Anlage N

♦   Checkliste zum häuslichen Arbeitszimmer

Die Finanzämter haben eine Checkliste, in der die Voraussetzungen für die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers aufgelistet sind. Für Sie gut zu wissen, auf was es letztlich ankommt.

1. Ist das Arbeitszimmer häuslich?

Ein Arbeitszimmer ist häuslich - eingebunden in die häusliche Sphäre -, wenn es zur privaten Wohnung oder zum Wohnhaus des Arbeitnehmers gehört. Dies betrifft nicht nur die Wohnräume, sondern ebenso Zubehörräume. So kann auch ein Raum, z. B. im Keller oder unter dem Dach (Mansarde) des Wohnhauses, ein häusliches Arbeitszimmer sein, wenn die Räumlichkeiten aufgrund der unmittelbaren Nähe mit den privaten Wohnräumen des Arbeitnehmers als gemeinsame Wohneinheit verbunden sind.

Dagegen kann es sich bei einem im Keller oder im Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses befindlichen Raum, der zusätzlich angemietet wurde, um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln. Die Kosten sind in voller Höhe abzugsfähig.

Für einen in einem Zweifamilienhaus als Büro genutzten Raum kommt es auf den Zugang an. Wenn der Arbeitnehmer erst das Haus verlassen muss, um über den Gehweg und einen eigenen Treppenaufgang von  Außen das Büro zu erreichen, liegt kein häusliches Arbeitszimmer vor (BFH vom 20.06.2012 - IX R 56 / 10). Die Kosten sind in voller Höhe - ohne Abzugsbeschränkungen - abzugsfähig.

2. Größe der Restwohnung zum Wohnen ausreichend?

Wenn nein, wird unterstellt, dass der Steuerzahler das Arbeitszimmer privat mitbenutzt. Folge: Das Arbeitszimmer wird nicht anerkannt. Oft orientiert sich der Bearbeiter an konkreten Fällen aus der Praxis. In einer Wohnung von insgesamt 75 qm, in der vier Personen leben, ist eigentlich kein Raum frei für ein Arbeitszimmer von 10 qm (EFG 1976 S. 560).

3. Ist das Arbeitszimmer ein Durchgangszimmer?

Ein häusliches Arbeitszimmer darf kein Durchgangszimmer sein. Wenn das Arbeitszimmer durchquert werden muss, um andere, privat genutzte Räume der Wohnung zu erreichen, wird es nicht anerkannt. Das Durchqueren gilt als eine steuerschädliche private Nutzung (BFH v. 18.10.1983 - VI R 180 / 82). Wenn sich also hinter einem Arbeitszimmer ein privater (gefangener) Raum befindet, sollte nicht das Durchgangszimmer als Arbeitszimmer gewählt werden sondern lieber der gefangene Raum (EFG 1985 S. 343).

4. Ist die Einrichtung des Arbeitszimmers berufsbezogen?

Arbeitsmittel wie Schreibtisch und Computer müssen das Gesamtbild bestimmen. Die Aufbewahrung privater Literatur und Kleidung sollte sich in Grenzen halten (BFH v. 16.02.1990 - VI R 144/86/NV). Auch ein Klavier ist in einem Arbeitszimmer fehl am Platze. Einem Professor wurde indessen sein Arbeitszimmer anerkannt, obwohl sich in dem Raum eine Liege (Entspannungsliege) befand (BFH v. 28.09.1990 - VI R 111/87/NV). Bereits im Urteil v. 18. März 1988 VI R 27 / 85 hatte der BFH zum Arbeitszimmer eines Richters ausgeführt, es sei dem Richter unbenommen, statt am Schreibtisch zu sitzen, sich im Liegen auf seine Arbeit zu konzentrieren, Akten zu lesen und Urteile zu diktieren.

♦   Arbeitszimmer als Hauptarbeitsstätte

Bildet das Arbeitszimmer die Hauptarbeitsstätte, sind die Aufwendungen in unbegrenzter Höhe, abzugsfähig .

Dabei kommt es darauf an, dass Sie im Arbeitszimmer Leistungen erbringen, die für Ihren Job prägend sind, möglichst Ihre ganze Arbeit dort erledigen. 

