Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht in Form von Geld erbracht werden, sondern in Form von Gütern oder Dienstleistungen.

Zu den Sachbezügen zählen insbesondere die Gewährung von Nahrung, Kleidung, Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Deputate oder andere übereignete Gegenstände (auch Geschenke), wenn sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährt werden.

Zu den Sachbezügen gehört auch die Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs zur privaten  Nutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Firmenwagen). 

Sachbezüge  gehören zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitsentgelt, können aber ganz oder teilweise von der Steuer und der Sozialversicherung freigestellt sein (§ 8 abs. 1 Satz 1 EStG).

⇒   Bewertung der Sachbezüge (durch das Lohnbüro)

Sachbezüge sind mit den um übliche Preisnachlässe (4 %) geminderten Endpreisen am Abgabeort anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG).

♦   Ausnahmen vom Ansatz des üblichen Endpreises 

Als Ausnahme gelten:

1. Private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs (Firmenwagen). Der Nutzungswert kann anhand der Prozent-Methode oder der Fahrtenbuch-Methode ermittelt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Bei der allgemein üblichen Anwendung der Prozent-Methode beträgt der Nutzungswert für Privatfahrten pro Monat 1 % des inländischen Bruttolistenpreises.
2. Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Nutzungswert kann ebenfalls anhand der Prozent-Methode oder der Fahrtenbuch-Methode ermittelt werden (§ 8 Abs. 2 Sätze 3 und 4 EStG).  Bei der allgemein üblichen Anwendung der Prozent-Methode beträgt der Nutzungswert mtl. 0.03 % je Entfernungskilometer vom jeweils geltenden Listenpreis.
3. Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten bei doppelter Haushaltsführung, wenn Werbungskosten angesetzt werden können (§ 8 Abs. 2 Satz 5 EStG). 

   4. Freie Unterkunft und Verpflegung

   Für Leistungen des Arbeitgebers in Form von freier Unterkunft und Verpflegung  sind die – amtlichen – Sachbezugswerte nach § 17 Sozialgesetzbuch IV anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 6 EStG). Details entnehmen Sie bitte den offiziellen Bekanntmachungen, z. B. AOK.

4. Eine Unterkunft in einem Arbeitgeberhaushalt oder anderweitig ist mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung  – SvEV - von monatlich 278 € (Wert für 2024) anzusetzen.

♦   Freie Verpflegung für 2024

Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt im Betrieb / in der Kantine an die Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung  – SvEV - zu bewerten.

Dies gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG / R 8.1 Abs. 8 LStR auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.

Für jede Mahlzeit, die Sie kostenlos erhalten, wird der Wert je Mahlzeit wie folgt bemessen:

Personenkreis	Frühstück	Mittagessen	Abendessen	Verpflegung
Volljährige Arbeitnehmer	2.17 €	4.13 €	4.13 €	insgesamt 10.43 €

Großbuchstabe M

Der Arbeitgeber hat auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise eine mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertete Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

♦   Freie Verpflegung für 2025

Personenkreis	Frühstück	Mittagessen	Abendessen	Verpflegung
Volljährige Arbeitnehmer	2.30 €	4.40 €	4.40 €	11.10 €

 

Wichtige Hinweise

Muss der Arbeitnehmer die Mahlzeiten bezahlen, ist nichts zu versteuern, sofern der Preis der Mahlzeiten mindestens den Sachbezugswerten entspricht.

Der Arbeitgeber kann den unentgeltlichen Sachbezug mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG),. Für Sie als Arbeitnehmer sind die Mahlzeiten praktisch steuerfrei. Auch fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an (§ 1 Abs. 1 SvEV).

Im Einzelnen ist wie folgt zu verfahren (R 8.1 LStR):

• Begriff der Mahlzeit

Der Begriff der Mahlzeit ist insoweit von Bedeutung, als nur das, was steuerlich zur Mahlzeit gehört, durch die amtlichen Sachbezugswerte abgedeckt ist. Als Mahlzeiten gelten alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke (BFH vom 21.3.1975 – BStBl II S. 486 und vom 7.11.1975 – BStBl 1976 II S. 50).

Barzuschüsse

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer verteilt und von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung (Annahmestelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).

Beispiel: Der Verrechnungswert für eine Hauptmahlzeit auf der Essenmarke beträgt 8.00 €. Die eingenommene Mahlzeit ist mit dem Sachbezugswert von 4.13 € (Wert 2024) zu versteuern.

• Mahlzeiten auf Dienstreisen

Die Mehraufwendungen für Verpflegung auf Dienstreisen werden nach Pauschalen abgerechnet. Der Arbeitgeber kann Verpflegungskosten bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG) oder der Arbeitnehmer kann sie als Werbungskosten geltend machen (§ 9 Abs. 4a EStG). So die gängige Regelung.

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber während einer Dienstreise Essen (Bezahlung durch Firmen-Kreditkarte) zur Verfügung, müssen Sie immer dann, wenn Ihnen eine Verpflegungspauschale zusteht, dafür keinen Lohn versteuern, weil steuerfrei.

