Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Mit der Entfernungspauschale werden die Aufwendungen von Arbeitnehmern für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung pauschal als Werbungskosten berücksichtigt (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 und Nr. 5 EStG). 

Die Entfernungspauschale wird vom Finanzamt anhand der Angaben des Arbeitnehmers in der Anlage N berechnet. Maßgeblich sind die Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Anzahl der Wege im Kalenderjahr. 

Ob zu Fuß oder mit dem Rad, Auto, Taxi, Bus oder Bahn, für den täglichen Weg zur Arbeit steht Arbeitnehmern die Entfernungspauschale zu. Es ist somit steuerlich ohne Bedeutung, wie Arbeitnehmer an den Arbeitsplatz kommen und ob Ihnen dadurch Kosten entstehen (BFH Urteil vom 18.4.2013 - VI R 29/12).

Auch als Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft können Sie die Entfernungspauschale ansetzen, selbst wenn Ihnen keine Kosten entstehen. Das gilt auch für Ehepartner, wenn beide gemeinsam zur Arbeit fahren, selbst wenn beide Ehepartner beim selben  Arbeitgeber beschäftigt sind.

♦   Abgeltung sämtlicher Kosten

Mit der Entfernungspauschale sind sämtliche Kraftfahrzeugkosten abgegolten, die mit der laufenden Nutzung des Kraftfahrzeugs zusammenhängen, mit einer wesentlichen Ausnahme: 

Unfallkosten sind neben der Entfernungspauschale abzugsfähig (H 9.10 LStH 2022 "Unfallschäden").

Anlage N

♦   Höhe der Entfernungspauschale / Höchstbetrag

Die Entfernungspauschale beträgt für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht für jeden vollen Kilometer 0,30 €, höchstens jedoch 4.500 € im Kj.

Ein höherer Betrag als 4.500 € ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen Kraftwagen (Fahrzeug mit mindestens zwei Achsen) benutzt. 

Zeitlich begrenzte Anhebung der Entfernungspauschale

Für die Kj. 2022 bis 2026 sind für jeden weiteren Kilometer über 20 Kilometer hinaus 0.38 € anzusetzen.

Beispiel:

Bei 230 Wegen im Kalenderjahr und einer Entfernung von 45 km von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte beträgt die Entfernungspauschale für 2023:

Bis 20 km: 230 x 20 x 0.30 € =                   1.380 €

Ab 21 km: 230 x 25 x 0.38 € =                 + 2.185 €

Entfernungspauschale für 2023                  3.565 €

Übersicht 

Übersicht km-Sätze Für 2022 - 2026  Ab 2027
Bis 20 km 0.30 € 0.30 €
Ab dem 21. km   0.38 €  0.30 €
  • Kürzeste Straßenverbindung maßgebend

Die Entfernung richtet sich stets nach der - kürzesten - Straßenverbindung, und zwar unabhängig von dem Verkehrsmittel, das tatsächlich benutzt wird. Demzufolge ist auch bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die Straßenverbindung und nicht etwa die Tarifentfernung maßgebend.

♦   Zuschüsse des Arbeitgebers / Zeile 54

Der Arbeitgeber kann Zuschüsse zu den Fahrtkosten leisten.

Übersicht

Als steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse sind begünstigt:

  • Jobtickets / Fahrkarten für Fahrten zur Arbeit, steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG,
  • Bahncard für Dienstreisen, steuerfrei nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG,
  • Sachzuwendungen im Rahmen der 50 € - Freigrenze / Tankkarten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)
  • Arbeitgeberrabatte im Rahmen des Rabatt-Freibetrag von 1.080 € (§ 8 Abs. 3 EStG). 
  • Pauschale Besteuerung mit 15 %: Zusätzlich kann der Arbeitgeber nicht steuerfreie Barzuschüsse (Benzingeld) oder Sachzuwendungen (Benzinkarten / Tankkarten) zu den den Fahrtkosten des Arbeitnehmers leisten und diese pauschal mit15 % besteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG).

In allen diesen Fällen ist die Entfernungspauschale entsprechend zu kürzen. Dazu sind Eintragungen in Zeile 54 der Anlage N vorzunehmen.

Lohnsteuerbescheinigung Zeile 17 und 18

Anlage N

Pauschale Besteuerung mit 25 %: Eine höhere pauschale Besteuerung der oa von Arbeitgeberleistungen ist mit 25 % möglich. Dies entspricht einer vollen Besteuerung mit der Folge, dass eine Kürzung des Werbungskostenabzugs / der Entfernungspauschale unterbleibt (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG / Keine Eintragung in Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung). 

