Anlage N 

Zusammenfassung / Begriff

Nur mit einem Fahrtenbuch können die Kilometer für beruflich veranlasste Fahrten nachgewiesen werden. Wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist, hat die Steuerverwaltung genau vorgeschrieben. Es sind folgende Angaben erforderlich (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR):

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt ein  Vermerk.

Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeitgenügt ein Hinweis, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer

• Keine Erleichterungen wegen Berufsgeheimnis

Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die bestimmte Angaben zu verzichten wie z. B. Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Personen. Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind beim Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet. Die für andere Arbeitnehmer bestehenden Verpflichtungen sind auch von diesen Berufsgruppen einzuhalten (BFH Beschluss v. 3.1.2007 - XI B 128/06). 

• Wie das Fahrtenbuch führen?

Wer für berufliche Fahrten seinen privaten PKW verwendet und anstelle des Pauschalsatzes von 0,30 € je km die tatsächlichen Kosten absetzen will, muss im Fahrtenbuch über den Verlauf der Reise präzise Angaben machen.

Von A nach B: Das Fahrtenbuch

Fahrtenbuch ist Pflicht, die Fahrtkosten können aber auch ohne Fahrtenbuch im Schätzungswege ermittelt und abgesetzt werden (FG Saarland v. 27. 2. 1996, 1 K 42 / 95, geschätzter Aufwand eines angestellten Versicherungsvertreters: anerkannt 12 000 € jährlich).

Ein Fahrtenbuch ist nur auf Anforderung des Finanzamts vorzulegen (OFD München, 18.1.2001, S 2145 - 20 St 41 / 42). Weil der Begriff eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches gesetzlich nicht näher definiert ist, werden die deutschen Gerichte immer wieder mit dieser Sache beschäftigt.  Nach Auffassung des Fiskus muss ein Fahrtenbuch mindestens enthalten:

  •Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende einer jeden Fahrt,

  •Reiseziel, Reiseroute bei Umwegen,

  •Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Im Einzelnen:

Anforderungen an ein Fahrtenbuch (BMF, 12.05.1997, IV B 2 - S 2177 - 29 / 97)

Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen sind möglich: Arbeitnehmer, die regelmäßig aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, brauchen nur Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner anzugeben, ferner welche Geschäftspartner an welchem Ort besucht wurden.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. 

Das getürkte Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch zu führen ist lästig und sollte mit höheren absetzbaren Fahrtkosten belohnt werden als der pauschale Betrag von 0,30 € je km ausmacht. Damit das gelingt, haben sich einige Zeitgenossen angewöhnt, hin und wieder eine beruflich veranlasste Fahrt aufzuschreiben, die gar nicht stattgefunden hat. Wer kann so etwas Monate später noch kontrollieren, so der listige Hintergedanke. Gewiefte Steuerprüfer, wenn sie unter sich sind, bezeichnen deswegen Fahrtenbücher schlichtweg als ausgemachte Lügenbücher, bestätigen sich aber gegenseitig, jedes Fahrtenbuch, wenn sie es darauf anlegen, knacken zu können. Ein einziger Beweis für Trickserei dafür genügt. Tankquittungen sind z. B. verräterisch. Fehlt für den Tag des Tankens eine Eintragung im Fahrtenbuch, ist das Fahrtenbuch geknackt. Auch die TÜV-Rechnung wird gern hinzugezogen. Denn der TÜV lässt nicht mit sich reden, einen anderen als den tatsächlichen Kilometerstand aufzuschreiben.

♦   Vereinfachter Nachweis

Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug auf Dienstreisen, kann er einen vereinfachten Nachweis der tatsächlichen Kosten erbringen.

Absetzbar ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen (R 9.5 LStR).

Ausreichend ist indessen neben Reiseziel, Reiseroute , Angabe des Datums, des Kilometerstands und des Zielorts die Angabe "Mandantenbesuch", wenn Name und Adresse des aufgesuchten Mandanten vom Berufsgeheimnisträger in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden ((Verfügung OFD Frankfurt/Main v. 19.4.2000 - S 2145 A – 15 – St II 20).

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