Beruflich veranlasste Fahrtkosten mit einem privaten PKW können in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder in Höhe eines amtlichen Pauschalsatzes je gefahrenen km als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 2 EStG / R 9.5 LStR).

Egal welches Beförderungsmittel Sie verwenden, ob öffentliche Verkehrsmittel, den eigenen PKW oder Taxi, die Aufwendungen sind als Werbungskosten abzugsfähig (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG).

Viel vorteilhafter ist es indessen für Sie, wenn Ihnen Ihr Chef - und das ist ja eigentlich recht und billig - die Kosten für die Verwendung Ihres Autos erstattet. Bei Dienstreisen hat er da zwei Möglichkeiten: Er zahlt Ihnen entweder eine Kilometer-Pauschale von 0.30 € je gefahrenen Kilometer oder er erstattet Ihnen die mittels Belegen und Fahrtenbuch nachgewiesenen tatsächlichen Autokosten.

♦   Pauschalsätze

Die amtlichen Kilometersätze orientieren sich an der jeweils aktuellen km-Sätzen  (Wegstreckenentschädigung) nach dem  Bundesreisekostengesetz. Das Gesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkws und andere motorbetriebene Fahrzeuge vor:

Kraftwagen (z. B. PKW)	0.30 € / km
Motorrad / Motorroller	0.20 € / km
Moped / Mofa	0.20 € / km

 

♦   Nachweis der tatsächlichen Fahrtkosten

An dieser Stelle zeigt sich der Fiskus pingelig: Sie müssen dem Lohnbüro Unterlagen vorlegen, aus denen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sind. Das Lohnbüro hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Haben Sie für die Auswärtstätigkeit einen Dienstwagen, entstehen Ihnen keine Kosten, also darf auch der Arbeitgeber nichts steuerfrei erstatten (R 9.5 Abs. 2 LStR).

• Fahrtenbuch ist Pflicht, wenn...

Wer anstelle der Pauschalsätze die tatsächlichen Kosten absetzen will, muss ein Fahrtenbuch führen. Dann sollte sich die Mühe aber auch lohnen,  d. h. Sie sollten für berufliche Fahrten einen deutlich höheren km-Satz geltend machen können als 0.30 € ausmachen, wenn Sie Ihren privaten PKW einsetzen. Insbesondere, wer längere Strecken mit seinem Pkw fahren muss, sollte von dieser Möglichkeit des Einzelnachweises Gebrauch machen. Der erforderliche Aufwand kann dadurch reduziert werden, dass der Arbeitnehmer die Treibstoffkosten schätzt und nur die übrigen Kosten belegmäßig nachweist (BFH 07.04.1992 - VI R 113/88).

• Berechnung der tatsächlichen PKW-Fahrtkosten

Der Ansatz der tatsächlichen Fahrtkosten umfasst bei Nachweis der Kosten und Fahrtenbuch im Wesentlichen folgende Sachverhalte: 

Berechnung der Fahrzeugkosten einschließlich USt

Kosten für Treibstoff, Wartung, Pflege	..... €
Reparaturkosten ohne Unfallkosten	..... €
Garagenkosten, Kosten für Kfz-Steuer und -Versicherung	..... €
Schuldzinsen für Anschaffungskredit, ADAC-Beitrag	..... €
Abschreibung, ND 8 Jahre = 96 Monate (BFH Beschluss 29.03.2005 - IX B 174/03). Berechnung der Abschreibung: Anschaffungskosten (Kaufpreis + Nebenkosten), davon mtl. 1/96	..... €
Leasing-Fahrzeug: Lfd. Leasingraten + Sonderzahlung (BFH 05.05.1994 - VI R   100/93)	..... €
Gesamtkosten im Berechnungszeitraum z. B.	19.360 €
	======
Gesamtfahrleitung im Berechnungszeitraum lt. Fahrtenbuch	35.200 km
Durchschnittliche Fahrtkosten je km 19 360 € : 35 200 km	0.55 €
	=======
Absetzbar: Berufliche Fahrten z. B. 25.531 km x 0.55  €  =	14.043 €

 

Treibstoffkosten

Falls Belege fehlen, können notfalls die Treibstoffkosten auf der Grundlage der nachgewiesenen Gesamtfahrleistung durch Schätzung ermittelt werden (Gesamtfahrleistung × Literverbrauch pro 100 km × Literpreis ÷ 100 / BFH-Urt. v. 7. 4. 1992 – BStBl 1992 II S. 854). Der Benzinpreis kann der Internetseite des Mineralölverbandes entnommen werden  (www.mwv.de).

Abschreibung / Nutzungsdauer

Für neue PKW ist nach der allgemeinen AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 6 Jahren = 72 Monate zugrunde zu legen. Die jährliche Abschreibung beträgt somit also (100 : 6 =) 16,66 % der Anschaffungskosten, also 1 / 72stel für jeden Monat. Gebraucht erworbene Fahrzeuge haben eine entsprechend kürzere Nutzungsdauer.