♦   Privat genutzte Jobtickets steuerbegünstigt

Jobtickets sind Fahrkarten im öffentlichen Nah- und Fernverkehr für beruflich veranlasste Fahrten.  Begünstigt sind Verkehrsmittel, die nach einem festen Fahrplan verkehren, wie Bahnen, Busse, Schiffe und Fähren. Ausgeschlossen ist der Luftverkehr, desgleichen ausgeschlossen Fahrten mit dem Taxi.

Die Aufwendungen sind als Werbungskosten abzugsfähig, sofern der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet. 

Abzugsfähig sind nur Jobtickets für 

  • Arbeitstägliche Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
  • Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG), 
  • Dienstreisen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG), soweit die Fahrtkosten nicht freigestellt sind nach § 3 Nr.  13 und 16 EStG.

Eine private Mitbenutzung der Jobtickts führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.  

♦   Kürzung der Entfernungspauschale bei Zuschüssen

Arbeitgeberzuschüsse führen zur Kürzung der Entfernungspauschale:

  1. Bei steuerfreien Zuschüssen in Form von Job-Tickets (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) und steuerfreie Fahrkarten für Fahrten im öffentlichen Linien- und Nahverkehr (§ 3 Nr. 15 EStG). 

    Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber die steuerfreien Leistungen in der LSt-Bescheinigung aufführen (§ 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 6 EStG).

  2. Ebenfalls auf die Entfernungspauschale angerechnet werden Zuschüsse, die der Arbeitgeber  mit 15 % pauschal versteuert hat (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG). Das gilt für 

      a) Barzuschuss zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte oder

       b) in Form von Sachbezügen durch Fahrzeuggestellung für derartige Fahrten leistet .

Bei der höheren Pauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG unterbleibt eine Kürzung des Werbungskostenabzugs (Keine Eintragung in Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung  / siehe oben). 

Beispiel: 

Die einfache Entfernung beträgt 80 km. Der Arbeitgeber gewährt einen mit 15 % pauschal besteuerten Barzuschuss von monatlich 200 €. Der Arbeitnehmer kann folgende Werbungskosten geltend machen:

20 km × 0,30 EUR × 220 Arbeitstage (= 1.320 ) zzgl. 60 km × 0,38 € × 220 Tage (= 5.016 ) 6.336 €
./. Erstattung des Arbeitgebers, pauschal mit 15 % besteuert ./.  2.400 €
Als Werbungskosten abzugsfähig  3.936 €

Anlage N

Die auf die Entfernungspauschale anzurechnenden (steuerfreien oder pauschal besteuerten) Arbeitgeberleistungen sind an die Steuerverwaltung zu übermitteln (§ 41b Abs. 1 Nr. 6 und 7 EStG).  

♦   Höhe der Entfernungspauschale bei Behinderung

Behinderte Personen dürfen anstelle der gesetzlichen Entfernungspauschale die nachgewiesenen Aufwendungen für die Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten absetzen.

  • Berechtigt sind 
  1. Behinderte, deren Grad der Behinderung mindestens 70 beträgt, oder
  2. Behinderte, deren Grad der Behinderung weniger als 70, aber mindestens 50 beträgt und die in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind (Merkzeichen "G" im Schwerbehindertenausweis).
  • Abzugsfähig sind
  1. Die tatsächlichen Kosten, die durch Nutzung des eigenen Kfz entstehen.
  2. Ohne Einzel­nachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind die Fahrtkosten von behinderten Menschen  mit dem Pkw (vom 1. Kilometer an) mit 0.30 € je gefahrenen km / Hin- und Rückfahrt  / § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). 

Das sind die km-Sätze, die für das jeweils benutzte Fahrzeug als höchste Entschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. 

Unfallkosten, die auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen, können neben dem pauschalen Kilometersatz berücksichtigt werden. 

Tipp 1: Fahren mit Bus oder Bahn /Günstigerprüfung

Beschäftigte mit Jobticket (Fahrkarten für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr) können statt der Entfernungspauschale die Ticketkosten für ihre Wege zur Arbeit absetzen. Dies lohnt sich dann, wenn die Ticketkosten höher sind als die Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Beispiel: Anzahl der Wege / arbeitstägliche Fahrten zum Betrieb 230, Entfernung 45 km , Kosten für das Jobticket 3.200 €. 