Zu einer Versteuerung kommt es nur dann, wenn:

1. a) die Dienstreise nicht mehr als 8 Stunden beträgt, weil keine Verpflegungspauschale zusteht,
2. b) Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist, weil dann keine Verpflegungspauschale mehr zusteht.

In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer das von ihm bezahlte Essen (die einzelnen Mahlzeiten) zwar versteuern. Als Wert gelten aber die amtlichen Sachbezugswerte je Hauptmahlzeit. Der Wert der einzelnen Hauptmahlzeit darf indessen 60 € nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).

Dies bedeutet: Mit dem günstigen Sachbezugswert ist es vorbei, wenn Sie während einer Dienstreise in einem guten Restaurant auf Kosten des Arbeitgebers tafeln und der Wert der Mahlzeit 60 € übersteigt. Dann müssen Sie den vollen Preis versteuern und können nur die Verpflegungspauschale als Werbungskosten gegenrechnen sprich abziehen.

• Arbeitsessen im Betrieb

Kostenlose Arbeitsessen (z. B. Pizza für alle Teilnehmer) sind nicht steuerpflichtig. Arbeitsessen stellen keinen geldwerten Vorteil dar, weil sie im betrieblichen Interesse verabreicht werden. Die Arbeitsessen bewirken, dass sich die produktive Arbeitszeit verlängert oder der Arbeitsablauf sich günstiger gestaltet. Sie wirken also leistungssteigernd, sei es z. B. in Besprechungen oder bei der Inventur, wenn der Wert der einzelnen Mahlzeiten 60 € nicht übersteigt . Regelmäßige Arbeitsessen in einer ortsansässigen Gaststätte sind hingegen problematisch. Infolge der Regelmäßigkeit sieht der BFH diesen Sachbezug als steuerpflichtigen Arbeitslohn an, der mit den Sachbezugswerten zu versteuern ist, sofern der Wert der einzelnen Mahlzeiten 60 € nicht übersteigt (BFH Urteil vom 05.05.1994 - VI R 55-56 / 92).

• Arbeitsessen mit Kunden 

Die Versteuerung entfällt, wenn Sie einen Kunden zum Essen einladen. In diesem Fall entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, weil nicht Ihre Verpflegung, sondern die Arbeit im Vordergrund steht. Dass Sie auch dabei essen müssen, ist sozusagen Pflichterfüllung (R 8.1 Abs. 1 Nr. 1 LStR).

Tipp Trockene Brötchen sind keine Mahlzeit

Trockene Brötchen, Kekse, Obst und alkoholfreie Getränke / Kaffee sind als Aufmerksamkeiten steuerfrei. Für das FG Münster reichen trockene Brötchen und Kaffee nicht aus, um sie als ein Arbeitnehmer-Frühstück i. S. von § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG i. V. m. § 2 Abs. 1 SvEV einzuordnen (FG Münster, Urteil v. 31.5.2017, 11 K 4108/14). Trockene Brötchen und Kaffee sind also steuerfrei. 

Dies bedeutet: Besteht das Frühstück, das der Arbeitgeber unentgeltlich bereitstellt, aus >>trockenen<< Brötchen oder Rosinenbrötchen nebst Heißgetränken aus Automaten, so handelt es sich nicht um Sachbezüge, die steuerpflichtig sind, vielmehr um steuerfreie Aufmerksamkeiten. 

Tipp Restaurantschecks / Essenmarken bis 60 € pauschal versteuern

Hat ein Unternehmen keine eigene Kantine, befindet sich indessen in unmittelbarer Nähe eine Gaststätte, bietet sich an, dass die Arbeitnehmer dort ihr Mittagessen einnehmen, indem sie dort Restaurantschecks / Essenmarken des Arbeitgebers einlösen.

Arbeitstäglichen Essenmarken oder Restaurantschecks durch den Arbeitgeber, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Annahmestelle bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, sind zwar steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, können aber statt mit dem tatsächlichen Wert der Essensmarke für eine Hauptmahlzeit im Wert unter 60 € nur mit dem Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen angesetzt werden.

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Tipp: Essenmarken durch Gehaltsumwandlung

Ein Arbeitnehmer hat einen monatlichen Bruttolohn von 3.600.00 €. Er verzichtet auf 100.00 € Barlohn und erhält dafür an 20 Arbeitstagen im Monat einen Restaurantscheck für ein Mittagessen im Werte von 9.50 €. Dieses Mittagessen ist mit dem Sachbezugswert von jeweils 3.57 € (Wert für 2022) lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Vorteilsrechnung

Der Bruttolohn beträgt nunmehr 3.500 € + (3.57 € x 20 Restaurantschecks =) 71.40 €, zusammen  3.571.40 €. Die 20 Restaurantschecks haben indessen einen tatsächlichen Wert von (9.50 € x 20 = 190.00 €.