Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.

• Öffentliche Verkehrsmittel

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschl. etwaiger Zuschläge anzusetzen.

• Privateigenes Fahrzeug

Benutzt der Arbeitnehmer ein privateigenes Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann aufgrund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. 

Abweichend davon können die Fahrtkosten auch mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden:  Je gefahrenen km für einen Kraftwagen 0.30 € oder 0.20 € für die Kosten eines anderen motorgetriebenen Fahrzeugs (Entschädigung nach dem BRKG, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG).

• Firmenwagen

Ein Abzug von Fahrtkosten ist nicht möglich, wenn Sie für die Fahrten einen vom Arbeitgeber gestellten Firmenwagen benutzt haben. Entsprechendes gilt für unentgeltliche Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber zu einem Sammelplatz (Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen).

Tragen Sie bitte bei Nein in Zeile 68 Kennziffer 401 eine 2 ein. 

Anlage N

Übersicht

Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG) Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlichen Aufwendungen durch Erwerb von Fahrkarten / Monatskarten abzugsfähig. Bei Benutzung eines privateigenen Fahrzeugs wahlweise:  a) Ansatz der tatsächlich entstandenen Kosten durch Ermittlung eines individuellen Kilometersatzes (jährliche Gesamtkosten = lfd. Betriebskosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garage am Wohnort, Kfz-Steuer, Versicherungen, Zinsen für Anschaffungsdarlehen, Leasingkosten oder Abschreibung über 6 Jahre; Nachweis für das Lohnkonto erforderlich!) b) Ansatz pauschaler Kosten von 0,30 € je gefahrenen Kilometer mit einem Kraftwagen*. Für jedes andere motorgetriebene Fahrzeug gilt eine Pauschale von 0.20 €. Für jede Person, die bei einer Dienstreise im Kraftwagen mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 €. Firmenwagen oder Sammelbeförderung: Keine Werbungskosten und damit auch keine (weitere) Kostenerstattung. *Kraftwagen bedeutet: Kraftwagen ist ein Fahrzeug mit mindestens zwei Achsen. Das kann ein PKW, aber auch ein Reisemobil oder ein Van sein.

 

Tipp Erstattung der Fahrtkosten

Wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers eine Reise unternehmen, haben Sie im Normalfall einen Dienstwagen zur Verfügung. In diesem Fall ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich, weil Ihnen keine Kosten entstanden sind. 

Wenn Sie im eigenen Fahrzeug die Fahrt unternehmen, sind die Fahrtkosten als Werbungskosten abzugsfähig. Viel vorteilhafter als der Abzug der Fahrtkosten als Werbungskosten ist es indessen für Sie, wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber - und das ist ja eigentlich recht und billig - die Kosten für die Verwendung Ihres Autos für seinen Betrieb erstattet.

Bei Dienstreisen hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten: Er zahlt Ihnen entweder eine Kilometer-Pauschale von 0.30 € je gefahrenen Kilometer oder er erstattet Ihnen die mittels Belegen und Fahrtenbuch nachgewiesenen tatsächlichen Autokosten.

• Fahrtenbuch ist Pflicht, wenn...

Wer anstelle der Pauschalsätze die tatsächlichen Kosten absetzen will, muss ein Fahrtenbuch führen. Dann sollte sich die Mühe aber auch lohnen,  d. h. Sie sollten für berufliche Fahrten einen deutlich höheren km-Satz geltend machen können als 0.30 € ausmachen, wenn Sie Ihren privaten PKW einsetzen. Insbesondere, wer längere Strecken mit seinem Pkw fahren muss, sollte von dieser Möglichkeit des Einzelnachweises Gebrauch machen. Der erforderliche Aufwand kann dadurch reduziert werden, dass der Arbeitnehmer die Treibstoffkosten schätzt und nur die übrigen Kosten belegmäßig nachweist (BFH 07.04.1992 - VI R 113/88).

• Kostensatz schätzen

Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. PKW, Motorrad) auch ein pauschaler Kilometersatz (höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel: Benutzung eines Kraftwagens, z. B. PKW 0,30 €, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 €) für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG). Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht (BMF Schreiben vom 25.11.2020 - IV C 5 - S 2353/19, Tz 37).