Die Entfernungspauschale beträgt: 230 Wege x 0.30 € x 20 km = 1.380 €

                                                               230 Wege x 0.38 € x 25 km = 2.185 €

Summe = Entfernungspauschale                                                          3.565 €

Die Kosten für das Jobticket in Höhe von 3.200 € übersteigen nicht die rechnerische Entfernungspauschale von 3.565 €. Im vorliegenden Fall ist die Entfernungspauschale günstiger und wird vom Finanzamt entsprechend berücksichtigt. 

Anlage N

Tipp 2: Längere Strecke eintragen

Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend; eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig mit einem Kraftfahrzeug (PKW; Motorrad, Motorroller, Moped) für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Die längere Straßenverbindung wird vom Finanzamt anerkannt, wenn sie zu einer Zeitersparnis mindestens 10 % der für die kürzeste Verbindung benötigten Fahrzeit beträgt. Eine absolute Zeitersparnis von mindestens 20 Minuten, wie das manche Finanzämter verlangen, hat der BFH abgelehnt. 

Eine Strecke kann – außer der Zeitersparnis – auch dann „offensichtlich verkehrsgünstiger“ sein, wenn die längere Strecke bessere Straßen, weniger Ampeln, weniger Ortsdurchfahrten, weniger Verkehr usw. enthält. 

Wenn sie die längere Straßenverbindung eintragen, diese aber nicht nutzen, sparen Sie Treibstoff und Steuern. Dieses Verhalten ist indessen unzulässig.  

Tipp 3: Reisekosten bevorzugen

Die Regelungen zur Entfernungspauschale gelten grundsätzlich nur für Arbeitnehmer, die eine erste Tätigkeitsstätte haben und nur, soweit sie diese erste Tätigkeitsstätte aufgesucht haben.

Andernfalls handelt es sich um Fahrten im Zusammenhang mit einer "Auswärtstätigkeit", bei der ein Kostenabzug als Reisekosten von 0.30 € je gefahrenen km möglich ist.

Der mögliche Abzug von Fahrtkosten ist also bei Dienstreisen doppelt so hoch. Davon profitieren alle, die keine erste Tätigkeitsstätte haben wie z. B. Bauarbeiter, Kundenmonteure, Bus- und Fernfahrer etc.

Tipp 4: Vertrauen ist gut,....

Die Entfernungspauschale berechnet das Finanzamt anhand der von Ihnen gemachten Angaben in den Zeilen 31 ff. Ob das Finanzamt richtet gerechnet hat, stellt sich mit dem Steuerbescheid heraus. Rechnen Sie nach, Kontrolle lohnt sich.

Tipp 5: Unfallkosten

Kaum zu glauben aber wahr: Auf der Rückfahrt von seiner Arbeitsstätte hat der Arbeitnehmer, es war bereits dunkel und es regnete, mit seinem PKW das Tor zu seiner Hauseinfahrt beschädigt und seinen PKW obendrein. Die Gesamtkosten der Reparaturen für das Tor und den PKW betrugen 1.500 €.

Unfallkosten, die auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen, können neben dem pauschalen Kilometersatz berücksichtigt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG).

Anlage N

Tipp 6: Arbeitstäglich die Entfernungspauschale  oder doppelte Haushaltsführung

Manchmal schwer zu entscheiden: Entweder tägliche Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte unter Ansatz der Entfernungspauschale oder die Einrichtung einer zweiten Unterkunft am Beschäftigungsort unter Abzug der Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung.

  • Machen Sie die Günstigerprüfung

Wenn Sie wissen wollen, was steuerlich günstiger ist, müssen Sie die absetzbaren Kosten gegenüberstellen. Es ist eine reine Rechenaufgabe, was insgesamt günstiger ist.

Trotz Unterkunft am Arbeitsort können Sie die Entfernungspauschale eintragen, wenn Sie arbeitstäglich gefahren sind und die Unterkunft am Arbeitsort nur für Notfälle angemietet haben (z. B. für ungünstige Witterungsverhältnisse durch Nebel oder Schneefall). Die Kosten der Unterkunft am Arbeitsort sind dann aber nicht absetzbar, weil privat veranlasst.

Haben Sie sich zunächst für die tägliche Rückkehr entschieden, sind aber nach längerer Zeit der täglichen Fahrerei überdrüssig geworden und haben am Beschäftigungsort eine Unterkunft genommen, führt das zu einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung (BFH – BStBl 1979 II S. 520; FG Münster v. 24. 9. 1985 – EFG 1986 S. 339).