Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

2.1.0 Werbungskosten / Arbeitnehmer-Pauschbetrag Zeile 31 ff

Anlage N Zeile 31 ff

⇒   Werbungskosten / Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Wer als Arbeitnehmer Steuern sparen will, für den stehen die Werbungskosten an erster Stelle. 

Kosten für Fachbücher und Bewerbungen, Telefonkosten, Wege zur Arbeit und Reisekosten, Arbeitskleidung oder Computer und Schreibtisch senken die Steuerlast. Die Kosten müssen indessen höher sein als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 €.

♦   Begriff der Werbungskosten

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Sie sind bei der Einkunftsart abzuziehen, bei der sie erwachsen sind (§ 9 Abs. 1 EStG). Bezogen auf die Arbeitnehmer-Tätigkeit sind das praktisch alle Kosten, die der Beruf mit sich bringt, auch die Vorbereitung auf eine berufliche Tätigkeit. Man spricht in diesem Zusammenhang von "vorweggenommenen" Werbungskosten. Auch "nachträgliche" berufliche Kosten sind als Werbungskosten abzugsfähig, z. B. Aufwendungen durch Rückumzug.  

Abzugsfähig sind die tatsächlichen Kosten, mindestens aber der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 € (§ 9a EStG).

Zu den Werbungskosten gehören :

  • Entfernungspauschale in Zeile 31-40
  • Beiträge zu Berufsverbänden in Zeile 41
  • Aufwendungen für Arbeitsmittel in Zeile 42-43
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer in Zeile 44
  • Fortbildungskosten in Zeile 45
  • Weitere Werbungskosten, wie z. B. Umzugskosten und Unfallkosten in Zeile 46 und 48 
  • Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten in Zeile 49-57 und
  • Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung in Zeile 49-87.

⇒   Das Abflussprinzip

Werbungskosten sind in dem Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind (§ 11 EStG). 

Allerdings sind die Regelungen über die Abschreibung von Arbeitsmitteln (Absetzung für Abnutzung) sind zu beachten (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Beträgt die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts / Arbeitsmittels mehr als ein Jahr, sind die Anschaffungskosten nicht sofort abzugsfähig, sondern auf die Dauer der Nutzung zu verteilen (§ 7 Abs. 1 EStG).

Anders verhält es sich bei geringwertigen Wirtschaftsgütern / Arbeitsmitteln (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG i. V. mit § 6 Abs. 2 EStG).

⇒   Erstattung von Werbungskosten

Erhält ein Arbeitnehmer beruflich veranlasste Ausgaben, die bei ihm abzugsfähige Werbungskosten sind, von seinem Arbeitgeber später erstattet, handelt es sich um Arbeitslohn, der steuerpflichtig und im Bruttolohn der Lohnsteuerbescheinigung enthalten ist. Der Abzug als Werbungskosten und die Versteuerung als Arbeitslohn gleichen sich aus, so wie es das Kongruenzprinzip im Steuerrecht vorsieht. .   

Ausnahme

In einzelnen Fällen darf der Arbeitgeber Werbungskosten steuerfrei erstatten, wie z. B. Reisekosten (Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten in bestimmter Höhe / § 3 Nr. 16 EStG). Die steuerfreien Erstattungsbeträge sind folglich nicht im Bruttolohn enthalten. Die steuerfrei erstatteten Beträge dürfen nicht als Werbungskosten eingetragen werden (§ 3c Abs. 1 EStG).

Grundsatz des § 3c EStG: Aufwendungen, die mit steuerfreien Einnahmen im Zusammenhang stehen, sind nicht abzugsfähig. Nur soweit Einnahmen nicht steuerfrei sind, können  die Kosten abgezogen werden. 

Dies gilt auch bei doppelter Haushaltsführung) oder pauschal versteuerten  (z. B. für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte), werden die erstatteten Beträge auf die vom Arbeitnehmer geltend gemachten Werbungskosten angerechnet.

Die Erstattungsbeträge sind in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen und in die Anlage N zu übernehmen (eZeile 39).

Anlage N eZeile

Die Erstattungsbeträge werden vom Finanzamt beigesteuert, brauchen nicht erklärt zu werden, weil sie in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen sind.

♦   Beruflicher Zusammenhang 

Aufwendungen sind nur dann als Werbungskosten absetzbar, wenn sie beruflich veranlasst sind. Eine berufliche Veranlassung setzt voraus, dass objektiv ein Zusammenhang mit dem Beruf besteht und subjektiv die Aufwendungen zur Förderung des Berufs gemacht werden.

Beispiel 1:

Ein Arbeitnehmer ist als Programmierer tätig. Er kauft für 40 € ein Fachbuch zum Erlernen einer bestimmten Programmiersprache zur Weiterbildung in seinem Beruf.

