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Anlage N
Zusammenfassung / Begriff
Sachbezüge sind Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht in Geld, sondern in Geldeswert bestehen und im Rahmen des Dienstverhältnisses zufließen. Im Gegensatz zum Barlohn bezeichnet man diese Form des Arbeitslohns auch als geldwerten Vorteil oder Sachlohn (§ 8 Abs. 2 EStG). Hierunter fällt insbesondere der Bezug von freier Unterkunft und Verpflegung, und Überlassung von betrieblichen Fahrzeugen (Firmenwagen) zur privaten Nutzung durch die Arbeitnehmer.
Sachbezüge in Form von Unterkunft und Verpflegung werden besonders günstig bewertet und damit auch günstig besteuert (SvEV). Dies kann zu einer beträchtlichen Minderung der Abgabenlast führen.
⇒ Amtliche Sachbezugswerte 2023
Der monatliche Gesamtsachbezugswert für Unterkunft und Verpflegung für einen erwachsenen Arbeitnehmer außerhalb des Haushalts des Arbeitgebers beträgt ab dem 1.1.2023 für das gesamte Bundesgebiet ( Unterkunft 265 € + Verpflegung 288 € =) 553 €.
Details entnehmen Sie bitte den offiziellen Bekanntmachungen, z. B. AOK
♦ Sachbezugswert Unterkunft 2023
Eine Unterkunft in einem Arbeitgeberhaushalt oder anderweitig ist mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung – SvEV - von 265 € zu bewerten.
Eine Unterkunft unterscheidet sich von einer Wohnung darin, dass Arbeitnehmern neben dem Wohnraum keine eigene Küche mit Kochgelegenheit sowie kein eigenes Bad mit WC zur Verfügung, sondern nur zur Mitbenutzung, bereitstehen.
Handelt es sich um eine Gemeinschaftsunterkunft (Wohngemeinschaft), ist ein Abschlag von 15 % vorzunehmen. Bei Mehrfachbelegung eines Zimmers
Beispiel: Arbeitnehmer A hat in einer Wohngemeinschaft ein Zimmer mit zwei weiteren Arbeitnehmern. Arbeitnehmer A hat ein Zimmer für sich, die Arbeitnehmer B und C teilen sich ein Zimmer.
Für A beträgt der Sachlohn (85 % von 265 € =) 225.25 €, für B und C ( 60 % von 225,25 € =) 135.15 €.
♦ Sachbezugswert für eine Wohnung (§ 8 Abs. 2 S. 12 EStG)
Von der Unterkunft in Form eines möblierten Zimmers ist die freie Überlassung einer Wohnung durch den Arbeitgeber zu unterscheiden. Eine freie Wohnung ist nicht mit dem Sachbezugswert, sondern mit dem ortsüblichen Mietwert anzusetzen. Wohnung in diesem Sinne ist eine in sich geschlossene (abschließbare) Einheit von Räumen, in denen die Führung eines selbstständigen Haushalts möglich ist. Es müssen eine eigene Wasserversorgung, eine Kochgelegenheit, und eine eigene Toilette vorhanden sein. Andernfalls ist es nur eine Unterkunft, die mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen ist.
Die ortsübliche Miete umfasst die Kaltmiete zuzüglicher Nebenkosten. Dabei ist ein Bewertungsabschlag von einem Drittel des ortsüblichen Mietwerts vorzunehmen, sofern es sich nicht um eine Luxuswohnung handelt (§ 8 Abs. 2 S. 12 EStG). Als Luxuswohnung gilt eine Wohnung von mehr als 25 qm Wohnfläche.
Die Nebenkosten für Heizung und Warmwasser sind nach dem tatsächlichen Verbrauch zu erfassen. Kann der tatsächliche Verbrauch mangels geeigneter Zähler nicht genau bestimmt werden, können die Nebenkosten aus Vereinfachungsgründen aus den amtlichen Werten für Dienstwohnungen im öffentlichen Dienst abgeleitet werden (Erlass Ministerium für Finanzen NRW vom 21.12.2021 - B 2730-13.1.2-IV A 2).
♦ Sachbezugswerte für Verpflegung 2023
Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt im Betrieb / in der Kantine an die Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung – SvEV - zu bewerten. Dies gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG / R 8.1 Abs. 8 LStR auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.
Für jede Mahlzeit, die Sie kostenlos erhalten, wird der Wert der Mahlzeit wie folgt bemessen:
| Personenkreis | Frühstück | Mittagessen | Abendessen | Verpflegung |
| Volljährige Arbeitnehmer | mtl. 60 € | mtl. 114 € | mtl. 114 € | insgesamt 288 € |
Großbuchstabe M
Der Arbeitgeber hat auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise eine mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertete Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Muss der Arbeitnehmer die Mahlzeiten bezahlen, ist nichts zu versteuern, sofern der Preis der Mahlzeiten mindestens den Sachbezugswerten entspricht.
Der Arbeitgeber kann den unentgeltlichen Sachbezug mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG), wenn die Mahlzeiten zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn vereinbart werden. Für Sie als Arbeitnehmer sind die Mahlzeiten praktisch steuerfrei. Auch fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an (§ 1 Abs. 1 SvEV).
Im Einzelnen ist wie folgt zu verfahren (R 8.1 LStR):
Der Begriff der Mahlzeit ist insoweit von Bedeutung, als nur das, was steuerlich zur Mahlzeit gehört, durch die amtlichen Sachbezugswerte abgedeckt ist. Als Mahlzeiten gelten alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke (BFH vom 21.3.1975 – BStBl II S. 486 und vom 7.11.1975 – BStBl 1976 II S. 50).
