Reisekosten können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a und 5a EStG, § 9 Abs. 4a EStG / BMF, Schreiben vom 25.11.2020, IV C 5 -S 2353/19).

Tipp Reisekosten aushandeln

Im Lohngespräch so viel wie nur möglich mit dem Arbeitgeber als steuerfreien Spesenersatz aushandeln. Jeder Euro, der als steuerfreier Spesenersatz gezahlt, ist auch wirklich 100 Cent wert, weil steuerfrei. Wohingegen sich der Abzug als Werbungskosten nur in Höhe Ihres persönlichen Steuersatzes in barer Münze auswirkt.

Der Betrag in Zeile 72 der Anlage N zeigt, wie erfolgreich Sie waren, sich Spesen erstatten zu lassen.

Anlage N Papierformular

  

Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist gemäß § 9 Abs. 4a Satz 1 EStG zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale von 14 € oder 28 € anzusetzen. In entsprechender Höhe kann der Arbeitgeber Verpflegungskosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG).

• Erste Tätigkeitstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist der entscheidende Dreh- und Angelpunkt. 

Erste Tätigkeitstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist. Das kann ein Büro oder eine Werkstatt sein, bei Fahrtätigkeit ein Fahrzeug oder ein Flugzeug, aber auch ein weiträumiges Gebiet, etwa ein Waldgelände, eine Werksanlage, ein Betriebsgelände, ein Bahnhof, ein Seehafen oder ein Flughafen (BFH Urteil vom 11.04.2019 - VI R 40/16).

Fahrtätigkeiten

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Auswärtstätigkeiten (nahezu) ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzt werden. Weitere Voraussetzung für die Gewährung von Reisekosten ist an dieser Stelle, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb hat.

Die Begründung im Detail ist komplex. Schauen Sie nach, ob Sie in einem Beruf arbeiten, der begünstigt ist oder nicht:

Begünstigt sind sind

Verkäufer im Außendienst, Verkaufsfahrer, Außendienstmonteure, Bauarbeiter, Paketzusteller. Auch Fernfahrer und Busfahrer ohne erste Tätigkeitsstätte im Betrieb.  Dieser Personenkreis arbeitet regelmäßig außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte und übt damit regelmäßig eine auswärtige berufliche Tätigkeit aus.

Nicht begünstigt sind

Polizeibeamte im Streifendienst, Postzusteller, Piloten, Flugbegleiter, Busfahrer, Lkw-Fahrer, Lokomotivführer, Zugbegleiter, Förster, Waldarbeiter, Hafenarbeiter, Flughafenarbeiter, Paketzusteller. Dieser Personenkreis erledigt entweder seine beruflichen Aufgaben regelmäßig in einer ersten Tätigkeitsstätte (Polizeibeamte im Streifendienst, Postzusteller, Piloten) oder übt eine Fahrtätigkeit aus und hat zugleich eine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb (Busfahrer, Lkw-Fahrer, Lokomotivführer, Zugbegleiter,  Flugbegleiter / Stewardess, Taxifahrer) oder der Personenkreis ist in einem weiträumigen Gebiet / Werksgebiet tätig (Waldarbeiter, Landarbeiter, Hafenarbeiter, Flughafenarbeiter).

Aktuelle Rechtsprechung

Polizeibeamte im Streifendienst: BFH Urteil vom 4.4.2019 - VI R 27/17

Postzusteller: BFH Urteil vom 30.09.2020 - VI R 10/19

♦   Fahrtkosten

Wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers reisen, haben Sie im Normalfall einen Dienstwagen zur Verfügung. In diesem Fall ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich, weil Ihnen keine Kosten entstanden sind.

Verwenden Sie ein eigenes Fahrzeug, kann Ihr Arbeitgeber Ihnen die Fahrtkosten steuerfrei erstatten oder Sie können die angefallenen Fahrtkosten in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, z. B. mit 0.30 € je gefahrenen km.

Dies bedeutet: Die Fahrtkosten im Rahmen der Auswärtstätigkeit sind in tatsächlicher Höhe zu berücksichtigen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Ohne Kostennachweis werden anerkannt die im Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgelegten Höchstsätze, 0,30 € je km bei Nutzung eines Kfz und 0,20 € je km bei Nutzung anderer motorbetriebener Fahrzeuge, unabhängig von der Anzahl der mitgenommenen Personen. Dieser Kostenabzug gilt für alle Fahrten im Rahmen der Auswärtstätigkeit, auch mehrmals täglich. Parkgebühren bzw. Kosten infolge von Unfällen sind zusätzlich absetzbar.