Im Einzelnen können in voller Höhe absetzen

Angestellter Architekt, der keine Bauaufsicht ausübt, nur zu Hause Planungsarbeiten ausführt (BFH Urteil vom 26.06.2003 - IV R 9/03).

Fuhrparkmanager ohne Arbeitsraum beim Arbeitgeber (FG München v. 19.6.2007 - 13 K 2991/04).

Gerichtsvollzieher (beamteter) / FG Baden-Württemberg v. 22.3.2017 - 4 K 3694/15.

Handelsvertreter / Reisender, der weit überwiegend aus seinem Arbeitszimmer per Telefon / E-Mail seine Geschäfte abwickelt (FG Münster v. 5.3.2015 - 5 K 980/12 E).

Key account manager in reiner Beratungsfunktion (FG des Saarlandes Urteil vom 30.05.2007 - 1 K 1023/05)

Key account manager, der Software-Produkte für bestimmte Kunden entwickelt (BFH Urteil vom 29.04.2003 - VI R 54/02).

• Arbeitszimmer keine Hauptarbeitsstätte?

Wenn keine Hauptarbeitsstätte, sind die Kosten begrenzt auf 1.250 €. Der BFH hat sich zu dieser Frage mehrfach geäußert. Anerkannt wurden:  

Mitarbeiter im Außendienst mit einem Arbeitsplatz im Großraumbüro (BFH Urteil vom 07.08.2003 - VI R 17/01). Der Außendienst ist für das Arbeitsverhältnis prägend.

EDV-Dozent, der im häuslichen Arbeitszimmer lediglich seine Schulungen vorbereitet (FG Berlin-Brandenburg - 14 K 6286/04 B)

Fachberater im Außendienst (BFH vom 13.11.2002 - VI R 82/01)

Lehrer, Hochschullehrer, Professoren (BFH Urteil vom 27.10.2011 - VI R 71/10)

Richter (BFH Urteil vom 08.12.2011 - VI R 13/11

Ob ein Arbeitszimmer mit einem >>häuslichen Büro<< vergleichbar ist, hängt u. a. von Art und Umfang der im Arbeitszimmer erledigten Arbeiten ab. Wird gleichwertige berufliche Tätigkeit im Wechsel mal im Betrieb und mal im Arbeitszimmer zuhause ausgeübt, kommt es darauf an, wo der Arbeitnehmer mehr als die Hälfte der Arbeitszeit tätig ist (BFH, 26.02.2014 - VI R 40/12).

• Weitere Beispiele

Beispiel 1: Bei einem Verkaufsleiter, der zur Überwachung von Mitarbeitern und zur Betreuung von Großkunden auch im Außendienst tätig ist, kann das häusliche Arbeitszimmer Tätigkeitsmittelpunkt sein, wenn er dort die für den Beruf wesentlichen Leistungen (z.B. Organisation der Betriebsabläufe) erbringt (BFH Urteil vom 13.11.2002, VI R 104/01, BStBl 2004 II S. 65)

Beispiel 2: Bei einem Ingenieur, dessen Tätigkeit durch die Erarbeitung theoretischer, komplexer Problemlösungen im häuslichen Arbeitszimmer geprägt ist, kann das Arbeitszimmer  auch dann der Mittelpunkt der beruflichen Betätigung sein, wenn die Betreuung von Kunden im Außendienst ebenfalls zu seinen Aufgaben gehört (BFH Urteil vom 13.11.2002, VI R 28/02, BStBl 2004 II S. 59)

Beispiel 3: Bei einem Praxis-Konsultant, der ärztliche Praxen in betriebswirtschaftlichen Fragen berät, betreut und unterstützt, kann das häusliche Arbeitszimmer auch dann den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden, wenn er einen nicht unerheblichen Teil seiner Arbeitszeit im Außendienst verbringt (BFH Urteil vom 29.4.2003, VI R 78/02, BStBl 2004 II S. 76).

