Zusammenfassung / Begriff

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer ist unabhängig vom Umfang der Nutzung - beruflich oder privat - steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt auch für die Nutzung in der Wohnung des Arbeitnehmers durch seine Familienangehörigen. 

Mit der Steuerfreiheit wird nicht nur die private Nutzung von Personal-Computern und Telekommunikationsgeräten gefördert, vielmehr auch alle Arten von anderen Datenverarbeitungsgeräten einschließlich des Zubehörs, ferner die Überlassung von System- und Anwendungsprogrammen und auf damit zusammenhängende Dienstleistungen.

Es ist nicht erforderlich, dass die Geräte auch tatsächlich im Interesse des Überlassenden genutzt werden, d. h. es kommt nicht auf den Standort des Geräts an (Betrieb, Privatwohnung des Arbeitnehmers oder mobile Nutzung wie beim Laptop). Es ist auch nicht erforderlich, dass im Betrieb des Arbeitgebers weitere vergleichbare Geräte vorhanden sind. Eine berufliche Mitbenutzung der Geräte ist somit nicht erforderlich (R 3.45 Satz 1 LStR 2015).

Wichtig: Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können also vereinbaren, dass der Arbeitnehmer z. B. unter Herabsetzung der Bezüge mehr als betriebliches Handy oder mehr als einen betrieblichen Laptop erhält, die von Familienangehörigen zu Hause genutzt werden (R 3.45 LStR). 

•  Handy-Nutzung

Ist der Handy-Vertrag auf den Namen des Arbeitgebers abgeschlossen, sind Privatgespräche des Arbeitnehmers steuerfrei, auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt, denn ein Nachweis über den Umfang der privaten Gespräche wird nicht verlangt.

Es gibt also bei der privaten Nutzung keinerlei Grenzen, d. h. Sie können, wenn der Chef mitspielt, unbelastet von Lohnsteuer und Sozialabgaben unbegrenzt hohe Vorteile aus der privaten Nutzung ziehen, wie z. B. ein Zweithandy privat nutzen.

• Zweit- oder Dritthandy für die Familie

Für die private Nutzung ist ein Zweit- oder Dritthandy des Arbeitgebers besonders vorteilhaft, ist damit auch ständig die Nutzung durch Familienangehörige möglich.

• Übereignung der Geräte

Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Handy / Smartphone, Notebook, PC , handelt es sich um steuerpflichtigen Sachlohn, der indessen mit 25 % pauschal besteuern werden kann (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Der Arbeitnehmer zahlt dann keine Steuern. Der Betrieb nimmt den Kaufbeleg zum Lohnkonto und regelt auch die Gewährleistungsansprüche oder den Umtausch.