Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

2.3.1 Firmenwagen / Dienstwagen Zeile 6

Anlage N 

♦  Private Nutzung eines Firmenwagens

Die private Nutzung eines Firmenwagens / Dienstwagens ist als Zuwendung aus dem Arbeitsverhältnis steuerpflichtig  (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Hierfür stehen zwei Methoden zur Wahl: Die Prozent-Methode und die Fahrtenbuch-Methode. Beliebt ist die Prozent-Methode, weil sie unkompliziert ist.

  • Was bedeutet Prozent-Methode?

Als Wert der  Privatnutzung wird pro Monat 1 % des auf volle Hundert abgerundeten Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung (§ 6 Abs. 1  Nr. 4 Satz 2 EStG) angesetzt.

  • Was bedeutet Fahrtenbuch-Methode?

Bei der Fahrtenbuch-Methode wird der private Nutzungswert mit den anteiligen tatsächlichen Kosten angesetzt, die auf die Privatfahrten entfallen. Der steuerpflichtige Nutzungswert ist der Teil der Gesamtkosten eines Firmenwagens, der dem Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtfahrleistung entspricht.

Bevor wir in die Details gehen, möchten wir das Grundsätzliche kurz ansprechen:

⇒   Das Grundsätzliche vorab

Die Aufwendungen für ein Fahrzeug, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, gehört zum Betriebsvermögen eines Unternehmens. Die Aufwendungen dafür sind  Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Soweit das Fahrzeug vom Betriebsinhaber für Privatfahrten und Fahrten zwischen seiner Wohnung und seinem Betrieb genutzt wird, sind die anteiligen Aufwendungen dem Gewinn wieder hinzurechnen (§ 4 Abs. 1, Abs. 5 Nr. 6 EStG). Es handelt sich insoweit um nicht abzugsfähige Aufwendungen (§ 12 EStG).

Entsprechendes gilt, wenn ein Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug für Privatfahrten und Fahrten zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte nutzt (§ 8 Abs. 2 Sätze 3-5 EStG).

♦    Ein Firmenwagen ist ...

Der Begriff "Firmenwagen" wird als Oberbegriff verwendet, wenn ein Fahrzeug auf den Namen einer Firma angemeldet ist.

  • Dienstwagen

Ein "Dienstwagen" ist ein Firmenwagen, der ausschließlich von einem bestimmten Arbeitnehmer genutzt wird. In der Regel darf der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte nutzen. Arbeitnehmer versteuern den Nutzungswert als Arbeitslohn (Sachlohn / § 8 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG).

♦   Private und berufliche Nutzung eines Firmenwagens

Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen kostenlos oder verbilligt für private Fahrten, ist der darin liegende geldwerte Vorteil als Sachbezug steuerpflichtig (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Der geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Dienstwagens besteht darin, dass der Arbeitnehmer nicht sein Privatfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel in Anspruch nehmen muss und damit Fahrtkosten spart.

Ist die private Nutzung vom Arbeitgeber grundsätzlich erlaubt, muss dafür ein geldwerter Vorteil versteuert werden, unabhängig davon, ob und in welchem Umfang das Fahrzeug tatsächlich privat genutzt wird (BFH 21.3.2013, VI R 31/10).

  • Nutzungswert nach der Prozent-Methode

Für Privatfahrten (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG): Der Sachbezug beträgt pro Monat 1 % des Fahrzeuglistenpreises einschließlich Umsatzsteuer, abgerundet auf volle 100 € (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

  • Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Hinzu kommt als Zuschlag der geldwerte Vorteil durch die berufliche Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). 

Der Zuschlag kann prozentual berechnet und vom Arbeitnehmer versteuert oder pauschal vom Arbeitgeber versteuert werden. 

Prozentualer steuerpflichtiger Zuschlag

Der steuerpflichtige Sachbezug für den Zuschlag beträgt pro Monat 0.03 % des Fahrzeuglistenpreises einschließlich Umsatzsteuer, abgerundet auf 100 € je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, abgerundet auf volle 100 € (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Pauschale Versteuerung des Zuschlags mit 15 %

Bei pauschaler Besteuerung des Zuschlags durch den  Arbeitgeber sind als Nutzungswert für die Fahrten zur Arbeit 0.30 € je Entfernungskilometer und 15 Wege pro Monat (180 Tage im Jahr) mit 15 % zugrunde zu legen (§ 40 Abs. 2 Satz 2a EStG).

