Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Betriebsausflüge sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z.B. jährliche Betriebsveranstaltungen, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung / eines Betriebsausflugs sind Sachbezüge. Die Zuwendungen für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr sind steuerfrei, soweit sie den Betrag von 110 € je Teilnehmer nicht übersteigen, dies unter der Voraussetzung, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z.B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung; Sachzuwendungen aus solchem Anlass sind indessen ebenfalls bis 110 € steuerfrei, auch bei einem sog. genannten Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 LStR).

♦   Freibetrag 110 € pro Person

Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören zwar regelmäßig zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Das sind sind z. B. Speisen und Getränke, die Übernahme von Übernachtungskosten, Eintrittskarten, Geschenke oder Aufwendungen für "den äußeren Rahmen". Bis zur Höhe von 110 € einschließlich Umsatzsteuer pro Teilnehmer sind diese Zuwendungen indessen steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).

Der steuerfreie Betrag für geringfügige Sachbezüge in Höhe von monatlich 50 € (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kommt hier nicht in Betracht, weil der Freibetrag von 110 € günstiger ist.

• Versteuerung

Soweit die Zuwendungen steuerpflichtig sind, also den Freibetrag von 110 € übersteigen, können diese wahlweise mit 25 % pauschaliert oder individuell versteuert werden. 

♦   Höchstens zwei Betriebsausflüge pro Jahr

Außerdem sind nur zwei Veranstaltungen im Jahr bis jeweils 110 € pro Teilnehmer begünstigt (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 EStG).

• Feier zum Firmenjubiläum ist Betriebsveranstaltung

Zu den Betriebsveranstaltungen in diesem Sinne gehört auch ein Firmenjubiläum. Damit ist schon mal eine der zwei begünstigten Betriebsveranstaltungen verbraucht, es sind aber auch bei einem Firmenjubiläum  Zuwendungen bis 110 € pro Teilnehmer begünstigt.  

• Arbeitnehmerjubiläum für mehrere Mitarbeiter 

Eine gemeinsame Jubiläumsfeier für mehrere Mitarbeiter, die ein rundes  Arbeitnehmerjubiläum eines Arbeitnehmers  feiern, stellt ebenfalls eine Betriebsveranstaltung dar, sodass Zuwendungen bis 110 € steuerfrei sind. Dabei ist es unschädlich, wenn z. B. anlässlich der jährlichen Jubilarfeier im Betrieb auch die engeren Mitarbeiter der Jubilare eingeladen sind. 

• Arbeitnehmerjubiläum für einen einzelnen Mitarbeiter

Eine Jubilarfeier nur zur Ehrung eines einzelnen Jubilars ist keine Betriebsveranstaltung; der Freibetrag von 110 € findet keine Anwendung. Gleichwohl gehören Zuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass eines runden Arbeitnehmerjubiläums nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Aufwendungen nicht mehr als 110 € brutto pro teilnehmende Person betragen. In die Freigrenze sind auch Sachgeschenke bis zu einem Gesamtwert von 60 € brutto einzubeziehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR)

♦   Begleitpersonen

Wenn an der Betriebsveranstaltung Begleitpersonen des Arbeitnehmers wie Ehepartner, Freundin oder Freund teilnehmen, ist er auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.

Beispiel: Der Betriebsausflug kostet pro Teilnehmer im Schnitt 90 €, es ist also nichts zu versteuern. Nehmen Sie indessen Ihren Ehepartner mit, beträgt Ihr Kostenanteil 180 €. Somit sind (180 € - 110 € Freibetrag =) 70 € steuerpflichtiger Sachbezug, ein kurioses Ergebnis in der Tat. 

• Bewertung der Zuwendungen

Der Wert der Zuwendungen kann anhand der Kosten geschätzt werden, die der Arbeitgeber dafür seinerseits aufgewendet hat. Diese Kosten sind grundsätzlich zu gleichen Teilen sämtlichen Teilnehmern (den Arbeitnehmern und den teilnehmenden Angehörigen und Gästen) zuzurechnen (BFH vom 12.12.2012 - VI R 79 / 10 / R 19.5 Abs. 3 LStR).

Beispiel:

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen insgesamt 9.000 €. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von ihrem Partner begleitet werden. Insgesamt nehmen also 100 Personen am Betriebsausflug teil. 

