Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

2.1.3 Auslagenersatz / Zeile 6

Anlage N /Zeile 6

⇒   Auslagenersatz / durchlaufende Gelder

Auslagen sind Gelder, die für einen Dritten erbracht werden und für die der Leistungserbringer häufig in Vorlage tritt. Entsprechendes gilt für durchlaufende Gelder. Die Einnahmen sind  nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.  

Bezogen auf Arbeitnehmer: Steuerfrei sind die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz / § 3 Nr. 50 EStG).

Sie müssen vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Weitere Voraussetzung ist, dass über die Auslagen einzeln mit Belegen abgerechnet wird. Eine Abrechnung nach Eigenbelegen ist zulässig.

Auch die Übernahme von Aufwendungen durch den Arbeitgeber kann steuerfrei sein:

♦     Buß- und Verwarnungsgelder

Beispiel 1:

Die Übernahme von Verwarnungsgeldern / Bußgeldern durch die Post / Paketzusteller wegen Falschparkens durch einen Paketzusteller führt indessen nicht zu Arbeitslohn bei den angestellten Fahrern (FG Düsseldorf 4.11.2016 - 1 K 2470/14 L). Dementsprechend können die betroffenen Fahrer, wenn sie Verwarnungsgelder oder Bußgelder selbst zahlen, die Aufwendungen als Werbungskosten absetzen.

Beispiel 2:

Eine Spedition hat gegen ihre Fahrer verhängte Bußgelder für Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten übernommen. Es handelt es sich dabei um Arbeitslohn, nicht um steuerfreien Auslagenersatz (BFH Urteil vom 14.11.2013 - VI R 36/12).

Die Arbeitnehmer können die von ihnen versteuerten Buß- und Verwarnungsgelder auch nicht als Werbungskosten absetzen (§ 12 Nr. 4 EStG). Dessen ungeachtet sind die vom Arbeitgeber gezahlten Buß- und Verwarnungsgelder bei ihm als Betriebsausgaben absetzbar, da sie nicht gegen ihn verhängt wurden und als Zahlung für die Arbeitnehmer betrieblich veranlasst sind.

♦   Weitere Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für

  • Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
  • die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
  • die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat (BFH, Urteil v. 7.6.2002, IV R 145/99).
  • Fortbildungsmaßnahmen, die der Arbeitnehmer auf eigene Rechnung erbracht hat, sind bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei (R 19.7 LStR).
  • Der Ersatz von Kontoführungsgebühren für die Führung eines Lohn- und Gehaltskontos bei einem Kreditinstitut ist kein steuerfreier Auslagenersatz, sondern steuerpflichtiger Arbeitslohn. Pauschal sind 16 € pro Jahr als Werbungskosten abzugsfähig.
  • Die Vergütung für das elektrische Aufladen eines Elektro-Firmenwagens (Pkw) beim Arbeitnehmer zu Hause ist bis 20 € mtl. steuerfrei, für Hybridelektrofahrzeuge 10 €, wenn eine zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht (BMF, Schreiben v. 26.10.2017, IV C 5 – S 2334/14/10002-06).