Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

2.1.0 Arbeitsmittel Zeile 42

Anlage N Zeile 42

⇒   Arbeitsmittel

Arbeitsmittel, das können sein Computer, Fachliteratur, Büromöbel, Aktentasche, Telefon oder Handy, Büromaterial oder Berufskleidung. Nahezu jeder nutzt das eine oder andere davon beruflich. Die Kosten hierfür sind in voller Höhe abzugsfähig, wenn diese Gegenstände zu mindestens 90 % beruflich genutzt werden.

Dies bedeutet im Umkehrschluss: Ab einer privaten Mitbenutzung von 10 % oder weniger fallen die Anschaffungskosten steuerlich unter den Tisch.

Bei einer beruflichen Nutzung zwischen 10 % und 90 % ist nur der berufliche Anteil steuerlich abzugsfähig.

  • Typische Berufskleidung

Typische Berufskleidung ist auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnittene Arbeitsschutzkleidung (zum Beispiel Labor- oder Ärztekittel, Arbeitsanzüge von Monteuren, Sicherheitsschuhe und Helme der Bauhandwerker) oder Kleidungsstücke, die objektiv eine berufliche Funktion erfüllen (zum Beispiel Uniformen bei Polizei und Post). Die übliche Straßenbekleidung, normale Schuhe und Unterwäsche gehören nicht dazu.

♦   Geringwertige Arbeitsmittel

Arbeitsmittel, deren Nettokaufpreis 800 € nicht übersteigt, setzen Sie sofort in voller Höhe ab. Einschließlich 7 % Mehrwertsteuer sind dies 856 € oder 19 % Mehrwertsteuer 952 € (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG i. V. mit § 6 Abs. 2 EStG). Man spricht von geringwertigen Wirtschaftsgütern / Arbeitsmitteln. Dazu gehören insbesondere: Preiswerte PC, Drucker, Scanner, Handy, kleine Büromöbel wie Schreibtisch, Stuhl oder Papierkorb vielfach für das häusliche Arbeitszimmer oder die Arbeitsecke, aber auch Werkzeuge.

 

♦   Hochwertige Arbeitsmittel

Arbeitsmittel, deren Nettokaufpreis 800 €, mit Umsatzsteuer 865 € (7 %) oder 952 € (19 %) übersteigt, werden - verteilt auf ihre Nutzungsdauer - abgeschrieben (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Absetzbar ist nur der jährliche Abschreibungsbetrag. Die planmäßige Abschreibung wird auch als Absetzung für Abnutzung oder abgekürzt AfA bezeichnet. Im Jahr der Anschaffung wird die Abschreibung ab dem Anschaffungsmonat zeitanteilig berechnet (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG).

Neben der planmäßigen Abschreibung ist auch eine außerordentliche Abschreibung zulässig. 

Tipp Versuchen Sie, teure Arbeitsmittel künstlich in mehrere kleinere Komponenten oder Serviceleistungen aufzuspalten, um der steuerlich Abschreibung zu entgehen und jedes Teil oder die Serviceleistung sofort abzusetzen. Das betrifft vor allem teure Computeranlagen.

 

♦   Abschreibung von Computerhardware / Computersoftware ab 2021

Die Nutzungsdauer von  Computerhardware und Software zur Dateneingabe und –verarbeitung beträgt ein Jahr (BMF, 26.2.2021, IV C 3 - S 2190/21/10002 :013). Die Anschaffungskosten können somit im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Dies gilt auch, wenn das Arbeitsmittel in  der 2. Jahreshälfte angeschafft wurde (keine zeitanteilige Abschreibung).

Diese Regelung gilt erstmalig für 2021. Bis dahin beträgt die Nutzungsdauer 3 Jahre.

Den Kernbereich der Digitalisierung bilden die  Computerhardware  (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware. Diese Wirtschaftsgüter unterliegen aufgrund des raschen technischen Fortschritts einem immer schnelleren Wandel. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die der Abschreibung nach § 7 Einkommensteuergesetz (EStG) zugrunde zu legen ist, wurde für diese Wirtschaftsgüter allerdings seit rund 20 Jahren nicht mehr geprüft und bedarf deshalb einer Anpassung an die geänderten tatsächlichen Verhältnisse.

