haben Sie keine erhalten, fertigen Sie einen Eigenbeleg. Haben Sie die Ausgabe unbar geleistet, genügt auch eine Kopie des Bankauszuges.

Üblich sind Eigenbelege für Trinkgelder, Parkgebühren, Zahlungen an Handwerker, die keine Quittung ausschreiben wollten.

Der Eigenbeleg muss zeitnah erstellt werden. Keinesfalls genügt es, wenn der  Eigenbeleg, z. B. erst nach Ablauf des Jahres, erstellt wird. Dieser Mangel bedeutet ein gänzliches Abzugsverbot (BFH Urteil vom 31.07.1990 - I R 62/88 / Aufwendungen für eine Trauerfeier).

Mustertext / Der Eigenbeleg sollte enthalten:

Leistender: Name, Vorname, Anschrift (eigene)   ............................................

Empfänger: Name, Vorname, Anschrift                 ...........................................

Netto-Betrag                                  ............ €

Umsatzsteuer                                ............ €

Brutto-Betrag                                 ............ €

Es handelt sich um:.................................................................................

Ort,         Datum,              Unterschrift des Belegausstellers

Bewirtungskosten

Eigenbelege zu Bewirtungskosten müssen besondere Anforderungen erfüllen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Ort und Tag der Bewirtung müssen auf einem  Eigenbeleg  eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat, z. B. in den eigenen Geschäftsräumen, Firmenkantine, Privatwohnung, ggf. unter Angabe der Adresse.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, kann die Rechnung der Gaststätte nicht durch einen Eigenbeleg ersetzt werden (BFH Urteil vom 18.04.2012 - X R 57/09).

Fahrtenbuch

Zu den Eigenbelegen gehören übrigens auch Fahrtenbücher (BFH Urteil vom 18.07.2016 - VI B 128/15).

⇒   Nichtbeanstandungsgrenzen

Hatten Sie Ausgaben, die heikel sind, machen Sie nur Beträge bis zu den folgenden Nichtbeanstandungsgrenzen geltend. Dann haben Sie gute Chancen, dass die Beträge anerkannt werden. Allerdings besteht kein Rechtsanspruch darauf (FG Hamburg Urteil vom 22.01.2003 - I 72/02).

 Sonderausgaben  
 Versicherungsbeiträge bis  2.050 €
 Spenden in Einzelbeträgen bis 25 €, insgesamt bis  200 €
 Außergew. Belastungen mit Einzelaufstellung  
 Krankheitskosten jr. bis  2.050 €
 Fahrtkosten behinderter Menschen jr. bis  900 €
 Werbungskosten bei nichtselbständiger Arbeit  
 Doppelte Haushaltsführung mtl. bis  100 €
 Arbeitsmittel: Fachliteratur jr. bis  110 €
 Arbeitsmittel: Typ. Berufskleidung jr. bis  110 €
Arbeitsmittel: Berufskleidung bei Schmutzberufen jr. bis 120 €
Arbeitsmittel: Werkzeuge jr. bis 100 €
Kontoführungsgebühren jr. bis 16 €
Beiträge zu Berufsverbänden voll
Telefonkosten jr. bis  75 €
Aufmerksamkeiten (Blumenstrauß, Buch, Tonkassette) 60 €
Fahrten zur Arbeitsstätte 5-Tagewoche Arbeitstage bis 230
Fahrten zur Arbeitsstätte 6-Tagewoche Arbeitstage bis 285
Diverse Kosten lt. Einzelaufstellung jr. bis 500 €
Vermietungseinkünfte  
Erhaltungsaufwendungen lt. Einzelaufstellung jr. bis 25.500 €

ʘ 11.06.2021