Anlage N

Ihre Telefonkosten sind als Werbungskosten absetzbar, wenn die Kosten beruflich veranlasst sind und der Arbeitgeber die Kosten nicht steuerfrei ersetzt hat (§ 3 Nr. 16 EStG, R 3.50 Abs. 2 LStR). Beruflich veranlasste Telefonkosten können entstehen durch Telefonate mit einem Privatanschluss innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeit, so auch während einer Dienstreise. 

• Einfache Pauschale

Wenn Sie für Ihre Arbeit zu Hause oder auf Reisen beruflich ein Telefon benötigen, können Sie aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € monatlich abziehen, Ihr Arbeitgeber kann in dieser Höhe Ihre privaten Telefonkosten steuerfrei erstatten (R 3.50 Abs. 2 LStR).

Voraussetzung für den pauschalen Abzug ist, dass Sie »erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen« haben (R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR). Sie dürfen also nur dann Ihre Aufwendungen pauschal abziehen, wenn Ihre Tätigkeit die berufliche Nutzung Ihres privaten Telefonanschlusses mit sich bringt.

Erfahrungsgemäß fallen beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten an bei Lehrern, Dozenten, Arbeitnehmern im Homeoffice; Außendienstmitarbeitern, Kundendiensttechnikern.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer legt die drei höchsten Monatsrechnungen zugrunde, denn es ist in den Richtlinien nicht geregelt, dass die drei Monate hintereinander liegen müssen. Also setzt er  z. B. an:

Rechnung Januar                   80 €       20 %                       16,24 €    

Rechnung Juli                        90 €       20 %                        18,76 €    

Rechnung Dezember            110 €       20 % = 22 €, max.  20,00 €    

Summe für drei Monate =                                                     55,00 €    

Hochgerechnet auf 12 Monate (55,00 € : 3 x 12) = Werbungskosten  220.00 €

Anlage N Papierformular

• Einzelnachweis

Wenn Sie Ihre Telefonkosten im Einzelnen nachweisen, gibt es im Gegensatz zur Pauschale keinen Maximalbetrag. Das heißt, Sie können die Aufwendungen in unbegrenzter Höhe abziehen. Dafür müssen Sie nachweisen, wie viel Prozent Ihrer gesamten Telekommunikationskosten auf die berufliche Nutzung entfallen.

Beste Chancen für hohen beruflichen Anteil haben Arbeitnehmer in EDV-Berufen, Journalisten, Redakteure, Grafiker, Wissenschaftler,  Informatiklehrer, aber auch Pfarrer und Versicherungsangestellte im Außendienst. Sie müssen darlegen, dass Sie den Computer nahezu ausschließlich beruflich nutzen. Hilfreich kann hier auch eine schriftliche Bescheinigung des Arbeitgebers sein.

Grundlage ist die Abrechnung der Telefongesellschaft. Die beruflichen  Gespräche halten Sie wie folgt fest: 

1. Datum der Einzelverbindung;

2. Zielrufnummer (einschließlich Ortsnetzvorwahl);

3. Entgelt für die Einzelverbindung.

Beispiel Flatrate

Bei einem Anschluss mit Flatrate fehlt die Möglichkeit, die Kosten für die Einzelverbindung aufzuzeichnen.

Der Arbeitnehmer zahlt für seinen Telefonanschluss einschließlich persönlichem Hotspot zum Internet eine monatliche Flatrate von 45 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 52 %. Somit können 52 % der Jahreskosten als Werbungskosten abgezogen werden. Dieser Prozentsatz gilt nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate und Jahre.

Der Arbeitgeber kann alternativ lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 45 €  × 52 % = 23.40 € steuerfrei erstatten.

Werbungskosten 23.40 € x 12 Monate = 281 €. 

Ohne Erstattung durch den Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer in der Anlage N Zeile 42 berufliche Telefonkosten in Höhe von (23.40 € x 12 Monate =) 280.80 € als Werbungskosten absetzen (R 3.50 Abs. 2 LStR). 

Dieser Betrag gilt grundsätzlich so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.

• Abschreibung des Smartphones

Haben Sie das Smartphone käuflich erworben (keine Miete), ist zusätzlich die Abschreibung als Werbungskosten abzugsfähig. Hierbei ist von einer Abschreibung von 20 % - entsprechend einer Nutzungsdauer von 5 Jahren - auszugehen (Amtliche AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums).

