Anlage N 

Zusammenfassung / Begriff

Verpflegungskosten sind grundsätzlich Kosten der privaten Lebensführung und damit nicht abzugsfähig (§ 12 EStG). Sind sie jedoch beruflich veranlasst, können Mehraufwendungen im Rahmen der steuerlich vorgesehenen Pauschalen als Werbungskosten abgezogen werden.

Pauschbeträge

Die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung sind bei Inlandsreisen unter den Voraussetzungen des § 9 Abs. 4a EStG mit den dort genannten Pauschbeträgen anzusetzen.

Der Einzelnachweis von Verpflegungsmehraufwendungen berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom BMF bekannt gemacht werden. 

 

Bei Inlandsreisen sind abzugsfähig: 1. Bei eintägigen Reisen 8-Stundenpauschale                                    14 € Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen. 2. Bei mehrtägigen Reisen An- und Abreisepauschale pro Tag              14 € Ganztagspauschale                                        28 €  3. Dreimonatsfrist beachten Bei Auswärtstätigkeit am selben Ort können Verpflegungskosten nur für die Dauer von 3 Monaten berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG). Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund für die Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur die Unterbrechungsdauer. 4. Bei Auslandsreisen Bei Auslandsreisen gelten vielfach höhere Pauschsätze.

♦  Verpflegungsmehraufwendungen

Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (Dienstreisen / auswärtige berufliche Tätigkeit), ist nach § 9 Abs. 4a Sätze 2 und 3 EStG zur Abgeltung der ihm beruflich veranlassten Mehraufwendungen als Werbungskosten eine nach Abwesenheit gestaffelte  Verpflegungspauschale anzusetzen.

Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.

• Mahlzeiten durch den Arbeitgeber

Das Prinzip: Arbeitgebermahlzeiten werden nicht versteuert, im Gegenzug sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen. 

Dies bedeutet: Stehen dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zu, werden die Arbeitgebermahlzeiten gleichwohl nicht versteuert (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Im Gegenzug sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen: Kürzung um 20 % für Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen  (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).

Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).

Beispiel: Der Arbeitnehmer unternimmt mit einem Dienstwagen eine eintägige Dienstreise von mehr als 8 Stunden. Das Mittagessen zahlt er in einem Restaurant mit Firmenkreditkarte. Das Lohnbüro kürzt das Gehalt um eine vereinbarte Zuzahlung von 3.00 € je Hauptmahlzeit. In seiner Steuererklärung kann er als Werbungskosten geltend machen:

Anlage N

• Berechnung

Verpflegungspauschale		14.00 €
Kürzung Mittagessen des Arbeitgebers 40 % von 14.00 €	5.60 €
- Zuzahlung des Arbeitnehmers	3.00 €
Restbetrag Kürzung	2.60 €	> 2.60 €
Werbungskosten des Arbeitnehmers		11.40 €

♦   Eintägige Reisen

• 8-Stundenpauschale                       14 €

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14 € berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen. 

♦   Mehrtägige Reisen

• An- und Abreisepauschale              14 €  
• Ganztagspauschale                          28 €  

Für eine mehrtägige Reise gilt eine An- und Abreisepauschale von 14 € und eine Ganztagspauschale von 28 €. Bei Auswärtstätigkeit am selben Ort können Verpflegungskosten nur für die Dauer von 3 Monaten berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG).

Tipp Reisen über Mitternacht

Mit der Zeitgrenze von 8 Stunden kommen Sie leicht in Konflikt, wenn Ihre Auswärtstätigkeit von spätnachmittags oder abends bis in den nächsten Morgen dauert. Beginnt die Tätigkeit nach 16 Uhr und endet vor 8 Uhr am nächsten Tag, waren Sie an keinem der beiden Tage mehr als 8 Stunden unterwegs. Der Rettungsanker: Bei einer Über-Mitternacht-Tätigkeit ohne Übernachtung können Sie die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammenrechnen und dem Tag zuschlagen, an dem Sie länger unterwegs waren (§ 9 Abs. 4a EStG).

♦   Tipp Tafeln auf Firmenkosten

Stellt der Arbeitgeber während einer Dienstreise kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung / z. B. Zahlung im Restaurant mit Firmen-Girocard, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).

Mehr dazu: ? Suchen anklicken und den Begriff >Sachbezugswerte< eintragen.

Dies bedeutet: Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 € dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen” handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen (BMF, 24.10.2014, IV C 5 - S 2353/14/10002 Nr. 61-63).

♦   Kürzung der Verpflegungspauschale

Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er seine Verpflegungspauschale wie folgt kürzen: Für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % einer vollen Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).