Barzuschüsse
Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer verteilt und von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung (Annahmestelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).
Beispiel: Der Verrechnungswert für eine Hauptmahlzeit auf der Essenmarke beträgt 8.00 €. Die eingenommene Mahlzeit ist mit dem Sachbezugswert von 3.47 € (Wert 2021) zu versteuern.
Die Mehraufwendungen für Verpflegung auf Dienstreisen werden nach Pauschalen abgerechnet. Der Arbeitgeber kann Verpflegungskosten bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG) oder der Arbeitnehmer kann sie als Werbungskosten geltend machen (§ 9 Abs. 4a EStG). So die gängige Regelung.
Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber während einer Dienstreise Essen (Bezahlung durch Firmen-Kreditkarte) zur Verfügung, müssen Sie immer dann, wenn Ihnen eine Verpflegungspauschale zusteht, dafür keinen Lohn versteuern, weil steuerfrei.
In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer das von ihm bezahlte Essen (die einzelnen Mahlzeiten) zwar versteuern. Als Wert gelten aber die amtlichen Sachbezugswerte je Hauptmahlzeit. Der Wert der einzelnen Hauptmahlzeit darf indessen 60 € nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).
Dies bedeutet: Mit dem günstigen Sachbezugswert ist es vorbei, wenn Sie während einer Dienstreise in einem guten Restaurant auf Kosten des Arbeitgebers tafeln und der Wert der Mahlzeit 60 € übersteigt. Dann müssen Sie den vollen Preis abzüglich 4 % versteuern und können nur die Verpflegungspauschale als Werbungskosten gegenrechnen sprich abziehen.
Kostenlose Arbeitsessen (z. B. Pizza für alle Teilnehmer) sind nicht steuerpflichtig. Arbeitsessen stellen keinen geldwerten Vorteil dar, weil sie im betrieblichen Interesse verabreicht werden. Die Arbeitsessen bewirken, dass sich die produktive Arbeitszeit verlängert oder der Arbeitsablauf sich günstiger gestaltet. Sie wirken also leistungssteigernd, sei es z. B. in Besprechungen oder bei der Inventur, wenn der Wert der einzelnen Mahlzeiten 60 € nicht übersteigt . Regelmäßige Arbeitsessen in einer ortsansässigen Gaststätte sind hingegen problematisch. Infolge der Regelmäßigkeit sieht der BFH diesen Sachbezug als steuerpflichtigen Arbeitslohn an, der mit den Sachbezugswerten zu versteuern ist, sofern der Wert der einzelnen Mahlzeiten 60 € nicht übersteigt (BFH Urteil vom 05.05.1994 - VI R 55-56 / 92).
Die Versteuerung entfällt, wenn Sie einen Kunden zum Essen einladen. In diesem Fall entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, weil nicht Ihre Verpflegung, sondern die Arbeit im Vordergrund steht. Dass Sie auch dabei essen müssen, ist sozusagen Pflichterfüllung (R 8.1 Abs. 1 Nr. 1 LStR).
Trockene Brötchen keine Mahlzeit
Trockene Brötchen, Kekse, Obst und alkoholfreie Getränke / Kaffee sind als Aufmerksamkeiten steuerfrei. Für das FG Münster reichen trockene Brötchen und Kaffee nicht aus, um sie als ein Arbeitnehmer-Frühstück i. S. von § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG i. V. m. § 2 Abs. 1 SvEV einzuordnen (FG Münster, Urteil v. 31.5.2017, 11 K 4108/14). Trockene Brötchen und Kaffee sind also steuerfrei.
Dies bedeutet: Besteht das Frühstück, das der Arbeitgeber unentgeltlich bereitstellt, aus >>trockenen<< Brötchen oder Rosinenbrötchen nebst Heißgetränken aus Automaten, so handelt es sich nicht um Sachbezüge, die steuerpflichtig sind, vielmehr um steuerfreie Aufmerksamkeiten.
Hat ein Unternehmen keine eigene Kantine, befindet sich indessen in unmittelbarer Nähe eine Gaststätte, bietet sich an, dass die Arbeitnehmer dort ihr Mittagessen einnehmen, indem sie dort Restaurantschecks / Essenmarken des Arbeitgebers einlösen.
Arbeitstäglichen Essenmarken oder Restaurantschecks durch den Arbeitgeber, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Annahmestelle bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, sind zwar steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, können aber statt mit dem tatsächlichen Wert der Essensmarke für eine Hauptmahlzeit im Wert unter 60 € nur mit dem Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen angesetzt werden.
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Tipp: Essenmarken durch Gehaltsumwandlung
Ein Arbeitnehmer hat einen monatlichen Bruttolohn von 3.600.00 €. Er verzichtet auf 100.00 € Barlohn und erhält dafür an 20 Arbeitstagen im Monat einen Restaurantscheck für ein Mittagessen im Werte von 9.50 €. Dieses Mittagessen ist mit dem Sachbezugswert von jeweils 3.57 € (Wert für 2022) lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
Der Bruttolohn beträgt nunmehr 3.500 € + (3.57 € x 20 Restaurantschecks =) 71.40 €, zusammen 3.571.40 €. Die 20 Restaurantschecks haben indessen einen tatsächlichen Wert von (9.50 € x 20 = 190.00 €.