Anlage N

Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass einer Betriebsveranstaltung sind steuerfrei, soweit die Aufwendungen je Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 € nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). 

Tipp 1 Gottlob verkalkuliert!

Die Teilnahme am Betriebsausflug ist regelmäßig freiwilliger Natur. Haben weniger Arbeitnehmer als ursprünglich kalkuliert am Betriebsausflug teilgenommen, bleiben die Arbeitnehmer, die nicht teilgenommen haben,  bei der Durchschnittsberechnung unberücksichtigt (FG Düsseldorf Urteil vom 17.01.2011 - 11 K 908/10 L; nachgehend BFH vom 16.5.2013 - VI R 7/11).

Beispiel:

Ursprünglich kalkulierte und tatsächliche Aufwendungen des Arbeitgebers betragen 47.166.00 € bei 602 Teilnehmern, Durchschnittsbetrag pro Teilnehmer (47.166.00 € : 602 =) 78.34 €. Der Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer ist nicht überschritten. 

Tatsächlich haben am Betriebsausflug aber nur 347 Arbeitnehmer und Gäste teilgenommen. Der tatsächliche Aufwand pro Teilnehmer beträgt somit (47.166.00 € : 347 =) 135.92 €. Dass sind mehr als der Freibetrag hergibt. 

Im Streitfall haben die Richter die Aufwendungen für die Personen, die entgegen der ursprünglichen Annahme nicht erschienen waren (602 - 347 = 255) indessen aus den Gesamtkosten herausgerechnet. Auf diesen Personenkreis entfallen Kosten von (78.34 € x 255 =) 19.976.70 €.

Die endgültige Durchschnittsberechnung ergibt einen Kostenanteil pro Teilnehmer von (47.166.00 € - 19.976.70 € = 27.189.30 € : 347 Teilnehmer =) 78.34 €. 

Der Durchschnittsbetrag pro Teilnehmer liegt somit deutlich unter 110 €, die geleisteten Zuwendungen sind lohnsteuerfrei. 

• Neuregelung

Inzwischen sieht der  BFH die Rechtslage anders und stellt es darauf ab, wie viel Personen tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen haben. Die Gesamtkosten des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen (BFH Urteil vom 29.04.2021 - VI R 31/18). Von ursprünglich 27 Personen hatten 2 Personen abgesagt.

Somit wurde gerechnet: 

Gesamtkosten 3.052,35 € : 25 teilnehmende Personen = 122.09 € pro Person. Somit war zu versteuern: Tatsächliche Teilnehmer 25 x 122,09 € = 3.052,35 € abzüglich Freibeträge ( 110 € x 25 Teilnehmer =) 2.750 € = steuerpflichtiger Arbeitslohn 302.35 €. 

Tipp 2 Als Organisator gibt es steuerfreie Spesen

Mit einem Kniff kommen Sie aus der Bredouille, indem Sie sich zum Organisator des Betriebsausflugs aufschwingen. In dem Moment gerät der Ausflug für Sie zum Arbeitseinsatz und Sie zählen als Teilnehmer des Betriebsausflugs nicht mit. Diesen Kniff muss natürlich der Chef schriftlich absegnen. Ablage in Ihrer Lohnsteuerakte nicht vergessen, für den Steuerprüfer. In diesem Fall müssen Sie aber auch konsequent sein und den Arbeitseinsatz als Dienstreise abrechnen oder steuerlich geltend machen.

Tipp 3 Entfernungspauschale und Reisekosten abziehen

Meistens versammeln sich die Teilnehmer für den Betriebsausflug in der Unternehmenszentrale. Für die Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale ist die Fahrt am Tag des Betriebsausflugs in Höhe der Entfernungspauschale abzurechnen, d. h. der Tag zählt als Fahrt zum Betrieb (Anlage N Zeile 35 / Feld 110 / aufgesucht an Tagen).  

Für die anderen Mitarbeiter ist die Fahrt zur Unternehmenszentrale eine Dienstreise (Anlage N / Zeile 49 ff). Die Fahrtkosten - sowie ggfs. Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten - gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten steuerfrei erstattet werden (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG; R 19.5 Abs. 4 LStR).  

Tipp 4 Dienstreise statt Betriebsausflug

Der Arbeitgeber braucht der Veranstaltung lediglich den Vergnügungscharakter zu nehmen und schon ist er der Kostenfalle entwichen. Vielleicht ist Ihr Chef dankbar, wenn er diesbezüglich einen Tipp erhält.

Der Kniff gelingt z. B. anlässlich einer zweitägigen Reise, indem der Betrieb an einem der beiden Tage angenehmes mit nützlichem verbindet und einem Hauptkunden einen Besuch abstattet, um dessen Betrieb zu besichtigen. In diesem Fall sind die Kosten aufzuteilen (BFH v. 16.11.2005, VI R 118/01).