Beispiel 4: Der Arbeitnehmer ist vom Arbeitgeber dazu verpflichtet worden, auf eigene Kosten ein Arbeitszimmer einzurichten und dort Unterlagen aufzubewahren. Er kann die Kosten für das Zimmer vollumfänglich absetzen. Dies trifft z. B. auf Gerichtsvollzieher zu (FG Baden-Württemberg 22.3.2017 - 4 K 3694/15).  

Beispiel 5: Bei einem – freien oder angestellten – Handelsvertreter liegt der Tätigkeitsschwerpunkt außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, wenn die Tätigkeit nach dem Gesamtbild der Verhältnisse durch die Arbeit im Außendienst geprägt ist, auch wenn die zu Hause verrichteten Tätigkeiten zur Erfüllung der beruflichen Aufgaben unerlässlich sind (BFH Urteil vom 13.11.2002, VI R 82/01, BStBl 2004 II S. 62; FG Münster 05.03.2015 - 5 K 980/12 E).

Beispiel 6: Ein kaufmännischer Angestellter eines Industrieunternehmens ist nebenbei als Mitarbeiter für einen Lohnsteuerhilfeverein selbständig tätig und nutzt für letztere Tätigkeit sein häusliches Arbeitszimmer als „Beratungsstelle”, in dem er Steuererklärungen erstellt, Beratungsgespräche führt und Rechtsbehelfe bearbeitet. Für diese Nebentätigkeit ist das Arbeitszimmer zwar der Tätigkeitsmittelpunkt. Aufgrund der erforderlichen Gesamtbetrachtung ist das Arbeitszimmer jedoch nicht Mittelpunkt seiner gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung (BFH Urteil vom 23.9.1999, VI R 74/98; BStBl 2000 II S. 7).

Beispiel 7: Bei einer Ärztin, die Gutachten über die Einstufung der Pflegebedürftigkeit erstellt und dazu ihre Patienten ausschließlich außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers untersucht und dort (vor Ort) alle erforderlichen Befunde erhebt, liegt der qualitative Schwerpunkt nicht im häuslichen Arbeitszimmer, in welchem lediglich die Tätigkeit begleitende Aufgaben erledigt werden (BFH Urteil vom 23.1.2003, IV R 71/00, BStBl 2004 II S. 43).

Beispiel 8: Bei einem angestellten Architekten, der neben der Planung auch mit der Ausführung der Bauwerke (Bauüberwachung) betraut ist, kann diese Gesamttätigkeit keinem konkreten Tätigkeitsschwerpunkt zugeordnet werden. Das häusliche Arbeitszimmer bildet in diesem Fall nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung (BFH Urteil vom 26.6.2003, IV R 9/03, BStBl 2004 II S. 50).

Beispiel 9: Bei Lehrern befindet sich der Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung regelmäßig nicht im häuslichen Arbeitszimmer, weil die berufsprägenden Merkmale eines Lehrers im Unterrichten bestehen und diese Leistungen in der Schule o.Ä. erbracht werden (BFH Urteil vom 26.2.2003, VI R 125/01, BStBl 2004 II S. 72). Deshalb sind die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer auch dann nicht in voller Höhe abziehbar, wenn die überwiegende Arbeitszeit auf die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts verwendet und diese Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt wird.

♦   Arbeitslohn oder Mieteinnahmen

Arbeiten Sie als Arbeitnehmer zuhause (im Homeoffice) und zahlt der Arbeitgeber für den Büroraum Miete, kommt es darauf an, ob es sich bei den Zahlungen um Arbeitslohn oder um Mieteinnahmen handelt. Hierbei ist entscheidend, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung des Büroraums erfolgt.

Die Einnahmen sind als Mieteinnahmen zu erfassen (Anlage V Zeile 11), wenn das Arbeitszimmer vorrangig im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt wird (BFH Urteil vom 17.4.2018 - VI R 9/17).

Dient die Nutzung in erster Linie den Interessen des Arbeitnehmers, ist davon auszugehen, dass die Zahlungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für die geleistete Arbeit des Arbeitnehmers erfolgt sind. Die Einnahmen sind als Arbeitslohn (Anlage N) zu erfassen.