Anlage N

Viele Betriebe zahlen Fahrgeld, wenn ihre Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto zur Arbeit kommen. Das Fahrgeld ist steuerpflichtig, der Betrieb kann die Steuer jedoch mit 15 % pauschal übernehmen. Dies wird nach oben begrenzt durch die im jeweiligen Fall zulässige Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt arbeitstäglich mit einem PKW zur 40 km entfernten Arbeitsstätte. Die Entfernungspauschale beträgt (20 km mit 0.30 € + 20 km mit 0.35 € an 220 Tagen =) 2.860 € : 12 Monate = 238 € im Monat. 

Der Arbeitgeber kann einen Zuschuss zum Arbeitslohn in dieser Höhe mit 15 % pauschal versteuern. Als Betriebsausgaben kann der Arbeitgeber monatlich (238 € + 15 % =) 274 € abziehen. 

Dafür hat der Arbeitnehmer nun 238 € pro Monat mehr auf dem Konto. Dieser Betrag mindert indessen seine abzugsfähige Entfernungspauschale.

Anlage N Papierformular

Tipp 1 Fahrgeld pauschal versteuert

Sie bereiten sich auf ein Einstellungsgespräch vor? Für die arbeitstägliche Fahrt zum Betrieb – Entfernung 30 km – möchten Sie Ihr privates Auto einsetzen und bringen die Variante Fahrgeld ins Spiel. Das Personalbüro ist einverstanden.

Der Betrieb zahlt Fahrgeld in Höhe der Entfernungspauschale und übernimmt pauschal die Lohnsteuer, wobei das Lohnbüro für Zwecke der Pauschalierung von 15 Fahrten im Monat (180 Fahrten im Jahr) ausgehen muss. Diese Regelung begrenzt die Pauschalierung deutlich.

Das Lohnbüro rechnet: Entfernungspauschale 30 km (kürzeste Fahrstrecke) x 180 Fahrten x 0,30 € =) 1.620 €. Der Betrieb kann also ein monatliches Fahrgeld in Höhe von (1 620 € : 12 Monate =) 135 € zahlen, wenn er die Steuer pauschal übernimmt.

Tipp Fahrgeld mit Benzingutscheinen / Tankkarten aufstocken

Der Betrieb kann das Fahrgeld um 50 € (Wert ab 1.1.2022) im Monat steuerfrei aufstocken, indem er in jeden Monat einen Benzingutschein im Werte bis zu 50 € ausgibt (Geringfügigkeit / § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Das Fahrgeld wird auf die Entfernungspauschale angerechnet, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend macht, die Benzingutscheine indessen nicht, weil es sich hierbei um Sachlohn handelt.

Sie machen als Arbeitnehmer dabei noch ein kleines Geschäft, indem Sie in Ihrer Steuererklärung für die Fahrten zur Arbeit eine höhere Entfernungspauschale geltend machen als das Lohnbüro für die pauschale Lohnsteuer zugrunde legt. Das Lohnbüro muss bei der Pauschalierung von 180 Fahrten im Jahr ausgehen, wohingegen Sie die gängigen 230 Arbeitstage ansetzen und außerdem eine verkehrsgünstigere längere Strecke ansetzen können. In der Anlage N tragen Sie- statt 30 km - die längere Fahrtstrecke von 40 km ein.

• Tankgutscheine

In die Kategorie Fahrtkostenerstattung gehören auch Tankgutscheine. Tankgutscheine gelten als Sachbezug, wenn sie nur zum Bezug von Treibstoff berechtigen (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Dies bedeutet: Auch die Abgabe von Treibstoff mit Tankkarten ist steuerfrei möglich, wobei auf der elektronischen Tankkarte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von monatlich 50 € gespeichert sein darf (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Hinweis: Die 50 €-Grenze gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter absprachegemäß selbst tankt, bezahlt und sich den verauslagten Betrag erstatten lässt.