Peripherie-Geräte” sind alle Geräte, die nach dem EVA-Prinzip (Eingabe-Verarbeitung-Ausgabe) zur Ein- und Ausgabe von Daten genutzt werden. Peripheriegeräte lassen sich funktional in drei Gruppen gliedern:

  • Eingabegeräte: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset, u. ä.
  • Externe Speicher: Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, Flash Speicher (USB-Stick), Bandlaufwerke (Streamer)
  • Ausgabegeräte: Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher und „Computer-Bildschirm” oder auch Monitor oder Display (dient der Darstellung der Benutzeroberfläche und der Datenausgabe) sowie „Drucker” (Geräte, die Computerdaten in graphischer Form auf Papier oder Folien bringen, Non-Impact-Drucker (anschlagfrei, Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) und Impact-Drucker [Nadeldrucker]).

Der Begriff „Software” erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Tipp Restwert sofort abschreiben

Haben Sie Ihr Home-Office schon in 2020 digital aufgerüstet, können Sie für 2020 nur 1/3 der Anschaffungskosten als Abschreibung ansetzen. Die neue Regelung erlaubt es Ihnen nun, den Restwert der Anschaffungskosten in 2021 in voller Höhe abzuschreiben bis auf Restwert Null €. 

♦   Abschreibung der Arbeitsmittel (AfA-Tabelle)

Was die Nutzungsdauer der Arbeitsmittel betrifft, setzt der Fiskus eine schonende Behandlung voraus. Entsprechend lang ist die Nutzungsdauer, die für Sie aber nicht maßgebend ist, wenn Sie Ihre Arbeitsmittel stärker als allgemein üblich beanspruchen.

Mit einer außerordentlichen Abschreibung können Sie Arbeitsmittel sogar zwischendurch auf einen Streich in der Versenkung verschwinden lassen.

Hier die AfA-Tabelle für wichtige Arbeitsmittel bei linearer Abschreibung*: Der Fiskus spricht von Erfahrungswerten.

Arbeitsmittel Nutzungsdauer AfA-Satz %
Aktenvernichter, Reißwolf 8 J. 12.50
Autotelefon 5 J. 20.00
Bildschirm 3 J. 33.33
Büromöbel 13 J. 7.69
Diktiergerät 6 J. 16.67
Drucker 1 J. 100.00
Fotokopierer 7 J. 14.29
Handy 5 J. 20.00
Panzerschrank 23 J. 4.35
PKW 6 J. 16.67
Raumheizgerät 9 J. 11.11
PC / Notebook 1 J. 100.00
Scanner 3 J. 33.33
Spülmaschine 10 J. 10.00
Teppich, masch. gewebt 8 J. 12.50
Teppich, handgewebt 15 J. 6.67
Waschmaschine 10 J. 10.00

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*Lineare Abschreibung bedeutet: Abschreibung in gleichen Jahresbeträgen, im Gegensatz zu degressiver Abschreibung = Abschreibung in fallenden Jahresbeträgen (mit einem festen Satz vom jeweiligen Restwert). Die degressive Abschreibung von beweglichen Wirtschaftsgütern ist seit 2011 abgeschafft (§ 7 Abs. 2 EStG).

  • Außergewöhnliche technische Abnutzung

Wird ein Arbeitsmittel beschädigt und ist nicht mehr reparabel (z. B. ein Computer ist vom Tisch gefallen) oder arbeitet er nach einer Reparatur nicht mehr zuverlässig? In so einem Fall können Sie eine technische Vollabschreibung vornehmen. Auch ein vorzeitiges Absinken des Marktwertes rechtfertigt eine solche technische Abschreibung (§ 7 Abs. 1 Satz 7 EStG). Dies bedeutet: Wandert der Computer bereits im ersten Jahr der Nutzung auf den Müll, weil schwer beschädigt, können Sie den Kaufpreis sofort in voller Höhe absetzen, auch wenn die Anschaffungskosten die Grenze von 952 € (Wert ab 2018) übersteigen.

Übrigens: Den Fiskus sollte nicht interessieren, was Sie so alles mit Ihrem PC anstellen.

Antike Möbel, alte Geige, altes Cello

Aufwendungen für Arbeitsmittel dieser Art sind auch dann abzuschreiben, wenn sie noch im Wert steigen. So hat das FG Hamburg im Urteil vom 15.05.1985 - III 188 / 82 entschieden, dass ein über 250 Jahre altes Cello, auch wenn es seit der Anschaffung eine Wertsteigerung erfahren hat, abgeschrieben werden kann. Im Urteilsfalle leider nur mit 2 % jährlich, was einer noch verbleibenden Nutzungsdauer von 50 Jahren entspricht.

  • Diebstahlsverluste

Arbeitsmittel nehmen im Steuerrecht eine gewisse Sonderstellung ein. Der Diebstahl eines vom Arbeitnehmer angeschafften Arbeitsmittels ist auch dann als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn der Verlust im privaten Bereich eingetreten ist, also nicht  während der Berufsausübung (BFH Urteil vom 29.04.1983 - VI R 139/80).