⇒   Privates Mobiltelefon / Handy als Arbeitsmittel

Gilt Ihr privates Handy als Arbeitsmittel (Berufshandy) – berufliche Nutzung mindestens  90 % - sind die Gesamtkosten in voller Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Was die laufenden Kosten betrifft meint der Fiskus nicht zu Unrecht, Sie würden hin und wieder auch privat vom Berufshandy telefonieren und schätzt den privaten Anteil griffweise auf 10 bis 25 %, erkennt also nur 75 bis 90 % der Handykosten als Werbungskosten an. Der berufliche Anteil wird eher anerkannt, wenn Sie eine Arbeitgeberbescheinigung beifügen, aus der sich ergibt, dass Sie das Handy in erheblichem Umfang beruflich nutzen. Zur Schätzungspraxis unten mehr.

• Erstattung der Kosten

Einnahmen im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis sind grundsätzlich als Arbeitslohn steuerpflichtig, sofern nicht aufgrund einer besonderen Vorschrift steuerfrei.

Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Handy, darf der Arbeitgeber die Kosten für die dienstliche Nutzung des Handys lohnsteuerfrei erstatten, z. B. als Reisenebenkosten (§ 3 Nr. 16 EStG).  

Beispiel: Ein Arbeitnehmer führt von seinem privaten Handy berufliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 50 € mit Internetanschluss.  Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 50 € × 20 % = 10.00 € lohnsteuerfrei erstatten.

Dazu R 3.50 Abs. 2 LStR

...Fallen ...beruflich veranlasste Telefonkosten an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.

⇒   Höhere Schätzbeträge im Einzelfall

Lässt sich der Umfang der beruflichen Gespräche nicht anhand von Aufzeichnungen ermitteln, sind die beruflich veranlassten Kosten zu schätzen. Das FG München hat im Urteil vom 26. März 2009 - 14 K 740 / 08 die vom Finanzamt vorgenommene Schätzung in Höhe von 80 % der Telefonkosten dem Grunde und der Höhe nach anerkannt. Der berufliche Anteil von 80 % war unter Berücksichtigung der Tätigkeit des Steuerzahlers günstig ausgefallen. Aber nicht immer geht ein Streit mit dem Finanzamt so günstig aus.

Sachverhalt

Arbeitnehmer A ist Verkäufer in einem Autohaus und hat kein betriebliches Handy. Er kann glaubhaft machen, dass er sein privates Handy zu mindestens 70 % beruflich nutzt.

Die Kosten für eine Flatrate bei Telekom für Inland und Ausland mit persönlichem Hotspot für Internet betragen mtl. 65 € = jährlich 780 €, beruflicher Anteil 70 % = 546 €.

⇒   Betrieblicher Festnetzanschluss zu Hause

Nutzt der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen seinen privaten Festnetzanschluss zu Hause, bietet sich an, dass der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als betrieblichen Telefonanschluss anmeldet  bzw. auf den Betrieb ummeldet. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Arbeitgeber ab, der die Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben absetzt. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).

⇒   Nutzung des betrieblichen Internet

Es gelten die Regelungen wie bei der Nutzung eines Handys. Der Arbeitgeber zieht seine Aufwendungen für einen betrieblichen Internetanschluss zu 100 % als Betriebsausgaben ab. Eine private Nutzung des Internetanschlusses durch Arbeitnehmer ist gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Tipp Die günstigste Handy-Lösung

Die für Sie als Arbeitnehmer günstigste Lösung besteht darin, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen für die berufliche Nutzung des Handys und des Internets eigene betriebliche Geräte zur Verfügung stellt. In diesem Fall ist die private Nutzung der Geräte steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).

Die steuerfreie Nutzung umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software. Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder PC in der Wohnung des Arbeitnehmers (R 3.45 LStR).

Supertipp: Betriebliche Handys für die ganze Familie

Hat Ihnen z. B. Ihr Arbeitgeber zwei Handys zur Verfügung gestellt, so sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für beide Geräte bei ihm Betriebsausgaben. Die private Mitbenutzung ist für Sie als Arbeitnehmer auch hier abgabenfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Dies gilt auch dann, wenn Sie z. B. ein Handy beruflich und privat nutzen, das zweite Handy Ihrem nicht berufstätigen Lebenspartner oder anderen Familienangehörigen zur Verfügung stellen.

Quelle: § 9 EStG; § 3 Nr. 45 EStG