Anlage V

Umlagen sind Nebenentgelte, die der Vermieter für die Betriebskosten der Immobilie erhebt. Die Umlagen gehören daher zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.

Die einzutragenden Umlagen setzen sich zusammen aus den Vorauszahlungen, vermindert um Rückzahlungen für das Vorjahr und erhöht um Nachzahlungen für das Vorjahr.

Dies bedeutet: Soweit die Umlagen aus dem Vorjahr an die Mieter zurückgezahlt worden sind, ist der einzutragende Betrag für das Veranlagungsjahr zu vermindern, soweit Umlagen für das Vorjahr nachzuzahlen sind, ist der einzutragende Betrag zu erhöhen.

♦   Umlagefähige Betriebskosten

Einmal im Jahr müssen Vermieter ihren Mietern eine Nebenkostenabrechnung zusenden. Nach der Betriebskostenverordnung vom 25.11.2003 – BGBl Teil I 2003 S. 2346 sind umlagefähig insbesondere Kosten für die Zentralheizung, Frischwasser / Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Grundsteuer, Sach- und Haftpflichtversicherung, Kaminkehrer, Hausbeleuchtung, Wartung von Heizung und Fahrstuhl, Hausmeister, Schneebeseitigung, Gartenpflege, Gemeinschaftsantenne, Satellitenschüssel, Kabelfernsehen.

Nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören die Verwaltungskosten, z. B. Kosten für den Hausmeister oder für die Hausverwaltung (Nebenkostenabrechnung. Sie sind zwar als Werbungskosten abzugsfähig, aber nicht umlagefähig.

Die Umlagen, verrechnet mit Erstattungen, sind in den Zeilen 13 und 14 einzutragen. Die Betriebskosten sind als Werbungskosten in Zeile 46 anzugeben.

Bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung ergibt sich regelmäßig eine Nachzahlung oder eine Erstattung. Dabei ist wie folgt zu verfahren:

Der vom Mieter nachgezahlte Betrag ist der vorausgezahlten Umlage hinzuzurechnen. Erstattungen an den Mieter für Umlagen des Vorjahres sind von der vorausgezahlten Umlage abzuziehen.

Beispiel:

Im Kalenderjahr 01 betragen die vorausgezahlten Umlagen (mtl. 150 € x 12 Monate =) 1.800 €. Zusätzlich hat der Mieter gem. der Nebenkostenabrechnung für das Vorjahr 00 eine Nachzahlung  Höhe von 220 € geleistet. Zusammen hat der Mieter im Jahr 01 Umlagen in Höhe von 2.020 € gezahlt.

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• Einsicht in die Belege

Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung nach § 259 Abs. 1 BGB erstreckt sich nicht nur auf die Rechnungen, sondern auch auf die zugehörigen Zahlungsbelege (BGH Urteil vom 09.12.2020 - VIII ZR 118/19).

Zu den Abrechnungsunterlagen, auf die sich das Einsichtsrecht des Mieters bezieht, gehören neben den Rechnungen auch die dazugehörigen Zahlungsbelege. Nur mit Hilfe dieser Belege wird der Mieter umfassend in die Lage versetzt, die Berechtigung der jeweils in Rechnung gestellten Beträge zu überprüfen.

♦   Direkte Abrechnung mit dem Hausverwalter

Die Anlage V sieht vor, sowohl die vom Mieter gezahlte Umlage in den Zeilen 13 und 14 als auch die vom Vermieter gezahlten Betriebskosten in Zeile 46 auszuweisen.

Vielfach praktiziert: Wenn der Hausverwalter über ein Hauskonto verfügt, können die Mieter die Umlagen direkt an den Hausverwalter auf dessen Hauskonto überweisen. Dieser rechnet dann mit den Mietern ab. In diesen Fällen erübrigen sich Angaben in der Anlage V.

Grundsteuer

Die Mieter zahlen an die Vermieter dann lediglich noch die an die Gemeinde entrichtete Grundsteuer. Dies bedeutet: Die vom Mieter gezahlte Grundsteuer ist in Zeile 13 und die vom Vermieter an die Gemeinde gezahlte Grundsteuer ist in Zeile 47 einzutragen, mehr nicht.

⇒   Praktischer Fall

♦   Hausgeldabrechnung per 31.12. 20..

Objekt:.../ Wohnung Nr. ../ Eigentümer.../ Wohnfläche .../ Anteil 20.96 Tausendstel

Umlagefähige Betriebskosten, Ihr Anteil 20.96 Tausendstel	1.128.52 €
Heizung, Wasserversorgung, Entwässerung, Niederschlagswasser, Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Allgemeine Stromkosten, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung/Putzmittel, Hausmeister, Gebühren Kabelanschluss
+ Nicht umlagefähige Betriebskosten, Ihr Anteil 20.96 Tausendstel	437.98 €
Reparaturen, Bankgebühren, Verwaltervergütung, Garagenkosten, Instandsetzungsrücklage, Barauslage
Gesamtkosten	1.566.48 €

♦  Abrechnung mit dem Mieter

Umlagefähige Betriebskosten für 20..                                             1.128.52 €

./. geleistete Vorauszahlungen                                                        1.200.00 €

Erstattung                                                                                             71.48 €

♦   Eintragung in die Anlage V

Vereinnahmte Umlagen                                                                   1.200.00 €

Erstattung für das Vorjahr                                                                     95.72 €

Umlagen                                                                                          1.104.28 €

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⇒   Pauschalmiete

Sind im Mietvertrag keine Mietnebenkosten vereinbart, liegt eine Pauschalmiete (Bruttomiete) vor. Bei der Pauschalmiete sind alle Betriebskosten im Mietpreis enthalten. Die Pauschalmiete soll sämtliche Kosten abdecken. Gleichwohl muss der Vermieter auch bei dieser Art der Miete die Betriebskosten der zentralen Heizungsanlage und der zentralen Warmwasserversorgung anteilig nach Verbrauch auf die Mieter umlegen und dazu eine Nebenkostenabrechnung erstellen (Heizkostenverordnung).

Dies gilt indessen nicht bei einem vermieteten Einfamilienhaus und bei einem Zweifamilienhaus, wenn eine der Wohnungen der Vermieter selbst bewohnt (BGH 19.07.2006 - VIII ZR 212/05)

Quelle: § 21 EStG; Betriebskostenverordnung i. d. Fassung vom 25.11.2003; § 560 BGB