Im Streitfall wurde ein nahezu ausschließlich beruflich genutzter PKW aus dem zur Wohnung des Arbeitnehmers gehörenden Garagenhof entwendet und später im stark beschädigten Zustand wieder aufgefunden. Absetzbar als Werbungskosten ist der entstandene und von der Versicherung nicht ersetzte Schaden als Absetzung für außergewöhnliche Abnutzung.

Eine außerordentliche Abschreibung ist sogar zulässig, wenn der eigene Ehepartner das Arbeitsmittel mitgehen lässt: Der endgültige Verlust eines Arbeitsmittels (hier: Violine einer Orchestermusikerin im Werte von 150.000 €) durch Diebstahl / Unterschlagung durch den Ehepartner kann im Wege einer außerordentlichen Abschreibung als Werbungskosten realisiert werden (BFH Urteil vom 09.12.2003 - VI R 185/97).

Tipp Verkaufserlöse nicht steuerpflichtig

Obwohl mit der Berufsausübung eng verknüpft sind Einnahmen aus der Veräußerung eines vom Arbeitnehmer angeschafften Arbeitsmittels nicht steuerpflichtig, weil? Nun ja, Arbeitsmittel gehören zum Privatvermögen und Einkünfte aus der Veräußerung von Privatvermögen sind nur im Rahmen der Spekulationsgeschäfte / der privaten Veräußerungsgeschäfte steuerpflichtig. Das sind Geschäfte, bei denen der Zeitraum zwischen Anschaffung und Veräußerung nicht mehr als ein Jahr beträgt. Hiervon sind indessen ausgenommen Veräußerungen von Gegenständen des täglichen Gebrauchs, zu denen auch  Arbeitsmittel gehören (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Ihr Vorteil: Sie können zwar die Ausgaben für die Anschaffung eines Arbeitsmittels absetzen, müssen aber die Einnahmen aus dem Verkauf nicht versteuern. 

Tipp "Arbeitsmittelpauschalen" / Belege

Die Finanzämter sehen von der Anforderung von Belegen normalerweise ab, wenn die Aufwendungen für das jeweilige Arbeitsmittel nicht mehr als 100 bis 110 € betragen. Leider haben wir keinen gesetzlichen Rechtsanspruch auf die Anerkennung dieser "Arbeitsmittelpauschalen".

Zur Not helfen aber Eigenbelege, die Sie bereithalten sollten für den Fall, dass der Bearbeiter für solche kleinpreisigen Arbeitsmittel gleichwohl einen Belege anfordern sollte.

Tipp Reinigungskosten

Mit den Arbeitsmitteln sind die Kosten für deren Reinigung und Reparatur eng verknüft. Tragen Sie Reinigungs- und Reparaturkosten ebenfalls in Zeile 42 ein.

Mehr dazu: ? Suchen anklicken und den Begriff >Reinigungskosten< eintragen.

♦   Gemischt genutzte Arbeitsmittel

Gegenstände sind Arbeitsmittel und damit in voller Höhe absetzbar, wenn ihre berufliche Nutzung etwa mindestens 90 % beträgt. Aber auch bei weniger als 90 % ist zumindest der berufliche Anteil der Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzbar. Maßgebend ist dabei das Verhältnis zwischen privater und beruflicher Nutzung. Man spricht von "gemischter Nutzung".

Mehr dazu: ? Suchen anklicken und den Begriff >Gemischte Nutzung< eintragen.

Beispiel:

Ein privat angeschaffter und in der Wohnung des Arbeitnehmers befindlicher PC wird sowohl beruflich als auch privat genutzt. In einem solchen Fall kann der berufliche Anteil auf 50 % geschätzt werden (BFH Urteil vom 19.02.2004 - VI R 135/01). Der Buchwert des PC entwickelt sich bei einer - für PC üblichen - Nutzungsdauer von drei Jahren wie folgt:

Anschaffungskosten des PC im Januar 01 1.200 €
- Abschreibung für 01, Nutzungsdauer drei Jahre 400 €
Restbuchwert 31.12.01 800 €

 

 

 

Absetzbar (400 €, davon 50 % =) 200 €

⇒   Kleidung

♦   Typische Berufskleidung

Von Ihnen angeschaffte typische Berufskleidung ist schon von Gesetzes wegen Arbeitsmittel und damit in voller Höhe absetzbar (§ 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG).

Wird typische Berufskleidung von Ihrem Arbeitgeber gestellt, ist die Gestellung steuerfrei. Das gilt auch für die Barablösung des Arbeitgebers zur Anschaffung von typischer Berufskleidung durch den Arbeitnehmer (§ 3 Nr. 31 EStG).

