Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

2.0.5 Betriebsausflüge Zeile 6

Anlage N /Zeile 6

⇒   Betriebsausflüge / Betriebsveranstaltungen

Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass einer Betriebsveranstaltung sind steuerfrei, soweit die Aufwendungen je Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 € nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Der Freibetrag von 110 € gilt nur für zwei Veranstaltungen im Jahr, es sind also nur zwei Veranstaltungen im Jahr begünstigt. Die Dauer der Veranstaltung ist steuerlich ohne Bedeutung. Sie kann sich auch über mehr als einen Tag erstrecken. 

♦  Zusammensetzung der Kosten

Zu den Kosten gehören alle Aufwendungen des Arbeitgebers, soweit dafür eine Rechnung vorliegt, z. B. für Speisen, Getränke, Musik, Miete für Räumlichkeiten. Nun die gute Nachricht: Alle Selbstkosten der Firma bleiben außen vor. Findet die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumen statt, sind die Raumkosten wie Abschreibung, Heizung oder Strom nicht mit anzusetzen.

♦   Berechnung des Freibetrags

Höhe der insgesamt für den Betriebsausflug angefallenen Aufwendungen geteilt durch die Zahl der Teilnehmer. Die Berechnung geschieht also in 2 Schritten: Zunächst die Höhe der Aufwendungen feststellen und anschließend den Kostgenanteil pro Teilnehmer.

  • Teilnahme von Begleitpersonen

Hier lauert eine Steuerfalle. Wenn an der Betriebsveranstaltung Begleitpersonen des Arbeitnehmers wie Ehepartner, Freundin oder Freund teilnehmen, rechnet Ihnen der Fiskus nicht nur Ihren eigenen Kostenanteil zu, sondern auch den der Begleitperson.

Beispiel: Das Betriebsfest kostet pro Teilnehmer im Schnitt 90 €, es ist also nichts zu versteuern. Nehmen Sie indessen Ihren Ehepartner mit, beträgt Ihr Kostenanteil 180 €. Somit sind (180 € - 110 € Freibetrag =) 70 € steuerpflichtiger Sachbezug, ein kurioses Ergebnis in der Tat. 

♦   Bewertung der Zuwendungen

Der Wert der Zuwendungen kann anhand der Kosten geschätzt werden, die der Arbeitgeber dafür seinerseits aufgewendet hat. Diese Kosten sind grundsätzlich zu gleichen Teilen sämtlichen Teilnehmern (den Arbeitnehmern und den teilnehmenden Angehörigen und Gästen) zuzurechnen (BFH vom 12.12.2012 - VI R 79 / 10 / R 19.5 Abs. 3 LStR).

Nimmt Ihr Ehepartner am Betriebsausflug teil, geraten Sie in Gefahr, dass für Sie der Ausflug steuerpflichtig wird, weil dann die Kosten, die auf Sie entfallen, mehr als 110 € betragen könnten.

Und so wird gerechnet:

Beispiel:

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen insgesamt 9.000 €. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von ihrem Partner begleitet werden. Insgesamt nehmen also 100 Personen am Betriebsausflug teil. 

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 90 € entfällt. Der Wert der Zuwendungen übersteigt den Freibetrag von 110 € nicht. Von den 100 Teilnehmern haben 50 Arbeitnehmer keinen steuerpflichtigen Vorteil erhalten, weil unter 110 €.   

Allerdings ist der auf die Begleitpersonen / Partner entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil somit (90 € x 2 Personen =) 180 €. Nach Abzug des Freibetrags von 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von 70 €.

Tipp Gottlob verkalkuliert!

Der Lohnsteueraußenprüfer hat sein Erfolgserlebnis, doch vielleicht können Sie dagegenhalten, indem Sie vorbringen: Wir haben uns verkalkuliert.

Wir haben mit erheblich mehr Teilnehmern bei der Veranstaltung gerechnet. Wir möchten die Kosten, die auf die nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen, aus der Durchschnittsberechnung ausscheiden, weil es insoweit an einer Bereicherung der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer fehlt (FG Düsseldorf Urteil vom 17.01.2011 - 11 K 908/10 L; nachgehend BFH vom 16.5.2013 - VI R 7/11).

Beispiel:

Gesamtaufwand 27.166 €, tatsächliche Teilnehmer 348, Durchschnittsbetrag der Aufwendungen (27.166 : 348 = 78.06 €.