Seine Aufwendungen sind als Werbungskosten abzugsfähig, weil das Fachbuch objektiv Fachwissen für seinem Beruf vermittelt und der Arbeitnehmer subjektiv das Buch zur Weiterbildung nutzt.

Beispiel 2:

Das FG Münster hat in dem restriktiven Urteil vom 21.7.2014 - 5 K 2767/13 die Grenzen für den Abzug von Werbungskosten aufgezeigt. 

Sachverhalt: Der Arbeitnehmer ist angestellter Netzwerkadministrator. Er hat Aufwendungen über einen Gesamtbetrag von 200 € für Zeitschriften nachgewiesen (PC-Welt, PC-Magazin, c't, ELV Elektronik AG). Weiterhin hat er Aufwendungen von 700 € lt. Quittungen bzw. Kassenbons, auf denen als Gegenstand jeweils „Presseerzeugnisse” bzw. „Fachzeitschriften” vermerkt ist.

Das Finanzamt und anschließend im Klageverfahren das Finanzgericht haben den Werbungskostenabzug versagt, im Wesentlichen aus folgenden Gründen:

In den Quittungen sei lediglich pauschal der Begriff „Fachzeitschriften” vermerkt; die jeweiligen Zeitschriften seien nicht namentlich benannt. Aufwendungen für Fachliteratur seien indessen durch Quittungen des Händlers nachzuweisen, die den Namen des Erwerbers und den Titel des angeschafften Titels enthalten (vgl. BFH-Urteil vom 04.12.2003 VI B 155/00, BFH/NV 2004, 488). Die bloße Bezeichnung „Fachzeitschriften” sei schon deshalb nicht ausreichend, weil es nicht der Beurteilung des Buch- bzw. Zeitschriftenhändlers unterliege, ob es sich im jeweiligen Einzelfall um eine Fachzeitschrift handele, für die der Werbungskostenabzug ggf. in Anspruch genommen werden kann.

Auch hinsichtlich der Ausgaben für Abonnements von PC-Welt, PC-Magazin und c't, und hinsichtlich der Ausgaben eines Abonnements bei der ELV Elektronik AG stehe dem Kläger kein Werbungskostenabzug zu.

Aufwendungen für Zeitschriften können zwar grundsätzlich als Arbeitsmittel absetzbar sein, wenn feststeht, dass der Arbeitnehmer den Gegenstand weitaus überwiegend beruflich verwendet. Der Kläger habe indessen nicht in ausreichend konkreter Form dargelegt, dass er diese Zeitschriften weitaus überwiegend beruflich verwendet. Zwar sei nicht in Zweifel zu ziehen, dass der Kläger sich für seine berufliche Tätigkeit als Netzwerkadministrator und Netzwerktechniker laufend fortbilden und den technischen Fortschritt aktiv verfolgen müsse. Allein diese allgemeine Überlegung der Notwendigkeit der Fortbildung erbringe jedoch noch nicht den Beweis, dass die im vorliegenden Fall betroffenen Zeitschriften durch den Kläger weitaus überwiegend beruflich verwendet werden.

In einem solchen Fall ist es förderlich, wenn der Arbeitgeber die Notwendigkeit dieser Aufwendungen bescheinigt.


Beispiel 3: Mitglied Gewerkschaft / Beamtenbund

Ein im öffentlichen Dienst angestellter Steuerzahler ist Mitglied der Gewerkschaft öffentliche Dienste, Transport und Verkehr. Die Mitgliedsbeiträge kann der Steuerzahler als Werbungskosten absetzen, denn es handelt sich um Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung seiner Einnahmen (Reichsfinanzhof vom 19. 11. 1927 - VI A 481 / 27).

Beispiel 4: Teilnahme an einem Fachkongress

Der Steuerzahler ist ehrenamtliches Mitglied im Personalrat einer Behörde. Auf eigene Kosten nimmt er an Gewerkschaftskongressen teil. Die dafür getätigten Aufwendungen sind als Werbungskosten absetzbar (BFH Urteil vom 28.11.1980 - VI R 193 / 77).

Im Urteil des BFH ging es um Reparaturkosten, die durch einen Verkehrsunfall auf der Fahrt zu einer Personalratssitzung entstanden waren. Die Reparaturkosten hat der BFH als Werbungskosten anerkannt. Es mache keinen Unterschied, ob ein Steuerzahler Beiträge direkt an eine Gewerkschaft oder an einen Beamtenbund leiste oder indirekt durch Fahrtkosten, urteilten die Richter.