Zur typischen Berufskleidung gehören:

Monteuranzug (Blaumann) des Handwerkers, der weiße Kittel des Krankenhausarztes, des Arzthelfers und Sanitäters, die Künstler- / Artistenkleidung, die Arbeitskleidung von Schornsteinfegern, die selbst beschaffte Uniform der Soldaten und Polizisten und dem fliegendem Personal, auch die Amtskleidung von Geistlichen, Rechtsanwälten, Staatsanwälten und Richtern; ferner Kleidungsstücke, auf denen dauerhaft und deutlich Firmenembleme angebracht sind. Cut eines Empfangschefs sowie der Frack bzw. schwarzer Anzug eines Oberkellners zählen ebenfalls dazu (BFH vom 09.03.1979 - VI R 171 / 77). Der schwarze Anzug eines Leichenbestatters ist ebenfalls als typische Berufskleidung anerkannt (BFH vom 30. September 1970 - BStBl II 1971, 50).

Aufwendungen für Hemden, Krawatten und schwarze Schuhe gehören nicht zur Berufskleidung, sind vielmehr bürgerliche Kleidungsstücke und damit nicht absetzbar.

Berufskleidung muss nicht immer nur der Blaumann oder ein weißer Kittel sein. Zur Berufskleidung gehören:

♦  Sportkleidung

Aufwendungen für Sportkleidung können für Diplom-Pädagogen (Sportlehrer) in vollem Umfang Arbeitsmittel (Berufskosten) sein, wenn die private Nutzung von ganz untergeordneter Bedeutung ist (BFH, 21.11.1986, VI R 137/83). Im Streitfall hatte die private Nutzung allerdings 15.5 % betragen, also 5.5 % mehr als zulässig. Damit war der Sportlehrer nur zweiter Sieger.

Am Besten, Sie können angeben, dass Sie Ihre Sportkleidung im Schulgebäude aufbewahren. Dann sind Sie völlig aus dem Schneider.

♦  Business-Kleidung

Die Aufwendungen dafür sind nicht absetzbar. Es handelt sich zwar um Kleidung, die in erster Linie im Kundenkontakt ein seriöses und verkaufsförderndes Erscheinungsbild vermitteln soll.

Das Gesetz lässt indessen nur typische Berufskleidung zum Abzug zu. Danach können nur solche Kleidungsstücke zur Berufskleidung gehören, deren Verwendung für Zwecke der privaten Lebensführung aufgrund berufsspezifischer Eigenschaften so gut wie ausgeschlossen ist.

Beispiel:

Ein angestellter Rechtsanwalt muss in der Kanzlei, in der er beschäftigt ist, hochwertige Business-Kleidung tragen. Selbst unter dieser Voraussetzung stellen die Aufwendungen für die Anschaffung von Anzügen, Hemden und Schuhen keine Werbungskosten i. S. d. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG dar.

Dies gilt selbst unter Berücksichtigung dessen, dass der Steuerzahler die Kleidung eigens zur Nutzung im Beruf angeschafft, diese ganz überwiegend anlässlich seiner beruflichen Tätigkeit getragen hat und die Aufwendungen infolge der beruflichen Gepflogenheiten besonders hoch sind (FG Hamburg 26.03.2014 - 6 K 231/12).

  • Bürgerliche Kleidung aus Firmen-Imagegründen

Wenn aus Firmen-Imagegründen bestimmte Kleidungsstücke bei der Arbeit getragen werden und der Arbeitgeber diese Kleidungsstücke stellt, liegt beim Arbeitnehmer kein Sachbezug vor. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Wenn der Arbeitnehmer solche Kleidung anschafft und im Beruf trägt, sind seine Aufwendungen als Werbungskosten absetzbar. Allerdings darf es sich in diesen Fällen nicht um hochwertige, sondern nur um niedrigpreisige Normalkleidung handeln. Das ist beispielsweise bei bestimmten Bäckerei- oder Metzgereiketten oder sonstigen Lebensmittelketten der Fall (BFH Urteil vom 22.06.2006 - VI R 21/05).

♦   Tipp Außerordentliche Abschreibung

Was selten ist, aber durchaus schon mal passieren kann: Gerade war Ihr neuer PC 3 Wochen alt, ist er Ihnen vom Tisch gefallen, Tastatur und sonstige Teile defekt. Sie verscherbeln ihn (völlig steuerfrei) und kaufen sich einen neuen. Die Anschaffungskosten des defekten PC tragen Sie als außerordentliche Abschreibung in Zeile 42 ein. Für den neuen PC machen Sie eine planmäßige zeitanteilige Abschreibung über drei Jahre geltend.