- 180 Tage-Regelung

Aus Vereinfachungsgründen muss - bei pauschaler Versteuerung des Zuschlags - im Lohnsteuerabzugsverfahren zunächst davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen (BMF, 31.10.2013, IV C 5 - S 2351/09/10002 :002, Tz 5.2 Abs. 1 Satz 2). 

Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer in der Anlage N die Entfernungspauschale in Höhe von 0.30 € als Werbungskosten geltend machen, vermindert um die pauschal besteuerten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG). Dabei werden die tatsächlichen Fahrten berücksichtigt, z. B. 230 Fahrten (Wege). 

Der pauschal versteuerte geldwerte Vorteil mindert den Abzugsbetrag, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten / Entfernungspauschale geltend machen kann (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG).

Der Arbeitgeber muss pauschal besteuerte Leistungen im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf der Lohnsteuerbescheinigung gesondert bescheinigen (Zeile 39 Feld 295).

Anlage N Papierformular

♦   Musterfall

Listenpreis des Dienstwagens 50.050 €, Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 30 km.

Nutzungswert für Privatfahrten    
12 Monate mit je 1 % von 50.000 € (abgerundet 12 × 500 €) =   6.000 €
+ Zuschlag für die täglichen Fahrten zum Betrieb    
12 Monate mit je 0,03 % von 50.000 € = 180 € × 30 km =   5.400 €  
- Davon pauschal versteuert 180 Tage x 30 km x 0.30 € = 1.620 €  
Verbleiben 3.780 € >    3.780 €
Mit der Lohnabrechnung zu versteuern   9.780 €
Bei der Veranlagung als Werbungskosten abzugsfähig    
Entfernungspauschale mit 0,30 € × 30 km × 230 Tage 2.070 €  
Vom ArbG pauschal versteuert (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG) 1.620 €  
Werbungskosten 450 € >       450 €
Insgesamt zu versteuern   9.330 €
  • Alternative: Fahrtenbuchbuch

Wenn Sie für Ihren Dienstwagen ein Fahrtenbuch führen, muss Ihr Arbeitgeber zur Berechnung des geldwerten Vorteils die gesamten Kosten für das Fahrzeug feststellen. Diese werden dann mit ihrem prozentualen Anteil Ihrer Privatfahrten als steuerpflichtiger Anteil zugrunde gelegt (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG).

Im Gegenzug sind auch hier Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale abzugsfähig.

♦   Einzelbewertung für Fahrten zum Betrieb mit 0.002 %

Anstelle der Versteuerung mit 0.03 % kann eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer für maximal 180 Fahrten jährlich vorgenommen werden. Dabei muss der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen er (mit Datumsangabe) das betriebliche Kfz tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genutzt hat. Die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus.

Beispiel 1:

Der Arbeitnehmer ist im Außendienst tätig. Nur einmal wöchentlich (45 Wochen / Jahr) fährt er zu der 15 km entfernten Betriebsstätte seines Arbeitgebers. Der Listenpreis des von ihm genutzten Firmenwagens beträgt 30.000 €. Bei der Einzelwertmethode ergibt sich ein Zuschlag von  (30.000 € × 0,002 % × 45 Fahrten × 15 km =) 405 €.

Anlage N Papierformular

Der Nutzungswert für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ist in dem vom Arbeitgeber bescheinigten Bruttolohn enthalten und braucht von Ihnen nirgendwo eingetragen zu werden.

Anlage N Papierformular

In der Anlage N Zeile 31 machen Sie zum Ausgleich der Versteuerung für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale geltend.

