Anlage N 

Zusammenfassung / Begriff

Mehraufwendungen für Verpflegung können Sie für dieselbe Auswärtstätigkeit – höchstens jedoch für 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte – nur pauschal geltend machen:

• für eine eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, jeweils 14 €. Dies gilt auch, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt wurde (also an 2 Kalendertagen ohne Übernachtung),
• für An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb Ihrer Wohnung jeweils 14 €,
• für die Kalendertage, an denen Sie außerhalb Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig und daher 24 Stunden von Ihrer Wohnung abwesend waren jeweils 28 €.

Dazu tragen Sie die Anzahl der Tage in die Zeilen 75 bis 77 ein.

Nach einer Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens 4 Wochen beginnt die Dreimonatsfrist neu.

♦   Mahlzeiten vom Arbeitgeber?

Wurde Ihnen von Ihrem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten für eine Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt (z. B. bei Übernachtung im Hotel mit der Kreditkarte des Arbeitgebers) sind die Werbungskosten tageweise zu kürzen, und zwar für ein zur Verfügung gestelltes:

• Frühstück um 5,60 € (entspricht 20 % von 28 €),
• Mittagessen um 11,20 € (entspricht 40 % von 28 €),
• Abendessen um 11,20 € (entspricht 40 % von 28 €).

Trifft dies bei Ihnen zu, geben Sie die Kürzungsbeträge in Zeile 78 an. Je Kalendertag erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale auf maximal 0 €.

Haben Sie für eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, sind die pauschalen Kürzungsbeträge um die gezahlten Entgelte zu mindern. Ob Sie die Verpflegungspauschalen kürzen müssen, können Sie im Regelfall der Reisekostenabrechnung Ihres Arbeitgebers entnehmen.

• Dienstreisen ins Ausland

Für Auslandsdienstreisen gelten nach Staaten unterschiedliche andere Pauschbeträge. Die  maßgebenden Pauschbeträge bei Auslandsdienstreisen entnehmen Sie bitte dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 21. November 2023, BStBl I Seite 2076.

• LKW-Fahrer, Bus-Fahrer

Die Dreimonatsfrist gilt nicht, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit typischerweise auf einem Fahrzeug oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet tätig waren. Steuerfreie Leistungen Ihres Arbeitgebers mindern die abzugsfähigen Werbungskosten. Tragen Sie diese bitte in Zeile 80 ein.

• Auslandsreisen

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom BMF bekannt gemacht werden. 

• Beispiel für eine Dienstreise im Inland

Der Arbeitnehmer unternimmt mit einem Dienstwagen eine eintägige Dienstreise von mehr als 8 Stunden. Das Mittagessen zahlt er in einem Restaurant mit Firmenkreditkarte. Das Lohnbüro kürzt das Gehalt um eine vereinbarte Zuzahlung von 3.00 € je Hauptmahlzeit. In seiner Steuererklärung kann er als Werbungskosten geltend machen:

Anlage N

• Berechnung

Verpflegungspauschale		14.00 €
Kürzung Mittagessen des Arbeitgebers 40 % von 14.00 €	5.60 €
- Zuzahlung des Arbeitnehmers	3.00 €
Restbetrag Kürzung	2.60 €	> 2.60 €
Werbungskosten des Arbeitnehmers		11.40 €

 

♦   Übersicht  

Bei Inlandsreisen sind abzugsfähig: 1. Bei eintägigen Reisen 8-Stundenpauschale                                    14 € Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen. 2. Bei mehrtägigen Reisen An- und Abreisepauschale pro Tag              14 € Ganztagspauschale                                        28 €  3. Dreimonatsfrist beachten Bei Auswärtstätigkeit am selben Ort können Verpflegungskosten nur für die Dauer von 3 Monaten berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG). Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund für die Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur die Unterbrechungsdauer. 4. Bei Auslandsreisen Bei Auslandsreisen gelten vielfach höhere Pauschsätze.

 

 

• Tipp Reisen über Mitternacht

Mit der Zeitgrenze von 8 Stunden kommen Sie leicht in Konflikt, wenn Ihre Auswärtstätigkeit von spätnachmittags oder abends bis in den nächsten Morgen dauert. Beginnt die Tätigkeit nach 16 Uhr und endet vor 8 Uhr am nächsten Tag, waren Sie an keinem der beiden Tage mehr als 8 Stunden unterwegs. Der Rettungsanker: Bei einer Über-Mitternacht-Tätigkeit ohne Übernachtung können Sie die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammenrechnen und dem Tag zuschlagen, an dem Sie länger unterwegs waren (§ 9 Abs. 4a EStG).

• Tipp Tafeln auf Firmenkosten

Stellt der Arbeitgeber während einer Dienstreise kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung / z. B. Zahlung im Restaurant mit Firmen-Girocard, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).