♦   Gemischte Aufwendungen

Kosten der privaten Lebensführung sind nicht abzugsfähig und können deshalb nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden (§ 12 EStG). Kosten der Lebensführung sind Aufwendungen für Ernährung, Kleidung und Wohnung, aber auch für Repräsentation.

Von Aufwendungen, die nur teilweise beruflichen und teilweise privaten Zwecken (sog. gemischte Aufwendungen), gehört der berufliche Anteil nur dann zu den Werbungskosten, wenn er nicht von untergeordneter Bedeutung ist und sich von den privaten Ausgaben leicht und einwandfrei trennen lässt.

Mehr erfahren: ? Suchen anklicken und den Begriff >Gemischte Aufwendungen< eintragen.

    Werbungskosten sind nur abzugsfähig, wenn und soweit sie der Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt.


♦   Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Alle beruflichen Kosten bis 1.000 € fallen durch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag sang- und klanglos unter den Tisch. Für Bezieher von Versorgungsbezügen / Pensionen beträgt der Pauschbetrag für Werbungskosten 102 € ( § 9a EStG).

Erst oberhalb der Pauschbeträge wirken sich Werbungskosten steuerlich aus. Die Pauschbeträge sind Jahresbeträge, d. h. sie stehen auch dann in voller Höhe zu, wenn der Arbeitnehmer nicht ganzjährig als Arbeitnehmer beschäftigt gewesen ist.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag steht auch zu, wenn feststeht, dass keine oder nur geringe Werbungskosten angefallen sind. Er gilt auch für Ehepartner und Kinder im Rahmen eines Ehepartner- oder Kinderarbeitsverhältnisses.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag wird bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 S. 5 Nr. 1 EStG). Da der Arbeitnehmer-Pauschbetrag für jeden Arbeitnehmer nur einmal abgezogen werden kann, bleibt bei Steuerklasse VI der Pauschbetrag unberücksichtigt.

Werbungskosten, die den Pauschbetrag übersteigen, kann der Arbeitnehmer bei der Veranlagung zur Einkommensteuer oder als Teile des Lohnsteuerfreibetrags als elektronisches LSt-Abzugsmerkmal (ELStAM; § 39a Abs. 1 Nr. 1 EStG) geltend machen.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist auch dann zu berücksichtigen, wenn vom Arbeitgeber Werbungskosten steuerfrei ersetzt oder pauschal besteuert werden (§§ 3 Nr. 16, 40 Abs. 2 S. 2 EStG). Diese Regelung hat das BVerfG ausdrücklich als mit dem Grundgesetz vereinbar bestätigt (BVerfG Beschluss vom 10.04.1997 - 2 BvL 77/92).

Tipp Klotzen statt kleckern

Um den Vorteil der Pauschbeträge voll auszunutzen, bleiben Sie möglichst entweder deutlich unterhalb der Grenze von 1.000 € / 102 € oder überschreiten sie deutlich.

Tipp Werbungskosten vorziehen oder verschieben?

Am Jahresende stellt sich die Frage: In welcher Höhe kann ich Werbungskosten geltend machen? Erst dann ist klar, ob es sich lohnt, notwendige Ausgaben vorzuziehen oder zu verschieben. Denn nur das, was bezahlt wird, zählt bei der Steuer (Abflussprinzip / § 11 EStG). Wer also im alten Jahr noch Posten abziehen will, muss sie auch im alten Jahr bezahlen.

  • Den Arbeitnehmer-Pauschbetrag knacken 

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 € ist bereits durch die Entfernungspauschale geknackt, wenn Ihre Arbeitsstätte bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche mindestens 15 km von Ihrer Wohnung entfernt ist!

Probe: 230 Wege x 0.30 € x 15 km = 1.035 €. Alles, was Sie zusätzlich an Werbungskosten geltend machen können, wirkt sich jetzt steuermindernd aus.

♦  Wie Werbungskosten geltend machen?

Sie haben zwei Möglichkeiten:  

1.  Sie können bereits im Laufe des Jahres beim Finanzamt einen Freibetrag beantragen, der auch für das nächste Jahr gilt. Der Freibetrag wird zu Ihren elektronischen Besteuerungsmerkmalen genommen, die der Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug zugrunde legt. Wenn Sie indessen einen Freibetrag beantragt haben, müssen Sie nach Ablauf des Jahres eine Einkommensteuererklärung abgeben, mit der das Finanzamt prüft, ob der Freibetrag der Höhe nach gerechtfertigt ist (§ 39a EStG).

Dazu ? Suchen anklicken und den Begriff >Lohnsteuer-Freibetrag< eintragen.

2.  Sie können aber auch warten und nach Ablauf des Jahres die Werbungskosten in einer Einkommensteuererklärung angeben (§ 46 Abs. 1 Nr. 8 EStG). Dies ist der einfachere Weg.