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 90 € entfällt. Der Wert der Zuwendungen übersteigt den Freibetrag von 110 € nicht. Von den 100 Teilnehmern haben 50 Arbeitnehmer keinen steuerpflichtigen Vorteil erhalten, weil unter 110 €.   

Allerdings ist der auf die Begleitpersonen / Partner entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil somit (90 € x 2 Personen =) 180 €. Nach Abzug des Freibetrags von 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von 70 €.

Bei der Berechnung der steuerfreien Zuwendungen gibt es Spielraum: 

Tipp 1 Absage zum Betriebsausflug

Dies ist eigentlich ein Tipp für den Steuerprüfer: Die Teilnahme am Betriebsausflug ist regelmäßig freiwilliger Natur. Haben weniger Arbeitnehmer als ursprünglich kalkuliert am Betriebsausflug teilgenommen, bleiben die Arbeitnehmer, die nicht teilgenommen haben, bei der Durchschnittsberechnung unberücksichtigt (BFH Urteil vom 29.04.2021 - VI R 31/18).

Beispiel: 

Im Urteilsfall hatten von ursprünglich 27 Personen  2 Personen abgesagt. Die Gesamtkosten betrugen 3.052,35 €. Somit wurde gerechnet: 

Gesamtkosten 3.052,35 € : 25 teilnehmende Personen = 122.09 € pro Person. Somit war zu versteuern: Tatsächliche Teilnehmer 25 x 122,09 € = 3.052,35 € abzüglich Freibeträge ( 110 € x 25 Teilnehmer =) 2.750 € = steuerpflichtiger Arbeitslohn 302.35 €. 

Tipp 2 Als Organisator gibt es steuerfreie Spesen

Mit einem Kniff kommen Sie aus der Bredouille, Zuwendungen zu versteuern, indem Sie sich zum Organisator des Betriebsausflugs aufschwingen. In dem Moment gerät der Ausflug für Sie zum Arbeitseinsatz und Sie zählen als Teilnehmer des Betriebsausflugs nicht mit. Diesen Kniff muss natürlich der Chef schriftlich absegnen. Ablage in Ihrer Lohnsteuerakte nicht vergessen, für den Steuerprüfer. In diesem Fall müssen Sie aber auch konsequent sein und den Arbeitseinsatz als Dienstreise abrechnen oder steuerlich geltend machen.

Tipp 3 Entfernungspauschale und Reisekosten abziehen

Meistens versammeln sich die Teilnehmer für den Betriebsausflug in der Unternehmenszentrale. Für die Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale ist die Fahrt am Tag des Betriebsausflugs in Höhe der Entfernungspauschale abzurechnen, d. h. der Tag zählt als Fahrt zum Betrieb (Anlage N Zeile 35 / Feld 110 / aufgesucht an Tagen).  

Für die anderen Mitarbeiter ist die Fahrt zur Unternehmenszentrale eine Dienstreise (Anlage N / Zeile 49 ff). Die Fahrtkosten - sowie ggfs. Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten - gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten steuerfrei erstattet werden (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG; R 19.5 Abs. 4 LStR).  

Tipp 4 Dienstreise statt Betriebsausflug

Der Arbeitgeber braucht der Veranstaltung lediglich den Vergnügungscharakter zu nehmen und schon ist er der Kostenfalle entwichen. Vielleicht ist Ihr Chef dankbar, wenn er diesbezüglich einen Tipp erhält.

Der Kniff gelingt z. B. anlässlich einer zweitägigen Reise, indem der Betrieb an einem der beiden Tage angenehmes mit nützlichem verbindet und einem Hauptkunden einen Besuch abstattet, um dessen Betrieb zu besichtigen. In diesem Fall sind die Kosten aufzuteilen (BFH v. 16.11.2005, VI R 118/01).

Die Betriebsbesichtigung gehört nicht zum Betriebsausflug, zählt vielmehr als Dienstreise. Die anteiligen Kosten dafür sind steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG), weil die Besichtigung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse liegt und damit keinen Entlohnungscharakter hat.

Tipp 5 Betriebsausflug für exklusiven Teilnehmerkreis / Incentivreise

Der Freibetrag von 110 € steht nur zu, wenn der Betriebsausflug  allen Betriebsangehörigen offen steht (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beschränkt sich der Teilnehmerkreis nur auf Führungskräfte, sind die Gesamtkosten von den teilnehmenden Personen  über die Steuerkarte zu versteuern.

Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung stellt mangels Offenheit des Teilnehmerkreises keine Betriebsveranstaltung i.S. des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG dar. Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung mit einem festen Steuersatz von 25 % scheidet aus (BFH, 15.1.2009, VI R 22/06).

Tipp 6 Jubilare feiern steuerfrei

Wenn Ihr Chef nach Ihrer langjährigen Betriebszugehörigkeit von 10, 20, 25, 30, 40 oder gar 50 Jahren eine schöne Feier für Sie organisiert, gilt diese inzwischen als Betriebsveranstaltung. Aufwendungen sind somit bis zu 110 € je Teilnehmer steuerfrei.

Sachgeschenke an die Jubilare sind in die 110 €-Grenze einzubeziehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

Leider kann eine solche Feier dem allgemeinen Betriebsausflug oder der Weihnachtsfeier in die Quere kommen, weil die Jubilarfeier als reguläre Betriebsveranstaltung mitzählt. Denn insgesamt sind ja nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr begünstigt.

Bei Sachzuwendungen aus Anlass von Betriebsausflügen zieht der Fiskus enge Grenzen: Nur Aufwendungen je Teilnehmer bis zu 110 € einschließlich Umsatzsteuer je Veranstaltung sind steuerfrei. Außerdem sind lediglich bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr begünstigt.

Der Freibetrag gilt nur für den jeweiligen Betriebsausflug. Bei nur einem einzigen Betriebsausflug im Jahr gilt der Freibetrag nicht doppelt. Auch kann ein für einen Betriebsausflug nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht auf einen zweiten Betriebsausflug übertragen werden.  

Tipp 7 Die dritte Veranstaltung pauschal versteuern

Es zählen nicht nur die reinen Betriebsausflüge, sondern auch Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern (R 19.5 Abs. 2 LStR). Die dritte Veranstaltung ist für die Teilnehmer somit steuerpflichtig, kann indessen pauschal versteuert werden.

Im Mai war Betriebsausflug mit Kosten je Teilnehmer von 90 €, dann hat der Betrieb im September ein Geschäftsjubiläum gefeiert mit Kosten von 40 € je Teilnehmer und im Dezember eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 60 € je Teilnehmer.

Nun kann der Betrieb auswählen, welche dieser drei Veranstaltungen unüblich ist. Es steht ihm frei, die preiswerteste auszusuchen und zu versteuern. In diesem Falle ist es das Geschäftsjubiläum mit 40 € je Teilnehmer. Den Betrag kann der Betrieb auch mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Ziff. 2 EStG).

Tipp 8 Barzuschuss für Teilnahme am Oktoberfest

Ein ganz heißer Tipp für den Betriebsrat: Betriebsausflug mit einem Charterflugzeug nach München zum Oktoberfest, Übernachtung im Hotel. Dazu sagt aber meistens die Geschäftsleitung: „Das geht nicht wegen der Steuer.“

Es geht aber doch, der Betrieb kann einen steuerfreien Barzuschuss bis 110 € je Teilnehmer leisten. Barzuschüsse des Arbeitgebers zu einer von der Belegschaft selbst oder von der Personalvertretung / Betriebsrat organisierten Betriebsveranstaltung bleiben steuerfrei. Voraussetzung: Alle Betriebsangehörigen oder bei abteilungsweisen Veranstaltungen alle Angehörigen der jeweiligen Abteilung können daran teilnehmen.

Dies bedeutet:

So einen Ausflug übers Wochenende zum Oktoberfest oder an die Nordsee oder in die Berge zum Skilaufen kann der Betrieb durch einen saftigen Zuschuss sponsern (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).

Tipp 9 Zum Betriebsausflug glatte 90 € zusätzlich bar auf die Hand

Es geht aber auch anders, ohne Saufen und Völlerei: Mit Bus oder Fahrrad ins Grüne und einem gesunden Mittagessen im Landgasthof. Essen und Trinken zum Pauschalpreis von 20 € pro Person zahlt der Betrieb. Dazu erhält jeder Teilnehmer 90 € bar auf die Hand, abgesegnet vom BFH siehe oben (BFH Urteil vom 16.11.2005 -VI R 157/98).