Aktuelle Seite: Startseite > Inhalt > 11 Allgemeines zur Anlage > 11.1 Arbeitslohn > 7.1.4 Zeile 5 Firmenwagen: Private Nutzung mit Fahrtenbuch
Steuern? Mach ich selbst.
Anlage N
Zusammenfassung / Begriff
Der Umfang der privaten Nutzung eines Firmenwagens kann anhand eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden.
Nur durch Führung eines Fahrtenbuches können Sie die Berechnung des Nutzungswerts nach der Prozent-Methode vermeiden. Der Handel hält eine Vielzahl von Fahrtenbüchern für alle Branchen bereit.
Die Prozent-Methode hat indessen bei der Berechnung des Nutzungswert gesetzlichen Vorrang. Wird ein Fahrtenbuch verworfen, wird die Prozent-Methode angewandt. Unter die Prozent-Methode fallen die 1 %-Regelung für die Privatfahrten, die 0.03 %-Regelung für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (erste Tätigkeitsstätte) und die 0.002 %-Regelung — zusätzliche — Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.
Wer den Firmenwagen nur in geringem Umfang oder überhaupt nicht für private Zwecke nutzt, kann dies dem Finanzamt nur dadurch beweisen, dass er ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen führt.
♦ Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch
Wenn Sie dem Finanzamt mit einem Fahrtenbuch kommen, müssen Sie mit besonderer Pingeligkeit rechnen. Ein Fahrtenbuch lässt sich oft leicht knacken. Wird ein Fahrtenbuch nicht anerkannt, wendet das Finanzamt die völlig überhöhte Prozent-Methode an und hat ein fettes Mehrergebnis eingefahren.
Also: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch zu führen, dann muss es wasserdicht sein.
Ein Fahrtenbuch (im Buchhandel erhältlich) muss folgende Eintragungen ermöglichen (R 8.1 Abs. 9 LStR):
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (BFH vom 9.11.2005 - BStBl 2006 II S. 408). Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind (BFH vom 10.4.2008 - BStBl II S. 768). Für Privatfahrten reichen jeweils Kilometerangaben aus, für Fahrten zur Arbeit genügt ein kurzer Vermerk.
Welche inhaltlichen Anforderungen dabei an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, ist allerdings gesetzlich nicht definiert. Das Gesetz schreibt auch keine bestimmte Form hierfür vor.
Tipp Lückenlose Auflistung aller Fahrten / Adressangabe
Bei Privatfahrten genügen im Fahrtenbuch die Angabe "privat" und die gefahrenen Kilometer. Bei beruflichen Fahrten ist eine genaue Adressangabe erforderlich. Kunden- und Adresslisten als Beilage zum Fahrtenbuch sind zulässig. Eine Überprüfung des Finanzamts ist damit möglich.
Anders hingegen, wenn der Beamte in Geschäftsunterlagen erst nach der genauen Adresse suchen muss, z. B. in Hotelrechnungen. Dies ist arbeitsmäßig ein unzumutbarer Aufwand, der dazu führen kann, dass das Fahrtenbuch in Gänze verworfen und die 1 %-Regel angewendet wird.
1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Jede einzelne berufliche Verwendung ist für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
Gehören Sie zu den Vielfahrern, sind Angaben zur Reiseroute nur bei einem Umweg erforderlich. Haben Sie einen festen Kundenkreis, reicht es aus, im Fahrtenbuch auf die Kundennummer zu verweisen und Datum sowie Kilometerstände einzutragen. Das Kundenverzeichnis mit den Kundennummern fügen Sie Ihrem Fahrtenbuch bei. Zu den Vielfahrern zählen Automatenbestücker, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter.
Sie können ein Fahrtenbuch auch noch nachträglich erstellen. Der BFH hat dazu entschieden, dass ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht so einfach für null und nichtig erklärt werden kann (BFH v. 24. 2. 2000 – IV B 83/99, BFH / NV 2000 S. 807).
Endstand der km-Anzeige genügt
Nicht unbedingt entscheidend ist, dass der km-Stand am Anfang einer Dienstreise direkt in der gleichen Spalte eingetragen worden ist, wenn auf den Anfangstand geschlussfolgert werden kann aus dem Endstand der km-Anzeige der vorigen Reise, eingetragen in der darüber liegenden Zeile bei nahtlosen und identischen Kilometerstand (BFH Beschluss vom 23. Juli 2020, VIII B 130/19)
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden.
Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Allerdings lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu: Der Fahrer kann den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eintragen. Dabei müssen aber auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich technisch ausgeschlossen sein - oder zumindest im System dokumentiert werden.
Die Finanzverwaltung hat nun darauf hingewiesen, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist. Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.
Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner usw. zu verzichten. Die gilt auch für Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen.
GPS-Erfassung unzureichend
Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines Firmenwagens durch ein technisches GPS-System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden.
Die Hardware verfügt über einen GPS-Empfänger und übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Diese technische Lösung kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. Niedersächsisches FG 23.01.2019 - 3 K 107/18, Rev. BFH VI B 25/19.
Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
Dokumentation etwaiger GPS-Abweichungen: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.
Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen (lassen): Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.
Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob das Finanzamt das (elektronische) Fahrtbuch anerkennt.
Quelle: OFD Rheinland, Vfg.v. 18.2.2013
Tipp: Das Fahrtenbuch in der Hinterhand
Leider weiß man nicht im Voraus, welche Methode die günstigere Variante ist, die Pauschal-Methode oder die Fahrtenbuch-Methode. Im Voraus unbekannt sind die Gesamtfahrleistung und der Umfang der privaten Nutzung. Unter diesen Umständen soll das Lohnbüro zunächst die private Nutzung nach der Pauschal-Methode versteuern. Sie aber führen gleichwohl nebenbei ein Fahrtenbuch, damit Sie am Jahresende ausrechnen können, mit welcher Methode Sie am besten fahren. Sie bitten die Buchhaltung, Ihnen zum Nachweis beim Finanzamt die Fahrzeugkosten einschließlich Abschreibung mitzuteilen.
Ist die Fahrtenbuch-Methode günstiger, können Sie dem Lohnbüro das Fahrtenbuch mit der Berechnung der Fahrtkosten vorlegen und um entsprechende Kürzung des geldwerten Vorteils bitten. Dies muss dann gleich zu Jahresbeginn geschehen, damit die Kürzung noch in die Lohnsteuerbescheinigung Eingang findet (§ 41 c Abs. 1 EStG)