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Steuern? Mach ich selbst.

Tipp 07 Mein eigenes Steuerbüro, Ordnen der Unterlagen

Allgemeine Steuertipps

Selbst eine einfache Steuererklärung stellt eine gewisse Herausforderung dar,  denn eine Arbeit, die nur einmal im Jahr zu erledigen ist, kann nicht zur Routine werden. Was hilft?

⇒   Ordnung darf sein

Für viele ist nicht selbstverständlich, bei den Steuerunterlagen eine gewisse Ordnung einzuhalten. Wie lassen sich die Steuerunterlagen ordnen?

⇒   Der Steuerordner

Die Einkommensteuer wird im Jahresrhythmus nach dem Einkommen erhoben. Es liegt auf der Hand, die Unterlagen jahrgangsweise abzuheften und aufzubewahren. Wie Sie als Steuerzahler dabei vorgehen hängt vom Umfang der anfallenden Unterlagen ab. Für Privatpersonen kann ein einzelner Steuerordner ausreichend sein.

Teilbereich Allgemeines

Innerhalb des Ordners legen Sie einen Teilbereich »Allgemeines« an. In diesen Bereich gehören Unterlagen, die nicht einem bestimmten Kalenderjahr zuzuordnen sind, wie z.B. die Vergabe der Identitätsnummer, Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheide und Inventarverzeichnisse. Innerhalb dieses allgemeinen Teils lassen sind auch gut Kraftfahrzeugsteuerbescheide ablegen.

Jahrgangsweise ordnen

Sodann ist wichtig, die übrigen Unterlagen jeweils nach Kalenderjahren getrennt zu ordnen. Der Fiskus spricht von Veranlagungszeiträumen (damit sind Kalenderjahre gemeint), in denen die Veranlagungen jahrgangsweise erledigt werden. Die Unterlagen innerhalb des Veranlagungszeitraums lassen sich trennen in

  1. Steuererklärung für das Jahr 20....In diesem Bereich ordnen Sie getrennt nach Formularen, beginnend mit dem Hauptvordruck. Hinter das einzelne Formular heften Sie dazu gehörigen Belege.
  2. Es folgt der ergangene Steuerbescheid für das Jahr 20....mit den Belegen, die vom Finanzamt zurückgegeben worden sind.
  3. Sodann evtl. der Schriftverkehr mit dem Finanzamt, der dieses Kalenderjahr betrifft.

So reiht sich ein Veranlagungszeitraum hinter den anderen. Ist der Ordner voll, legen Sie einen neuen Ordner an, wobei Sie den Teilbereich »Allgemeines« in den neuen Ordner mitnehmen. Nicht mehr aktuelle Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheide können aussortiert und vernichtet werden.

⇒   Aufbewahrungspflichten

Ist die Veranlagung abgeschlossen, sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, einmal eingereichte Belege weiter aufzubewahren. Das gilt auch für Belege im Zusammenhang mit vermietetem Grundbesitz. Denn der Bearbeiter muss bei der Veranlagung die erklärten Überschuss-Einkünfte so eingehend prüfen, dass eine erneute Vorlage von Unterlagen nicht notwendig ist. Dies ist dem § 88 AO - Untersuchungsgrundsatz - zu entnehmen. Danach hat das Finanzamt bei jeder Veranlagung den Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln und alle für den Einzelfall bedeutsamen Umstände zu berücksichtigen.

Zwei Jahre aufbewahren

Allerdings ist es sinnvoll, alle Unterlagen mindestens so lange aufzubewahren, bis der Steuerbescheid rechtskräftig ist, mindestens aber aus praktischen Gründen für zwei Jahre, die Frist für die Gebrauchsgarantie von erworbenen Gegenständen oder von bezahlten Leistungen.

Für Besserverdienende (zu versteuerndes Einkommen ab 500.000 €) und Selbständige gelten indessen andere Regeln. Besserverdienende müssen ihre Steuerunterlagen für eine spätere Außenprüfung mindestens sechs Jahre aufbewahren, Gewerbetreibende je nach Art der Unterlagen bis zu zehn Jahre (§ 147 AO).

Einspruch / Klage

Solange ein Einspruchs- oder ein Klageverfahren noch nicht abgeschlossen ist, müssen alle relevanten Unterlagen vorgelegt werden können und deshalb so lange aufbewahrt werden.