• Berechnung der tatsächlichen PKW-Fahrtkosten (Muster)

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Kosten für Betriebsstoffe, die Wartungs- und Reparaturkosten, die Kosten einer Garage am Wohnort, die Kraftfahrzeugsteuer, die Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, die Absetzungen für Abnutzung, sowie die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen oder Leasingraten (BFH vom 1.10.1982 - BStBl 1983 II S. 17).

Der Ansatz der tatsächlichen Fahrtkosten umfasst im Wesentlichen: 

Berechnung der Fahrzeugkosten einschließlich USt

Kosten für Treibstoff, Wartung, Pflege	..... €
Reparaturkosten ohne Unfallkosten	..... €
Garagenkosten, Kosten für Kfz-Steuer und -Versicherung	..... €
Schuldzinsen für Anschaffungskredit, ADAC-Beitrag	..... €
Abschreibung, ND 8 Jahre = 96 Monate (BFH Beschluss 29.03.2005 - IX B 174/03). Berechnung der Abschreibung: Anschaffungskosten (Kaufpreis + Nebenkosten), davon mtl. 1/96	..... €
Leasing-Fahrzeug: Lfd. Leasingraten + Sonderzahlung (BFH 05.05.1994 - VI R   100/93)	..... €
Gesamtkosten im Berechnungszeitraum z. B.	19.360 €
	======
Gesamtfahrleitung im Berechnungszeitraum lt. Fahrtenbuch	35.200 km
Durchschnittliche Fahrtkosten je km 19 360 € : 35 200 km	0.55 €
	=======
Absetzbar: Berufliche Fahrten z. B. 25.531 km x 0.55  €  =	14.043 €

 

Treibstoffkosten

Falls Belege fehlen, können notfalls die Treibstoffkosten auf der Grundlage der nachgewiesenen Gesamtfahrleistung durch Schätzung ermittelt werden (Gesamtfahrleistung × Literverbrauch pro 100 km × Literpreis ÷ 100 / BFH-Urt. v. 7. 4. 1992 – BStBl 1992 II S. 854). Der Benzinpreis kann der Internetseite des Mineralölverbandes entnommen werden  (www.mwv.de).

Abschreibung / Nutzungsdauer

Für neue PKW ist nach der allgemeinen AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 6 Jahren = 72 Monate zugrunde zu legen. Die jährliche Abschreibung beträgt somit also (100 : 6 =) 16,66 % der Anschaffungskosten, also 1 / 72stel für jeden Monat. Gebraucht erworbene Fahrzeuge haben eine entsprechend kürzere Nutzungsdauer.

Bei der Berechnung der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ist indessen im Regelfall von einer Nutzungsdauer für PKW von 8 Jahren auszugehen. Dies entspricht einem Abschreibung von 12,5 v.H. der Anschaffungskosten (BFH Beschluss vom 29.03.2005 - IX B 174/03).

Kaufen Sie ein 3 Jahre altes Auto, sind von dessen Nutzungsdauer nur noch 5 Jahre übrig und Sie können das Fahrzeug mit 20 % pro Jahr abschreiben.

Veräußerung von Fahrzeugen

Der Verkauf eines privateigenen Fahrzeugs ist kein privates Veräußerungsgeschäft i. S. des § 23 EStG. Privateigene Fahrzeuge gelten regelmäßig als Gegenstände des täglichen Gebrauchs, sofern sie serienmäßig hergestellt worden sind. Sie sind von der Besteuerung als privates Veräußerungsgeschäft ausgenommen (OFD Münster, 9.1.2002, S 2256 - 43 - St 22 - 31). 

Wenn Sie also ein solches  Fahrzeug innerhalb der Spekulationsfrist von einem Jahr mit Gewinn verkaufen, ist dieser Gewinn nicht steuerpflichtig. 

Glossar: Von dieser Regelung konnte ein Steuerpflichtiger profitieren, der in 2005 einen VW-Golf für 7.500 DM erworben und innerhalb der Spekulationsfrist für 190.000 € wieder verkaufen konnte, nur weil im Fahrzeugbrief als Vorbesitzer der bisherige Kardinal Joseph Ratzinger und spätere Papst Benedikt XVI. eingetragen war. Denn ein VW Golf ist ein Gegenstand des täglichen Gebrauchs.