Gesamtaufwand für kalkulierte 600 Teilnehmer = 27.166 € = Durchschnittsbetrag pro Teilnehmer (27.166  : 600 Teilnehmer =) 45.27 €.

Nicht erschienen 252 Teilnehmer. Auf sie entfallen Kosten von (45.27 € x 252 =) 11.408 €. Dieser Betrag ist aus den Gesamtkosten herauszurechnen. Es verbleiben (27.166 € ./. 11.408 € =) 15.758 €, verteilt auf 348 Teilnehmer. Dies ergibt eine Durchschnittsbetrag von 45.27 €.

Der Durchschnittsbetrag liegt somit deutlich unter 110 €, die entstandenen Kosten sind lohnsteuerfrei. Dies gilt nicht nur für die Teilnehmer, die ohne Begleitung erschienen sind. Bei einer Begleitperson ergibt sich ein Betrag von (45.27 € mal 2 =) 90.54 €. Somit ist auch für die Begleitperson nichts zu versteuern. 

♦   Wirklich - objektiv - bereichert?

Eine Voraussetzung für die Annahme von Arbeitslohn ist, dass die Teilnehmer durch die Leistungen des Arbeitgebers objektiv bereichert sind. Zu einer objektiven Bereicherung führen dabei nur solche Leistungen, die von den Teilnehmern unmittelbar konsumiert werden können. Das sind vor allem Speisen, Getränke und Musikdarbietungen. Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen, wie z. B. Mieten und Kosten eines Eventveranstalters, bereichern die Teilnehmer hingegen nicht unmittelbar und bleiben deshalb bei der Ermittlung der maßgeblichen Kosten unberücksichtigt (BFH vom 16.05.2013 - VI R 94 / 10). Im Streitfall hatte der Arbeitgeber anlässlich eines Firmenjubiläums in ein Fußballstadion eingeladen.

Die Kosten für den äußeren Rahmen, also die Stadionmiete, Kosten für Künstler und Eventveranstalter durften nicht als unmittelbare Zuwendung an die Arbeitnehmer berücksichtigt werden.

♦   Als Organisator gibt es steuerfreie Spesen

Mit einem Kniff kommen Sie aus der Bredouille, indem Sie sich zum Organisator des Betriebsausflugs aufschwingen. In dem Moment gerät der Ausflug für Sie zum Arbeitseinsatz und Sie zählen als Teilnehmer des Betriebsausflugs nicht mit. Diesen Kniff muss natürlich der Chef schriftlich absegnen. Ablage in Ihrer Lohnsteuerakte nicht vergessen, für den Steuerprüfer. In diesem Fall müssen Sie aber auch konsequent sein und den Arbeitseinsatz als Dienstreise abrechnen oder steuerlich geltend machen.

♦   Entfernungspauschale und Reisekosten abziehen

Meistens versammeln sich die Teilnehmer für den Betriebsausflug in der Unternehmenszentrale. Für die Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale ist die Fahrt am Tag des Betriebsausflugs in Höhe der Entfernungspauschale abzurechnen, d. h. der Tag zählt als Fahrt zum Betrieb (Anlage N Zeile 35 / Feld 110 / aufgesucht an Tagen).  

Für die anderen Mitarbeiter ist die Fahrt zur Unternehmenszentrale eine Dienstreise (Anlage N / Zeile 49 ff). Die Fahrtkosten - sowie ggfs. Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten - gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten steuerfrei erstattet werden (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG; R 19.5 Abs. 4 LStR).  

♦  Dienstreise statt Betriebsausflug

Der Arbeitgeber braucht der Veranstaltung lediglich den Vergnügungscharakter zu nehmen und schon ist er der Kostenfalle entwichen. Vielleicht ist Ihr Chef dankbar, wenn er diesbezüglich einen Tipp erhält.

Der Kniff gelingt z. B. anlässlich einer zweitägigen Reise, indem der Betrieb an einem der beiden Tage angenehmes mit nützlichem verbindet und einem Hauptkunden einen Besuch abstattet, um dessen Betrieb zu besichtigen. In diesem Fall sind die Kosten aufzuteilen (BFH v. 16.11.2005, VI R 118/01).

Die Betriebsbesichtigung gehört nicht zum Betriebsausflug, zählt vielmehr als Dienstreise. Die anteiligen Kosten dafür sind steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG), weil die Besichtigung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse liegt und damit keinen Entlohnungscharakter hat.