Beispiel 2:

In den Monaten Januar bis Juni hat der Arbeitnehmer für Zwecke der Einzelbewertung des Firmenwagen jeweils 14 Tage zugrunde gelegt, in den Monaten Juli bis November jeweils 19 Tage. Wegen der jahresbezogenen Begrenzung auf 180 Fahrten ist für Zwecke der Einzelbewertung im Dezember nur ein Tag anzusetzen (Anzahl der Fahrten von Januar bis November = 179). Damit ergeben sich für die Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten des A zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Kalendermonat folgende Prozentsätze:

– Januar bis Juni:        0,028 % (14 Fahrten × 0,002 %)

– Juli bis November:   0,038 % (19 Fahrten × 0,002 %)

– Dezember:   0,002 % (1 Fahrt × 0,002 %)

BMF, 4.4.2018, IV C 5 - S 2334/18/10001

⇒   Details zur Fahrtenbuch-Methode

Bei der Bewertung des Nutzungswerts nach der Fahrtenbuch-Methode werden die anteiligen tatsächlichen Kosten lt. Buchführung, soweit sie durch die Privatfahrten veranlasst sind, versteuert..

  • Aktuelles BMF-Schreiben

Der Bundesfinanzminister hat am 04.04.2018 den Finanzämtern neue Anweisungen bei Überlassung von Firmenfahrzeugen an Arbeitnehmer erteilt (BMF 04.04.2018  - IV C 5 - S 2334/14). Das Schreiben können Sie als Beitrag  5.2.5  einsehen.

 ♦   Abstimmung der Methode mit dem Lohnbüro

Die Besteuerung des Nutzungswerts für Privatfahrten kann mit 1 % des Listenpreises pro Monat (Prozent-Methode)  oder anhand der anteiligen tatsächlichen Kosten unter Führung eines Fahrtenbuches (Fahrtenbuch-Methode) festgestellt werden.

Der Arbeitgeber bzw. sein Lohnbüro legen in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer die Anwendung einer der Methoden für jedes Kalenderjahr fest; die Methode darf bei demselben Kraftfahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer indessen nicht an die für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Methode gebunden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR). Dazu unten mehr.

♦   Nutzungsverbot / Nutzungsverzicht

Steht dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen zur Verfügung und darf er diesen Dienstwagen auf Anordnung des Arbeitgebers nicht für Privatfahrten nutzen, ist vom Ansatz eines Nutzungswerts abzusehen, wenn das Nutzungsverbot durch geeignete Unterlagen (Arbeitsvertrag) nachgewiesen wird (BMF vom 04.04.2018 -  IV C 5 - S 2334/14 Rn. 1a).

Wollen Sie verhindern, dass das Finanzamt eine Versteuerung für die private Nutzung eines solchen Fahrzeugs vornimmt, hilft also nur ein Nutzungsverbot, das Ihnen nur erlaubt, mit dem Fahrzeug morgens und abends zwischen Betrieb und Wohnung zu pendeln. Dann sind nur ein 0.03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat zu versteuern.

Dies bedeutet: Wird dem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug mit der Maßgabe zur Verfügung gestellt, es künftig nicht für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder mehr als eine Familienheimfahrt wöchentlich zu nutzen, ist von dem Ansatz des jeweils in Betracht kommenden pauschalen Nutzungswertes abzusehen, wenn das Nutzungsverbot durch entsprechende Unterlagen (z.B. eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage) nachgewiesen wird. Diese Regelung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. 

♦   Welche Methode ist für Sie günstiger?

Die Faustregel besagt: Je mehr Privatfahrten, desto eher lohnt die Prozent-Methode, je weniger Privatfahrten, desto eher lohnt die Fahrtenbuch-Methode.

Beispiel: Bruttolistenpreis des Firmenwagens 40.050 €, tatsächliche Kosten lt. Buchführung pro km im Durchschnitt der Gesamtkilometer 0,35 €.

Der Vergleich zeigt:

- Prozent-Methode abgerundet 40.000 € x 12 % =             4.800 €

- Fahrtenbuch-Methode

a) bei 15.000 Privat-Kilometer = 15.000 x 0,35 € =               5.250 € 

b) bei 10.000 Privat-Kilometer = 10.000 x 0,35 € =               3.500 €

Dies bedeutet in diesen Fällen:

Betragen die Privat-Kilometer weniger als (4.800 €: 0,35 € =) 12.857 km, ist die Fahrtenbuchmethode günstiger.