Zu einer Versteuerung von kostenlosen Mahlzeiten kommt es deshalb nur in folgenden Fällen:

1. Eintägige Auswärtstätigkeiten von nicht mehr als 8 Stunden
2. Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist

• Ihr Chef zeigt sich spendabel / Sammeln von Belegen

Das Sammeln von Belegen für Ihre Verpflegungsspesen lohnt sich nur, wenn Ihr Chef großzügig ist und Ihnen Ihre Kosten gegen Nachweis ersetzt. Bei der Steuer nutzen diese Nachweise nichts. Erstattungsbeträge sind nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Den Rest müssen Sie versteuern.

• Ihr Chef ist knickerig

Wenn Ihnen Ihre Verpflegungskosten von der Firma mit Spesensätzen ersetzt werden, die nicht an die Verpflegungspauschalen heranreichen, machen Sie den Unterschied als Werbungskosten geltend.

Anlage N Papierformular

Im diesem Fall werden Verpflegungspauschalen in Höhe von 2.366 € berücksichtigt. Der Arbeitgeber hat aber nur 1.690 € erstattet (10 € statt 14 €, 20 € statt 28 €). Die Differenz in Höhe von (2.366 € minus 1.690 € =) 676 € zieht das Finanzamt vom Bruttolohn ab.

♦   Wegfall der Verpflegungspauschalen nach drei Monaten

Wird die Auswärtstätigkeit für längere Zeit an denselben Ort ausgeübt, wird der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate begrenzt (§ 9 Abs. 5 i. V. mit § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Nach drei Monaten am selben Ort kann man sich genau so günstig verpflegen wie an der ersten Tätigkeitsstätte, so die Überlegung des Gesetzgebers. Ab dem vierten Monat wird der auswärtige Einsatzort quasi zu einer weiteren ersten Tätigkeitsstätte, aber nur für den Verpflegungsmehraufwand. Die Fahrtkosten werden deshalb auch nach Ablauf von drei Monaten weiterhin nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist EDV-Systemprogrammierer. Seine Firma in München beauftragt ihn, für ein Unternehmen in Berlin EDV-Betriebssysteme umzustellen. Der Auftrag dauert vom 1.5. bis zum 15.8.

A kann seinen Arbeitseinsatz in Berlin nach Reisekostengrundsätzen abrechnen, muss allerdings für die Verpflegungsmehraufwendungen die 3-Monatsfrist beachten. Da A bei derselben Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate eingesetzt ist, dürfen die Verpflegungspauschalen nur bis zum 31. 7. angesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während der Tätigkeit in Berlin übernachtet oder täglich nach Hause fährt.

Jede Tätigkeitsstätte ist für sich maßgebend, auch wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden. Errichtet daher ein Bauunternehmen auf einem Neubaugelände z. B. 30 Einfamilienhäuser für verschiedene Kunden, laufen bei unterschiedlichem Baubeginn der Häuser für den Abzug von Verpflegungspauschalen 30 gesonderte Dreimonatsfristen (Rz 24 des BMF Schreibens vom 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353).

Steuertipp zu Reisekosten

Anstelle einer Gehaltserhöhung können Sie mit Ihrem Arbeitgeber vielleicht vereinbaren, dass er Ihnen bei Auswärtstätigkeiten die Verpflegungspauschale in doppelter Höhe zahlt und die Steuer dafür pauschal übernimmt.

♦   Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand

Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten ausschließlich Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG. Maßgebend für die Höhe der Pauschalen ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

Eintägige Reisen	8-Stundenpauschale	14.00 €
Mehrtägige Reisen	An- und Abreisepauschale	14.00 €
	Ganztagspauschale	28.00 €

Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag (nach 24 Uhr) ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet.

• Nochmalige Verpflegungspauschale

Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, dass er Ihnen bei Auswärtstätigkeiten die Verpflegungspauschale in doppelter Höhe zahlt. Zulässig ist, neben der normalen steuerfreien Verpflegungspauschale von 14 / 28 € denselben Betrag noch einmal zusätzlich zahlen, den der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert, also die Steuer übernimmt (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Infolge der pauschalen Besteuerung erscheint der zusätzliche Betrag bei Ihnen nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung, braucht von Ihnen auch nicht in der Steuererklärung angegeben zu werden. Die pauschal versteuerten Beträge sind sozialversicherungsfrei. Im Vergleich mit steuerpflichtigem Arbeitslohn sparen nicht nur Sie 20 % an Sozialversicherungsbeiträgen, sondern auch Ihr Arbeitgeber.

Beispiel:

Nach einer eintägigen Dienstreise steht Ihnen eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 € zu. Folgende Beträge könnten steuerfrei und pauschal versteuert ausgezahlt werden:

Arbeitgeber zahlt	Steuerfrei	Pauschal versteuert	Steuerpflichtig
14 €	14 €	0 €	0 €
28 €	14 €	14 €	0 €
30 €	14 €	14 €	2 €
40  €	14 €	14 €	12 €