Mehr dazu: ? Suchen anklicken und den Begriff >Sachbezugswerte< eintragen.

Dies bedeutet: Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 € dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen” handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen (BMF, 24.10.2014, IV C 5 - S 2353/14/10002 Nr. 61-63).

• Ihr Chef zeigt sich spendabel / Sammeln von Belegen

Das Sammeln von Belegen für Ihre Verpflegungsspesen lohnt sich nur, wenn Ihr Chef großzügig ist und Ihnen Ihre Kosten gegen Nachweis ersetzt. Bei der Steuer nutzen diese Nachweise nichts. Erstattungsbeträge sind nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Den Rest müssen Sie versteuern.

• Ihr Chef ist knickerig

Wenn Ihnen Ihre Verpflegungskosten von der Firma mit Spesensätzen ersetzt werden, die nicht an die Verpflegungspauschalen heranreichen, machen Sie den Unterschied als Werbungskosten geltend.

Anlage N

Im diesem Fall werden Verpflegungspauschalen in Höhe von 2.366 € berücksichtigt. Der Arbeitgeber hat aber nur 1.690 € erstattet (10 € statt 14 €, 20 € statt 28 €). Die Differenz in Höhe von (2.366 € minus 1.690 € =) 676 € zieht das Finanzamt vom Bruttolohn ab.

♦   Wegfall der Verpflegungspauschalen nach drei Monaten

Wird die Auswärtstätigkeit für längere Zeit an denselben Ort ausgeübt, wird der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate begrenzt (§ 9 Abs. 5 i. V. mit § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Nach drei Monaten am selben Ort kann man sich genau so günstig verpflegen wie an der ersten Tätigkeitsstätte, so die Überlegung des Gesetzgebers. Ab dem vierten Monat wird der auswärtige Einsatzort quasi zu einer weiteren ersten Tätigkeitsstätte, aber nur für den Verpflegungsmehraufwand. Die Fahrtkosten werden deshalb auch nach Ablauf von drei Monaten weiterhin nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist EDV-Systemprogrammierer. Seine Firma in München beauftragt ihn, für ein Unternehmen in Berlin EDV-Betriebssysteme umzustellen. Der Auftrag dauert vom 1.5. bis zum 15.8.

A kann seinen Arbeitseinsatz in Berlin nach Reisekostengrundsätzen abrechnen, muss allerdings für die Verpflegungsmehraufwendungen die 3-Monatsfrist beachten. Da A bei derselben Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate eingesetzt ist, dürfen die Verpflegungspauschalen nur bis zum 31. 7. angesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während der Tätigkeit in Berlin übernachtet oder täglich nach Hause fährt.

Jede Tätigkeitsstätte ist für sich maßgebend, auch wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden. Errichtet daher ein Bauunternehmen auf einem Neubaugelände z. B. 30 Einfamilienhäuser für verschiedene Kunden, laufen bei unterschiedlichem Baubeginn der Häuser für den Abzug von Verpflegungspauschalen 30 gesonderte Dreimonatsfristen (Rz 24 des BMF Schreibens vom 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353).

Tipp Doppelte Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber 

Anstelle einer Gehaltserhöhung können Sie mit Ihrem Arbeitgeber vielleicht vereinbaren, dass er Ihnen bei Auswärtstätigkeiten die Verpflegungspauschale in doppelter Höhe zahlt und die Steuer dafür pauschal übernimmt.

Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, dass er Ihnen bei Auswärtstätigkeiten die Verpflegungspauschale in doppelter Höhe zahlt. Zulässig ist, neben der normalen steuerfreien Verpflegungspauschale von 14 / 28 € denselben Betrag noch einmal zusätzlich zahlen, den der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert, also die Steuer übernimmt (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Infolge der pauschalen Besteuerung erscheint der zusätzliche Betrag bei Ihnen nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung, braucht von Ihnen auch nicht in der Steuererklärung angegeben zu werden. Die pauschal versteuerten Beträge sind sozialversicherungsfrei. Im Vergleich mit steuerpflichtigem Arbeitslohn sparen nicht nur Sie 20 % an Sozialversicherungsbeiträgen, sondern auch Ihr Arbeitgeber.

Beispiel:

Nach einer eintägigen Dienstreise steht Ihnen eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 € zu. Folgende Beträge könnten steuerfrei und pauschal versteuert ausgezahlt werden:

Arbeitgeber zahlt	Steuerfrei	Pauschal versteuert	Steuerpflichtig
14 €	14 €	0 €	0 €
28 €	14 €	14 €	0 €
30 €	14 €	14 €	2 €
40  €	14 €	14 €	12 €