Tipp Fahrtenbuch in der Hinterhand

Die Methode, die für den monatlichen Lohnsteuerabzug gelten soll, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für das gesamte Kalenderjahr festlegen. Die Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer indessen nicht an das im Laufe des Jahres praktizierte Verfahren gebunden und kann ein anderes Verfahren anwenden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 LStR). Indem z. B. im Laufe des Jahres die 1-%-Methode angewendet wird, der Arbeitnehmer aber gleichzeitig ein Fahrtenbuch führt. Auf diese Weise ist ein Wechsel von der 1-%-Methode zur Fahrtenbuch-Methode möglich, indem er in der Anlage N einen von der Lohnsteuerbescheinigung abweichenden Arbeitslohn erklärt und dies in einem Begleitschreiben begründet. Zum Begleitschreiben siehe Hauptvordruck Zeile 38.

Hauptvordruck Papierformular

⇒   Unfallkosten

A. Unfall während einer Privatfahrt

Kosten durch einen bei einer Privatfahrt entstandenen Unfall sind nicht mit dem Prozentsatz abgegolten (Abschn. 8.1 Abs. 9 LStR). Vom Arbeitgeber getragene Unfallkosten sind daher neben dem geldwerten Vorteil zu versteuern, der sich sowohl aus der Prozent-Methode als auch aus der Kosten-Methode ergibt. Aus Vereinfachungsgründen wird von einer zusätzlichen Besteuerung abgesehen, wenn die Unfallkosten, – bezogenen auf den einzelnen Fall und nach Abzug der Versicherungsleistung – 1 000 € nicht übersteigen.

B. Unfall während einer Betriebsfahrt

Bei einem Unfall während einer Betriebsfahrt des Arbeitnehmers trägt die Unfallkosten der Arbeitgeber.

Beispiel:

Die Firma hat einem Arbeitnehmer fährt einen Dienstwagen (Bruttolistenpreis 30.050 €), den er für betriebliche und private Zwecke nutzt. Abschreibung, Benzin, Reparaturen und andere laufende Kosten betragen 6.000 €. Der Arbeitnehmer verursacht auf einer betrieblichen Fahrt einen Unfall. Die Reparaturkosten belaufen sich auf 1.800 €.

  1. Abrechnung nach der Prozent-Methode

Bruttolistenpreis = 30.000 € × 1 % × 12 Monate   3.600 €. Die jährliche Privatnutzung ist mit 3.600 € als Arbeitslohn anzusetzen.

  1. Abrechnung nach der Fahrtenbuch-Methode

Der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch, das einen privaten Nutzungsanteil von 40 % ausweist. Die Unfallkosten sind aus den Gesamtkosten herauszurechnen.

Laufende Kosten + Unfallkosten 7.800 €
- Unfallkosten 1.800 €
Gesamtkosten für die private Nutzung 6.000 €
Davon 40 % = privater Nutzungsanteil (Arbeitslohn) 2.400 €

⇒   Private Nutzung wird unterstellt

Die allgemeine Erfahrung zeigt, dass ein Firmenwagen privat genutzt wird, wenn er dafür zur Verfügung steht. Deshalb ist die Besteuerung des Nutzungswerts nicht davon abhängig, ob der Arbeitnehmer von der privaten Nutzungsmöglichkeit tatsächlich Gebrauch macht oder nicht. Der steuerpflichtige Vorteil fließt dem Arbeitnehmer bereits mit Überlassung des Fahrzeugs Monat für Monat zu, so der BFH zuletzt vom 18.04.2013 - VI R 23/12. Es sei denn, er führt ein Fahrtenbuch.

Arbeitsrechtlich ist bedeutsam: Wenn der Arbeitgeber nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes gestattet, darf das Fahrzeug nur vom Arbeitnehmer und nicht etwa von dessen nahen Angehörigen genutzt werden. Steuerrechtlich wird die private Nutzung des Firmenwagens durch nahe Angehörige dem Arbeitnehmer zugerechnet. 

♦   Fahrtenbuch als Gegenbeweis

Wenn Sie den Firmenwagen nur in geringem Umfang oder überhaupt nicht privat nutzen, können Sie dies dem Finanzamt nur dadurch beweisen, dass Sie ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen führen. Bei geringer privater Nutzung können Sie sich dann für die Fahrtenbuch-Methode entscheiden.

