Übernachtungskosten können sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen vom Arbeitnehmer nur in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten abgezogen werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG).

Hingegen kann der Arbeitgeber entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei ersetzen oder für jede Übernachtung eine Pauschale bis 20 € steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR).

♦   Übernachtungskosten im Detail

Wenn Sie auf einer Dienstreise übernachten müssen, fallen regelmäßig Kosten an. Es sind nur die von Ihnen  tatsächlich geleisteten  Übernachtungskosten (ohne Frühstück) als  Werbungskosten abzugsfähig (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG). Eine Pauschale gibt es nicht. 

Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe 1.000 € monatlich angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 4 EStG).

Die Kosten können entweder vom Betrieb steuerfrei erstattet (§ 3 Nr. 16 EStG)  oder falls vom Ihnen selbst >>selbst gebucht<< als Werbungskosten abgezogen werden.

Für Auslandsreisen gibt es Übernachtungspauschalen, die aber nur für den steuerfreien Kostenersatz des Arbeitgebers gelten, der sich an eben diesen Pauschalen orientieren kann.

Immerhin kann der Betrieb Ihnen bei Inlandsreisen ohne Nachweis Übernachtungskosten bis zu 20 € steuerfrei auszahlen (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Anlage N Papierformular

• Übernachtungskosten schätzen

Wenn feststeht, dass einem Arbeitnehmer durch eine Dienstreise dem Grunde nach Übernachtungskosten entstanden sind, aber nicht belegt werden können, können die Übernachtungskosten geschätzt werden (BFH Urteil vom 12.9.2001-VI R 72/97).

Im Streitfall wurden Übernachtungskosten bei einem Bauklempner mit durchschnittlich 8 DM pro Übernachtung geschätzt. Diese Schätzung lässt keinen Rechtsfehler zum Nachteil der Kläger erkennen, so der BFH, zumal das Finanzgericht festgestellt hat, dass andere Montagearbeiter zu einem Betrag von 5 DM je Nacht in Baustellencontainern übernachtet haben.

Auch wenn das Urteil DM-Zeiten betrifft, gilt es auch heute  noch. Entsprechend der Regelung bei Berufskraftfahrern (siehe unten) dürfte im Baugewerbe ein Betrag von mindestens 8 € je Übernachtung angemessen sein 

♦   Fernfahrer / Berufskraftfahrer

Bei Kraftfahrern im Fernverkehr ist das Fahrzeug keine erste Tätigkeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG. Sobald Fernfahrer unterwegs ist, befindet er sich auf Dienstreise und kann Verpflegungspauschalen (14 € / 28 €) in Anspruch nehmen.   

• Übernachtung als Fernfahrer

Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten innerhalb einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit i. V. mit einer Übernachtung im Kfz einen Pauschbetrag in Höhe von 8 € pro Kalendertag geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie für diesen Tag eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen beanspruchen können. Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und der Pauschale kann im Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden.

Hauptvordruck Papierformular

Anlage N Papierformular

Das Finanzamt berücksichtigt Übernachtungskosten in Höhe von (210 Tage x 8 € =) 1.680 €.