♦   Verpflegungsmehraufwendungen

Zur Abgeltung der Ihnen entstandenen  Mehraufwendungen für Verpflegung können Sie eine Pauschale als Werbungskosten absetzen.

Absetzbar sind somit nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten, sondern nur die gegenüber der Verpflegung zu Hause notwendigen Mehraufwendungen. Die Mehraufwendungen sind in Form von verbindlichen Verpflegungspauschalen gesetzlich festgelegt (§ 9 Abs. 4a EStG).

• Verpflegungspauschale ab 2020

Abwesenheit mehr als 8 Stunden =                    14 €

Ganztagspauschale                                            28 €

An- und Abreisetag bei mehrtätigen Reisen       14 €*

*Ohne Prüfung der Mindestabwesenheitsdauer

• Keine Verpflegungspauschale möglich

Die Verpflegungspauschale entfällt trotz Auswärtstätigkeit in zwei Fällen:

Fall 1: Ablauf der Dreimonatsfrist

Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist bei einer Tätigkeit an derselben auswärtigen Arbeitsstätte auf maximal drei Monate begrenzt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Der Gesetzgeber geht offensichtlich davon aus, dass der Arbeitnehmer nach drei Monaten über so gute Ortskenntnisse verfügt, dass er um sich genauso preiswert wie zu Hause verpflegen kann und bei ihm somit kein Verpflegungsmehraufwand mehr entsteht.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund für die Unterbrechung (z. B. Tätigkeit am Firmensitz, Urlaub, Krankheit) ist ohne Bedeutung (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14).

Fall 2: Auswärtstätigkeit von weniger als 8 Stunden

Der Abzug einer Verpflegungspauschale entfällt, wenn der Arbeitnehmer die Mindestabwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht. Dies gilt nicht bei mehrtägigen Reisen für den An- und Abreisetag.

• Kürzung der Verpflegungspauschalen

Können Sie sich bei Dienstreisen auf Kosten der Firma verpflegen, wird die Pauschale gekürzt (Zeile 70 der Anlage N).

 Die Kürzungsbeträge betragen

• für ein Frühstück in Höhe von 20 % der Ganztagspauschale,
• für ein Mittag- und Abendessen in Höhe von jeweils 40 % der Ganztagspauschale.

Der Kürzungsbetrag für Inlandsreisen beläuft sich somit für ein Frühstück auf (20 % von 28 € =)  5.60 €  und für ein Mittag- und Abendessen auf jeweils (40 % von 28 € =) 11.20 € .

Die Kürzung der Pauschale beträgt - tagesbezogen - maximal 0 €.

Beispiel

Während einer dreitägigen Dienstreise übernachten Sie zweimal in einem Hotel und bezahlen mit einer Firmen-Kreditkarte: Zwei Mittagessen (jeweils 30 €) und zweimal Frühstück (jeweils 15.00 €) gestellt.

Sie können als Werbungskosten absetzen:

An- und Abreisetag jeweils 14 €		28,00 €
Zwischentag		28,00 €
Gesamtpauschale		56,00 €
Kürzung Frühstück 2 x 5.60 €	11.20 €
Kürzung Mittagessen 2 x 11.20 €	22.40 €
Summe der Kürzungen	33.60 €	>       33.60 €
Verbleibende Pauschale		22.40 €

Anlage N Papierformular

Mehr zu Verpflegungskosten im Beitrag 4.0.

♦   Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind nur abzugsfähig, wenn sie nachgewiesen werden (R 9.7 LStR). Sind Übernachtungskosten ohne Nachweis indessen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden, können sie geschätzt werden ( 8 DM pro Übernachtung / BFH Urteil vom 12.9.2001 - VI R 72/97).

Bei Bau- und Montagearbeitern besteht oft eine kostenfreie Übernachtungsmöglichkeit in Baucontainern und Gemeinschaftsunterkünften (BFH 12.9.2001, VI R 72/97). In diesen Fällen entstehen keine absetzbaren Übernachtungskosten.

Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit  an derselben Tätigkeitsstätte können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € im Monat angesetzt werden. Dies gilt auch für Hotelübernachtungen.

Dieselbe Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte kann nur vorliegen, wenn die Tätigkeit an mindestens drei Tagen wöchentlich ausgeübt wird.

