Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Wer kein "häusliches Arbeitszimmer" im gesetzlichen Sinn hat, kann Aufwendungen für die berufliche Nutzung der häuslichen Wohnung in Form einer "Tagespauschale" abziehen.

Die Tagespauschale kann ab 2023 in Höhe von 6 €  für jeden Kalendertag beansprucht werden, wenn an dem jeweiligen Arbeitstag die berufliche Tätigkeit überwiegend (muss nicht ausschließlich sein) im häuslichen Wohnung  ausgeübt wird. Es darf am jeweiligen Tag keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Erste Tätigkeitsstätte aufgesucht werden.

Steht für die berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Tagespauschale zulässig, wenn die Tätigkeit am gleichen Kalendertag auch auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. 

• Praktischer Fall

V ist angestellter Versicherungsmakler. An einem Arbeitstag ist er Stunden auf Dienstreise (Besuch zu einem Kunden). Nach seiner Rückkehr übt er zuhause in einer Arbeitsecke drei Stunden eine weitere berufliche Tätigkeit aus. V steht im Büro seines Arbeitgebers (erste Tätigkeitsstätte) ein Arbeitsplatz zur Verfügung. 

Ergebnis: V wird nicht überwiegend in seiner häuslichen Wohnung tätig. V hat daher keinen Anspruch auf die Tagespauschale. 

Alternativ: Hat V im Büro seines Arbeitgebers (erste Tätigkeitsstätte) keinen Arbeitsplatz zur Verfügung, kann V für diesen Kalendertag die Tagespauschale beanspruchen. 

Maximal können also  zu 1.260 € im Kalenderjahr steuerlich abgezogen werden.

Der Höchstbetrag von 1.260 € wird somit erreicht, wenn der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit an (1.260 € : 6 € =)  210 Tagen im Jahr am häuslichen Arbeitsplatz ausübt.

Das schließt aber nicht aus, dass der Arbeitnehmer eine andere auswärtige Tätigkeitsstätte aufsucht, z. B. das Büro oder den Betrieb eines Kunden (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6c EStG 2023). So können durchaus für denselben Arbeitstag Reisekosten als Werbungskosten - neben der Homeoffice-Tagespauschale -  geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 EStG).  

• Arbeitgeber-Erstattung

Erwägen Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter im Hinblick auf das mobile Arbeiten zu unterstützen, ist gut zu wissen:  Der Ersatz von Raumkosten oder Werbungskosten ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn (BFH Urteil vom 29.9.2022, VI R 34/20). Etwas anderes gilt nur dann, wenn gesetzlich die Steuerfreiheit vorgesehen ist wie z. B. für Werkzeuggeld, typische Berufskleidung, Reisekosten oder Werkzeuge (§ 3 Nr. 13 oder 16, Nr. 30 oder 31 EStG). 

Dem steht auf Seiten der Mitarbeiter der Abzug der von ihnen getragenen Aufwendungen als Werbungskosten gegenüber. Fallen beruflich veranlasste Telefonkosten an, können darüber hinaus bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, höchstens 20 € monatlich steuerfrei erstattet werden (R 3.50 LStR). Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung können mit 25 % pauschaliert besteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG). Zur Vereinfachung kann der Arbeitgeber Internetgebühren bis zu 50 € monatlich pauschaliert bezuschussen (R 40.2 Abs. 5 Satz 7 LStR). 

Die anteiligen Raumkosten in Form der sog. Arbeitsecke sind durch die Tagespauschale abgegolten.

• Homeoffice oder häusliches Arbeitszimmer 

Aber auch Arbeitnehmer, welche ihre Arbeit wechselweise mal im Betrieb und mal zu Hause ausüben, können ihren beruflichen Mittelpunkt zu Hause haben, wenn sie überwiegend (z. B. an drei von fünf Tagen in der Woche) zu Hause arbeiten.

Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen, können aus Vereinfachungsgründen zwischen den tatsächlichen Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und der Jahrespauschale von 1.260 € wählen. Ein Abzug der tatsächlichen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer und der Jahrespauschale ist nebeneinander nicht möglich (konkurrierendes Wahlrecht). 

Beispiel

Arbeitnehmer A arbeitet an den ersten drei Tagen der Woche im Homeoffice und an zwei Tagen in der ersten Tätigkeitsstätte im Betrieb (gleiche Tätigkeit zu Hause wie im Betrieb. Erst nach Auszug seiner Tochter am 1. 9. kann er deren bisheriges Kinderzimmer als häusliches Arbeitszimmer nutzen. Die jährlichen  Kosten für das Arbeitszimmer betragen 3.100 €.

