2.0.0 Reisekosten Zeile 61 ff

Zuletzt aktualisiert: 05. Mai 2022

Anlage N

Wichtig

Aufwendungen für Reisen sind Werbungskosten, wenn sie beruflich veranlasst sind, der Arbeitnehmer also beruflich auswärts tätig ist. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede "Reisetätigkeit" außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers.

Bei einem Arbeitnehmer liegt eine berufliche Veranlassung u. a. vor, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt, sei zum Besuch eines Kunden oder zur Teilnahme an einer Fachmesse. Weitere Beispiele für einen beruflichen Anlass eines Arbeitnehmers sind

Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder
zu einer angeordneten Fortbildung (BFH Urteil vom 14.05.1993 - VI R 29/92)

Gemischte Reise

Ein Abzug der Kosten in voller Höhe ist auch dann noch zulässig, wenn die Reise zwar privat mit veranlasst ist, die private Mitveranlassung jedoch nur untergeordnete Bedeutung hat (Anteil weniger als 10 %). Andererseits scheidet bei einer untergeordneten beruflichen Mitveranlassung ein Abzug der Aufwendungen in vollem Umfang aus. Bei einer beruflichen Mitveranlassung zwischen 10 % und 90 % sind die Kosten in privat und beruflich aufzuteilen (BFH Beschluss vom 21.09.2009 - GrS 1/06 / Besuch einer Computer-Fachmesse in USA).

♦ Höhe der Abzugsfähigen Reisekosten

Reisekosten können bei Inlandsreisen in folgender Höhe steuerfrei erstattet (§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG) oder als Werbungskosten abgezogen werden (§ 9 EStG)

1. Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG)

Eintägige Reisen

8-Stundenpauschale 14 €
Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.

Mehrtägige Reisen

An- und Abreisepauschale pro Tag 14 €
Ganztagspauschale 28 €

Dreimonatsfrist

Bei Auswärtstätigkeit am selben Ort können Verpflegungskosten nur für die Dauer von 3 Monaten berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG). Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund für die Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen gelten vielfach höhere Pauschsätze.

2. Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG)

Fahrtkosten sind Aufwendungen des Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie keine Familienheimfahrten sind.

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlichen Aufwendungen absetzbar.

Bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs: Wahlweise

a) Ansatz der tatsächlich entstandenen Kosten durch Ermittlung eines individuellen Kilometersatzes (jährliche Gesamtkosten = lfd. Betriebskosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garage am Wohnort, Kfz-Steuer, Versicherungen, Zinsen für Anschaffungsdarlehen, Leasingkosten oder Abschreibung über 6 Jahre; Nachweis für das Lohnkonto erforderlich!)

b) Ansatz pauschaler Kosten von 0,30 € je gefahrenen Kilometer mit einem Kraftwagen* (Motorrad: 0,13 €; Fahrrad: 0,05 €). Für jede Person, die bei einer Dienstreise im Kraftwagen mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 €. Firmenwagen oder Sammelbeförderung: Keine Werbungskosten und damit auch keine (weitere) Kostenerstattung.

*Kraftwagen bedeutet: Es muss sich um einen Kraftwagen handeln. Das kann ein PKW, aber auch ein Reisemobil oder ein Van sein.

3. Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG)

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Absetzbar sind die durch Einzelbelege nachgewiesenen Aufwendungen für die Unterkunft. Dies gilt sowohl für Reisen im Inland als auch im Ausland.

48-Monatsfrist

Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € im Monat angesetzt werden. Dies gilt auch für Hotelübernachtungen.

Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert.

Nachweise / Kürzung der Pauschalen

Die Übernachtungskosten sind im Einzelnen nachzuweisen. Weist die Rechnung einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus (z. B. Tagungspauschale), wird dieser wie folgt gekürzt:

1. für Frühstück um 20 % der Verpflegungspauschale von 24 € ,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der höchsten Verpflegungstagespauschale (24,00 €).

Somit beträgt die Kürzung für ein Frühstück (20 % von 24.00 € =) 4,80 € und für ein Mittag- oder Abendessen (40 % von 24.00 € =) 9,60 €. Für die Erstattung von Übernachtungskosten im Ausland können auch Pauschbeträge angesetzt werden.

4. Reisenebenkosten

Unfallkosten, Parkgebühren etc. sind in voller Höhe abzugsfähig (LStR 9.8; LStH 9.8).

Quelle: § 3 Nr. 13 und 16, § 4 Abs. 5 Nrn. 5-6a, § 8 Abs. 2, § 9 Abs. 1 Nrn. 4-5a, § 9 EStG