Beispiel:

Ein IT-Berater, erste Tätigkeitsstätte in Hannover, betreut jede Woche

1. mindestens drei Tage
2. nur zwei Tage

die EDV-Anlage eines Kunden in Berlin. Er übernachtet in einem Hotel.

Lösung: 

Die 48-Monatsfrist ist zu beachten. Die Hotelkosten sind nach Ablauf von 48 Monaten auf maximal 1.000 € monatlich begrenzt, weil die Tätigkeit an mindestens drei Tagen wöchentlich ausgeübt wurde.

Die Hotelkosten können aber auch noch nach Ablauf von 48 Monaten in voller Höhe abzugsfähig sein, wenn die Tätigkeit wöchentlich nicht mehr als zwei Tage ausgeübt wurde.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Sätze 2 und 4 EStG).

♦   Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in tatsächlich nachgewiesener Höhe als Werbungskosten anerkannt werden. Hierzu gehören z. B. Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Telefax, Porto, Garage und Parkplatz.

Tipp LKW-Fahrer / Fernfahrer aufgepasst

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn Arbeitnehmer, im Rahmen ihrer Auswärtstätigkeiten (nahezu) ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzt werden. Weitere Voraussetzung für die Gewährung von Reisekosten ist, dass es sich um eine auswärtige Fahrtätigkeit handelt, d. h., dass der Arbeitnehmer im Betrieb keine erste Tätigkeitsstätte hat.

LKW-Fahrer haben eine erste Tätigkeitsstätte in ihrem Fahrzeug. Somit sind sie nicht außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig und können deswegen keine Verpflegungspauschale beanspruchen. 

LKW-Fahrer übernachten meistens in der Kabine ihres Fahrzeugs. Es ergeben sich dabei Reisenebenkosten durch Nutzung von sanitären Anlagen auf Rastplätzen, die für sie Werbungskosten sind.

Es können pauschal 8 € pro Tag geltend gemacht werden.

Anlage N Papierformular

Nicht absetzbar sind wegen privater Mitbenutzung (§ 12 EStG) Kosten für Bekleidung, TV, Anschaffung von Reiseausrüstung (z. B. Koffer, Föhn, Reisewecker, Stadtführer usw.; R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR) sowie Geldbußen und Verwarnungsgelder (H 9.8 "Geldbußen" LStH).

⇒   Dienstreisen ins Ausland

Bei einer Tätigkeit im Ausland treten an die Stelle der Pauschbeträge nach Satz 3 länderweise unterschiedliche Pauschbeträge.

♦   Tipp Steuerfreie Spesen bringen mehr

Wenn Ihr Chef mitspielt, sollte immer die Devise gelten: So viel wie nur irgend möglich als steuerfreien Spesen- und Auslagenersatz kassieren. Jeder Euro als steuerfreier Spesenersatz ist auch wirklich einen Euro wert. Wohingegen die Kosten, die Sie als Werbungskosten absetzen, über die Steuer nur in Höhe Ihres persönlichen Steuersatzes auf Ihrem Konto landen. Alles in allem sind das inclusive der Nebensteuern max. 55 Cent von jedem Euro, den Sie für Werbungskosten aufgewendet haben. Und das auch nur bei den absoluten Spitzenverdienern.

Gelegenheit, bei der nächsten Lohnrunde dieses Thema anzusprechen. Sicher weiß auch Ihr Chef, dass auch er von einem solchen Manöver profitiert, kann er doch die gezahlten Spesen als Betriebsausgaben absetzen, aber mehr noch bringt ihm die Ersparnis bei der Sozialversicherung. Denn was steuerfrei ist, das ist auch frei von Sozialabgaben.

♦   Tipp Reisekostennachweis

Der Handel bietet dafür geeignete Vordruck-Hefte an, wie z. B. den Rhenus-Reisekostennachweis.

Ein genauer Reisekostennachweis macht sich doppelt bezahlt. Gegenüber Ihrer Firma dient er als Abrechnungsunterlage für steuerfreien Reisekostenersatz und gegenüber dem Fiskus als Nachweis für Werbungskosten.

♦   Tipp Über das Grundsätzliche hinaus?

Manchmal ist es erforderlich, etwas tiefer in das steuerliche Reisekostenrecht einzusteigen. Dies gelingt am besten, wenn man sich das neueste BMF-Schreiben vorknöpft. Anhand von mehr als 50 Beispielen mit den notwendigen Erläuterungen bröseln die Experten im BMF das steuerliche Reisekostenrecht auf.