Durch die überwiegende Arbeit im Homeoffice stellt die Wohnung den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit dar. Mangels häuslichem Arbeitszimmer in der Zeit vom 1.1. bis 31.8. (140 Tage) kann er nur die Tagespauschale in Höhe von (140 Tage x 6 € =) 870 € geltend machen. 

Ab dem 1.9. kann der Arbeitnehmer wählen: Tagespauschale für 4 Monate von (1.260 € : 4 =)  und den tatsächlichen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von (3.000 € : 12 x 4 =) 1.000 €. 

• Häusliches Arbeitszimmer: Kosten in voller Höhe abzugsfähig

Wenn Ihr Büro zu Hause ein anerkanntes Arbeitszimmer ist und nicht etwa eine schlichte Arbeitsecke, sind die Raumkosten in voller Höhe abzugsfähig, wenn Sie überwiegend (mindestens 3 Tage) arbeiten. An diesen Tagen können Sie die Entfernungspauschale nicht in Anspruch nehmen, weil keine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfindet. An den anderen Tagen (Arbeiten im Betrieb) können Sie die Kosten für die Fahrten zum Betrieb nach Reisekostengrundsätzen abziehen, weil der Betrieb nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte ist (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG).

Wie und wo geltend machen?

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♦   Büroausstattung

Aufwendungen für Arbeitsmittel und Telefon-/ Internetkosten sind durch die Tagespauschale nicht abgegolten und können daher zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

Laptop, Monitor, Drucker oder Headset, die ausschließlich beruflich genutzt werden, sind in voller Höhe abzugsfähig. 

Soweit der Arbeitgeber die Kosten für die Büroausstattung (IT-Geräte, Büromöbel, Arbeitsmaterial) nicht ersetzt oder leihweise zur Verfügung stellt, sind Ihre Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Höherwertige Arbeitsmittel (ab 800 € netto) sind in Form einer Abschreibung auf die Nutzungsdauer zu verteilen.

IT-Hardware ist sofort in voller Höhe abzugsfähig, unabhängig von der Höhe des Kaufpreises.  Die bisher in der AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter enthaltene Nutzungsdauer für Computerhardware und Software von 3 Jahren wurde auf ein Jahr herabgesetzt (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3 - S 2190/21/10002 :013).

• Telefonkosten

Abzugsfähig als Werbungskosten sind auch die beruflich veranlassten Telefon- und Internetkosten. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich, 240 € jährlich, als Werbungskosten anerkannt werden (R 9.1 Abs. 5 LStR). Um den Maximalbetrag auszuschöpfen, müssen die monatlichen Telefonkosten mindestens 100 € betragen. 

• Wie und wo geltend machen?

Anlage N

Tipp: Dienstreisen zum Betrieb

Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt, wenn sich die erste Tätigkeitsstätte im häuslichen Arbeitszimmer des Arbeitnehmers befindet. Arbeiten Sie an einzelnen Tagen unter der Woche im Betrieb,  sind die Fahrten dorthin Dienstreisen, die nach Reisekostengrundsätzen zu berechnen sind, weil der Betrieb nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte ist  (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). 

Beispiel:

In 2023 erledigt ein Arbeitnehmer seine Arbeit vorwiegend in seinem häuslichen Arbeitszimmer im Homeoffice. Die anteiligen monatlichen Kosten für Miete, Betriebskosten, Strom und Versicherung betragen im Schnitt 500 €.

In den Monaten Januar bis Juli ist der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen in der Woche im Homeoffice. In diesen Monaten ist das häusliche Arbeitszimmer erste Tätigkeitsstätte. Für diese Monate sind die anteiligen Kosten in voller Höhe abzugsfähig, weil das Arbeitszimmer den Mittelpunkt seiner beruflichen Tätigkeit darstellt (§ 9 Abs. 5 EStG). Die Entfernungspauschale an diesen Tagen entfällt.

An den anderen Tagen (Arbeit im Betrieb) sind die Fahrtkosten zum Betrieb nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen, weil der Betrieb nicht erste Tätigkeitsstätte ist. Für Fahrten mit dem eigenen PKW gibt es 0.30 € je gefahrenen km, also doppelt so viel wie die Entfernungspauschale vorsieht.

• Wie und wo geltend machen?

Anlage N 

♦  Tipp Nachweise vorbereiten

Sammeln Sie alle Belege für Ihre Ausgaben. Notieren Sie die Tage der Heimarbeit Tag für Tag. Lassen Sie sich die Heimarbeitstage vom Arbeitgeber bestätigen, wenn er die Heimarbeit ohnehin nicht schriftlich angeordnet hat. Nur so haben Sie die nötigen Nachweise zur Hand, wenn Sie mit dem Finanzamt in Streit geraten.