⇒   Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers

Haben Sie sich am Kaufpreis für den Dienstwagen oder an dessen laufenden Kosten beteiligt, können Sie eine Minderung des geldwerten Vorteils in Höhe der selbst getragenen Einzelausgaben verlangen (BFH 30.11.2016 - VI R 2/15).

Beispiel / Sachverhalt lt. BFH Urteil vom 30. November 2016 VI R 49/14:

Steuerzahler A ist im Außendienst als Arbeitnehmer / Reisender nichtselbständig tätig. Im Streitjahr überließ ihm sein Arbeitgeber ein betriebliches Kfz (Bruttolistenpreis 52.300 €) zur dienstlichen und privaten Nutzung. Sämtliche Kraftstoffkosten und damit auch den auf die beruflichen Fahrten entfallenden Anteil trug der Arbeitnehmer A. Er wandte hierfür insgesamt einen Betrag von 5.599 € auf. Die übrigen PKW-Kosten übernahm der Arbeitgeber. Im Rahmen des Lohnsteuerabzugs ermittelte der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aus der Kfz-Überlassung nach der Prozent-Methode mit 1 % von 52.300 € = 523 € monatlich; einen Zuschlag für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nach § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG erfasste er - mangels einer regelmäßigen Arbeitsstätte - nicht.

Zu versteuern sind monatlich 12 % von 52.300 €  =                      6.276 €

Abzüglich Zuzahlung                                                                      5.599 €

Steuerpflichtiger Arbeitslohn / Sachlohn                                            677 €

Anmerkung: Übersteigen die Eigenleistungen des Arbeitnehmers den privaten Nutzungsvorteil, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.

⇒   Mehrere Firmenwagen nutzen

Besonders teuer kann es werden, wenn Sie als Arbeitnehmer nicht nur ein Fahrzeug, sondern mehrere nutzen dürfen. Dann müssen Sie für jedes Fahrzeug den Nutzungswert versteuern. Wenn allerdings eine Mitbenutzung anderer Personen ausgeschlossen ist, z. B. Familienangehörige, gilt die vernünftige Regelung, das Sie nur dasjenige Fahrzeug versteuern, das Sie überwiegend für private Zwecke nutzen (BMF-Schreiben vom 4.4.2018-IV C 5 - S 2334/18/1000 Ziff. 22)

 ♦    Dienstwagen als Prestigeobjekt

Wer einen Dienstwagen zur Verfügung hat, kann damit je nach Fahrzeugklasse / Größe des Fahrzeugs zeigen, welche Stellung / Bedeutung er im Unternehmen hat. Für den Arbeitgeber steht dabei im Vordergrund, dem Arbeitnehmer seine Wertschätzung zu zeigen und ihn an das Unternehmen zu binden. Je repräsentativer das Fahrzeug, desto höher ist seine Wichtigkeit für die Firma. Auch für die Geschäftspartner der Firma ist es ein deutliches Zeichen, wenn der Arbeitnehmer als Vertreter der Firma mit einem repräsentativen Fahrzeug vorfährt.

  • Rangordnung der Dienstwagen

Etwa 25 % aller Neuwagen werden als Firmenwagen / Dienstwagen zugelassen.

Jedes Jahr wird in den Medien die automobile Rangordnung der Dienstwagen veröffentlicht. An erster Stelle steht die Marke Porsche für Arbeitnehmer mit einem Bruttogehalt von mehr als 150.000 €, gefolgt von BMW, Audi und Mercedes (Stand 2020). Hier sind die laufenden Fahrzeugkosten nachrangig, es geht weitestgehend um die Repräsentation des Arbeitgebers.  

Bezogen auf die Zulassungszahlen aller Dienstwagen steht in erster Stelle die Marke Volkswagen mit gut mehr als 20 % aller zugelassenen Dienstwagen, gefolgt von BMW, Mercedes, Audi und Volvo (Stand 2020). Hier stehen die laufenden Fahrzeugkosten an erster Stelle, weniger die Repräsentation des Arbeitgebers