Anlage N


♦  Tipp: IT-Schulung gehört nicht zu den Anschaffungskosten

Wenn ein PC mehr als 952 € kostet (Wert ab 2018), muss er umständlich über drei Jahre hinweg abgeschrieben werden. Sprechen Sie deshalb gezielt den Verkäufer darauf an, dass Sie ein Gerät unter 952 € suchen, der Steuer wegen. Sie glauben gar nicht, wie erfinderisch Verkäufer sein können, Ihnen diesen Gefallen zu erweisen. Für den Verkäufer ist es oft einerlei, ob er Ihnen ein bereits aufgespieltes Programm gesondert in Rechnung stellt und für das Gerät dann einen entsprechenden Nachlass gewährt. Oder Ihnen die geleistete PC-Schulung gesondert berechnet.

♦   Arbeitsmittel bei Drittaufwand absetzen

Von einem Drittaufwand spricht man, wenn nicht der Steuerzahler selbst, sondern ein Dritter, meistens ein naher Angehöriger, für ihn die Aufwendungen getragen hat. Die Rechtslage ist eindeutig: Drittaufwand wird anerkannt, wenn anstelle eines Geldgeschenks der Dritte das Arbeitsmittel kauft und bezahlt (BFH Urteil vom 15.11.2005 - IX R 25 / 03). Gleichwohl prüft der Fiskus jede Rechnung, die nicht auf den Namen des Steuerzahlers lautet.

  • Abgekürzter Vertragsweg unschädlich

Im Grunde handelt es sich um eine Abkürzung des Vertragswegs, wenn der Dritte nicht nur Zahlungen zugunsten des Steuerzahlers leistet, sondern zuvor auch die entsprechenden Verträge, z. B. mit Handwerkern, abgeschlossen hat (BMF, 7.7.2008, IV C 1 - S 2211/07/10007). Oder haben Ihre Eltern Ihnen zu Weihnachten einen Laptop als künftiges Arbeitsmittel unter den Christbaum gelegt? Sie können die Rechnung ohne weiteres dem Fiskus präsentieren, auch wenn die Rechnung auf den Namen Ihrer Eltern lautet (BFH Urteil vom 16.02.1990 - VI R 85 / 87).

♦  Tipp: Ersatzcomputer (Klon) anschaffen

Wie schnell kann ein Computer seinen Geist aufgeben (z. B. vom Tisch gefallen, Tastatur defekt). Wer einmal im Ausland erlebt hat, wenn ein Computer ausfällt, nimmt für den Rest seines Lebens immer einen zweiten Computer mit, mit identischen Programmen und Dateien des ersten (Klon-Computer). Ist die Anschaffung des ersten Computers beruflich veranlasst, so gilt das auch für den Klon-Computer.

♦  Tipp: Computer absetzen und steuerfrei verkaufen

Auch kann es passieren, dass ein gerade angeschaffter Computer den persönlichen Anforderungen nicht genügt. Wenn Sie diesen Computer z.B. nach einer Woche im Gebrauch ausrangieren, aus welchen Gründen auch immer, sind die Anschaffungskosten absetzbar, ein möglicher Erlös ist indessen steuerfrei.

Arbeitnehmer können also den Erlös aus dem Verkauf eines Arbeitsmittels steuerfrei einstreichen, während Landwirte, Gewerbetreibende und Freiberufler den Erlös aus einem abgeschriebenen Gegenstand versteuern müssen, weil er zu ihrem Betriebsvermögen gehört. Ein Arbeitnehmer hat hingegen nur Privatvermögen und der Verkauf von Privatvermögen ist steuerfrei. Ausnahme: Private Spekulationsgeschäfte. Der Verkauf von Gegenständen des täglichen Gebrauchs wie Computer fällt indessen nicht unter die steuerpflichtigen Spekulationsgeschäfte i. S. des § 23 EStG.

♦   Tipp: PC zum günstigen Preis

Dieser Tipp hat nur mittelbar etwas mit Steuern zu tun und doch hört man ihn gerne:

Ein Arbeitnehmer benötigt privat ein neues PC-Tablet / einen neuen Computer,  Kostenpunkt 1.200 €. Er bittet seinen Chef, das Gerät für ihn von einem Teil seines Gehalts anzuschaffen. Das  Nettogehalt des Arbeitnehmers vermindert sich in diesem Monat dadurch nur um etwa 840 €, dafür erhält er ein Gerät im Werte von 1.200 €. Auch der Chef gewinnt bei diesem Manöver, denn er spart 20 % Sozialabgaben.