Bei der Berechnung der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ist indessen im Regelfall von einer AfA für PKW von 12,5 v.H. der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen Gesamtnutzungsdauer des PKW auszugehen (BFH Beschluss vom 29.03.2005 - IX B 174/03).

Kaufen Sie ein 3 Jahre altes Auto, sind von dessen Nutzungsdauer nur noch 5 Jahre übrig und Sie können den Kaufpreis mit 20 % pro Jahr abschreiben.

Veräußerung von Fahrezeugen

Beim Verkauf des Fahrzeugs, das zum Privatvermögen gehört, ist nichts zu versteuern. Davon sind ausgenommen private Veräußerungsgeschäfte, wenn die Veräußerung innerhalb eines Jahres nach Erwerb erfolgt (Spekulationsgeschäfte / § 23 EStG).  

Davon wiederum ausgenommen ist der Veräußerung von Gegenständen des täglichen Gebrauchs. Sie unterliegen nicht der Spekulationssteuer. Zu den Gegenständen des täglichen Gebrauchs gehören auch Fahrzeuge, die serienmäßig hergestellt wurden. Wenn Sie also ein solches  Fahrzeug günstig erwerben und kurzfristig mit Gewinn verkaufen, tätigen Sie kein privates Veräußerungsgeschäft i. S. des § 23 EStG.

⇒     Wie das Fahrtenbuch führen?

Wer für berufliche Fahrten seinen privaten PKW verwendet und anstelle des Pauschalsatzes von 0,30 € je km die tatsächlichen Kosten absetzen will, muss ein Fahrtenbuch führen und darin über den Verlauf der Reise präzise Angaben machen.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Kosten für Betriebsstoffe, die Wartungs- und Reparaturkosten, die Kosten einer Garage am Wohnort, die Kraftfahrzeugsteuer, die Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, die Absetzungen für Abnutzung, sowie die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen oder Leasingraten (BFH vom 1.10.1982 - BStBl 1983 II S. 17).

Aus Vereinfachungsgründen können Sie über einen Zeitraum von zwölf Monaten den durchschnittlichen tatsächlichen Kostensatz ermitteln, den Sie anschließend so lange ansetzen können, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. nach Ablauf des Abschreibungszeitraums für das Fahrzeug (72 Monate) oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen (Abschn. 9.5 Abs. 1 LStR). Dabei kommen Sie nicht umhin, ein Fahrtenbuch führen.

Von A nach B: Das Fahrtenbuch

Fahrtenbuch ist Pflicht, die Fahrtkosten können aber auch ohne Fahrtenbuch im Schätzungswege ermittelt und abgesetzt werden (FG Saarland v. 27. 2. 1996, 1 K 42 / 95, geschätzter Aufwand eines angestellten Versicherungsvertreters: anerkannt 12 000 € jährlich).

Ein Fahrtenbuch ist nur auf Anforderung des Finanzamts vorzulegen (OFD München, 18.1.2001, S 2145 - 20 St 41 / 42). Weil der Begriff eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches gesetzlich nicht näher definiert ist, werden die deutschen Gerichte immer wieder mit dieser Sache beschäftigt.  Nach Auffassung des Fiskus muss ein Fahrtenbuch mindestens enthalten:

  •Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende einer jeden Fahrt,

  •Reiseziel, Reiseroute bei Umwegen,

  •Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Im Einzelnen:

Anforderungen an ein Fahrtenbuch (BMF, 12.05.1997, IV B 2 - S 2177 - 29 / 97)

Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen sind möglich: Arbeitnehmer, die regelmäßig aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, brauchen nur Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner anzugeben, ferner welche Geschäftspartner an welchem Ort besucht wurden.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. 

Das getürkte Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch zu führen ist lästig und sollte mit höheren absetzbaren Fahrtkosten belohnt werden als der pauschale Betrag von 0,30 € je km ausmacht. Damit das gelingt, haben sich einige Zeitgenossen angewöhnt, hin und wieder eine beruflich veranlasste Fahrt aufzuschreiben, die gar nicht stattgefunden hat. Wer kann so etwas Monate später noch kontrollieren, so der listige Hintergedanke. Gewiefte Steuerprüfer, wenn sie unter sich sind, bezeichnen deswegen Fahrtenbücher schlichtweg als ausgemachte Lügenbücher, bestätigen sich aber gegenseitig, jedes Fahrtenbuch, wenn sie es darauf anlegen, knacken zu können. Ein einziger Beweis für Trickserei dafür genügt. Tankquittungen sind z. B. verräterisch. Fehlt für den Tag des Tankens eine Eintragung im Fahrtenbuch, ist das Fahrtenbuch geknackt. Auch die TÜV-Rechnung wird gern hinzugezogen. Denn der TÜV lässt nicht mit sich reden, einen anderen als den tatsächlichen Kilometerstand aufzuschreiben.

♦   Vereinfachter Nachweis

Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug auf Dienstreisen, kann er einen vereinfachten Nachweis der tatsächlichen Kosten erbringen.

Absetzbar ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen (R 9.5 LStR).

Quelle: § 9 Abs. 1 Nr. 4a, Nr. 5a und Abs. 4a EStG