Die Betriebsbesichtigung gehört nicht zum Betriebsausflug, zählt vielmehr als Dienstreise. Die anteiligen Kosten dafür sind steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG), weil die Besichtigung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse liegt und damit keinen Entlohnungscharakter hat.

Tipp 5 Betriebsausflug für exklusiven Teilnehmerkreis / Incentivreise

Der Freibetrag von 110 € steht nur zu, wenn der Betriebsausflug  allen Betriebsangehörigen offen steht (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beschränkt sich der Teilnehmerkreis nur auf Führungskräfte, sind die Gesamtkosten von den teilnehmenden Personen  über die Steuerkarte zu versteuern.

Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung stellt mangels Offenheit des Teilnehmerkreises keine Betriebsveranstaltung i.S. des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG dar. Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung mit einem festen Steuersatz von 25 % scheidet aus (BFH, 15.1.2009, VI R 22/06).

Tipp 6 Jubilare feiern steuerfrei

Wenn Ihr Chef nach Ihrer langjährigen Betriebszugehörigkeit von 10, 20, 25, 30, 40 oder gar 50 Jahren eine schöne Feier für Sie organisiert, gilt diese inzwischen als Betriebsveranstaltung. Aufwendungen sind somit bis zu 110 € je Teilnehmer steuerfrei.

Sachgeschenke an die Jubilare sind in die 110 €-Grenze einzubeziehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

Leider kann eine solche Feier dem allgemeinen Betriebsausflug oder der Weihnachtsfeier in die Quere kommen, weil die Jubilarfeier als reguläre Betriebsveranstaltung mitzählt. Denn insgesamt sind ja nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr begünstigt.

Bei Sachzuwendungen aus Anlass von Betriebsausflügen zieht der Fiskus enge Grenzen: Nur Aufwendungen je Arbeitnehmer bis zu 110 € einschließlich Umsatzsteuer je Veranstaltung sind steuerfrei. Außerdem sind lediglich bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr begünstigt.

Der Freibetrag gilt nur für den jeweiligen Betriebsausflug. Bei nur einem einzigen Betriebsausflug im Jahr gilt der Freibetrag nicht doppelt. Auch kann ein für einen Betriebsausflug nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht auf einen zweiten Betriebsausflug übertragen werden.  

Tipp 7 Die dritte Veranstaltung pauschal versteuern

Es zählen nicht nur die reinen Betriebsausflüge, sondern auch Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern (R 19.5 Abs. 2 LStR). Die dritte Veranstaltung ist für die Teilnehmer somit steuerpflichtig, kann indessen pauschal versteuert werden.

Im Mai war Betriebsausflug mit Kosten je Arbeitnehmer von 90 €, dann hat der Betrieb im September ein Geschäftsjubiläum gefeiert mit Kosten von 40 € je Teilnehmer und im Dezember eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 60 € je Teilnehmer.

Nun kann der Betrieb auswählen, welche dieser drei Veranstaltungen unüblich ist. Es steht ihm frei, die preiswerteste auszusuchen und zu versteuern. In diesem Falle ist es das Geschäftsjubiläum mit 40 € je Teilnehmer. Den Betrag kann der Betrieb auch mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Ziff. 2 EStG).

Tipp 8 Barzuschuss für Teilnahme am Oktoberfest

Ein ganz heißer Tipp für den Betriebsrat: Betriebsausflug mit einem Charterflugzeug nach München zum Oktoberfest, Übernachtung im Hotel. Dazu sagt aber meistens die Geschäftsleitung: „Das geht nicht wegen der Steuer.“

Es geht aber doch, der Betrieb kann einen steuerfreien Barzuschuss bis 110 € je Teilnehmer leisten. Barzuschüsse des Arbeitgebers zu einer von der Belegschaft selbst oder von der Personalvertretung / Betriebsrat organisierten Betriebsveranstaltung bleiben steuerfrei. Voraussetzung: Alle Betriebsangehörigen oder bei abteilungsweisen Veranstaltungen alle Angehörigen der jeweiligen Abteilung können daran teilnehmen.

Dies bedeutet:

So einen Ausflug übers Wochenende zum Oktoberfest oder an die Nordsee oder in die Berge zum Skilaufen kann der Betrieb durch einen saftigen Zuschuss sponsern (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).

Tipp 9 Zum Betriebsausflug glatte 90 € zusätzlich bar auf die Hand

Es geht aber noch anders, ohne Saufen und Völlerei: Mit Bus oder Fahrrad ins Grüne und einem gesunden Mittagessen im Landgasthof. Essen und Trinken zum Pauschalpreis von 20 € pro Person zahlt der Betrieb. Dazu erhält jeder Teilnehmer 90 € bar auf die Hand, abgesegnet vom BFH siehe oben (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).

02.22