♦  Betriebsausflug für exklusiven Teilnehmerkreis / Incentivreise

Der Freibetrag von 110 € steht nur zu, wenn der Betriebsausflug  allen Betriebsangehörigen offen steht (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beschränkt sich der Teilnehmerkreis nur auf Führungskräfte, sind die Gesamtkosten von den teilnehmenden Personen  über die Steuerkarte zu versteuern.

Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung stellt mangels Offenheit des Teilnehmerkreises keine Betriebsveranstaltung i.S. des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG dar. Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung mit einem festen Steuersatz von 25 % scheidet aus (BFH, 15.1.2009, VI R 22/06).

♦  Jubilare feiern steuerfrei

Wenn Ihr Chef nach Ihrer langjährigen Betriebszugehörigkeit von 10, 20, 25, 30, 40 oder gar 50 Jahren eine schöne Feier für Sie organisiert, gilt diese inzwischen als Betriebsveranstaltung. Aufwendungen sind somit bis zu 110 € je Teilnehmer steuerfrei.

Sachgeschenke an die Jubilare sind in die 110 €-Grenze einzubeziehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

Leider kann eine solche Feier dem allgemeinen Betriebsausflug oder der Weihnachtsfeier in die Quere kommen, weil die Jubilarfeier als reguläre Betriebsveranstaltung mitzählt. Denn insgesamt sind ja nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr begünstigt.

Bei Sachzuwendungen aus Anlass von Betriebsausflügen zieht der Fiskus enge Grenzen: Nur Aufwendungen je Arbeitnehmer bis zu 110 € einschließlich Umsatzsteuer je Veranstaltung sind steuerfrei. Außerdem sind lediglich bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr begünstigt.

Der Freibetrag gilt nur für den jeweiligen Betriebsausflug. Bei nur einem einzigen Betriebsausflug im Jahr gilt der Freibetrag nicht doppelt. Auch kann ein für einen Betriebsausflug nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht auf einen zweiten Betriebsausflug übertragen werden.  

♦   Die dritte Veranstaltung pauschal versteuern

Es zählen nicht nur die reinen Betriebsausflüge, sondern auch Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern (R 19.5 Abs. 2 LStR). Die dritte Veranstaltung ist für die Teilnehmer somit steuerpflichtig, kann indessen pauschal versteuert werden.

Im Mai war Betriebsausflug mit Kosten je Arbeitnehmer von 90 €, dann hat der Betrieb im September ein Geschäftsjubiläum gefeiert mit Kosten von 40 € je Teilnehmer und im Dezember eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 60 € je Teilnehmer.

Nun kann der Betrieb auswählen, welche dieser drei Veranstaltungen unüblich ist. Es steht ihm frei, die preiswerteste auszusuchen und zu versteuern. In diesem Falle ist es das Geschäftsjubiläum mit 40 € je Teilnehmer. Den Betrag kann der Betrieb auch mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Ziff. 2 EStG).

♦   Barzuschuss für Teilnahme am Oktoberfest

Ein ganz heißer Tipp für den Betriebsrat: Betriebsausflug mit einem Charterflugzeug nach München zum Oktoberfest, Übernachtung im Hotel. Dazu sagt aber meistens die Geschäftsleitung: „Das geht nicht wegen der Steuer.“

Es geht aber doch, der Betrieb kann einen steuerfreien Barzuschuss bis 110 € je Teilnehmer leisten. Barzuschüsse des Arbeitgebers zu einer von der Belegschaft selbst oder von der Personalvertretung / Betriebsrat organisierten Betriebsveranstaltung bleiben steuerfrei. Voraussetzung: Alle Betriebsangehörigen oder bei abteilungsweisen Veranstaltungen alle Angehörigen der jeweiligen Abteilung können daran teilnehmen.

Dies bedeutet:

So einen Ausflug übers Wochenende zum Oktoberfest oder an die Nordsee oder in die Berge zum Skilaufen kann der Betrieb durch einen saftigen Zuschuss sponsern (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).

Tipp: Zum Betriebsausflug glatte 90 € zusätzlich bar auf die Hand

Es geht aber noch anders, ohne Saufen und Völlerei: Mit Bus oder Fahrrad ins Grüne und einem gesunden Mittagessen im Landgasthof. Essen und Trinken zum Pauschalpreis von 20 € pro Person zahlt der Betrieb. Dazu erhält jeder Teilnehmer 90 € bar auf die Hand, abgesegnet vom BFH siehe oben (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).