Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Mahlzeiten im Betrieb, die ganz oder teilweise unentgeltlich an die Arbeitnehmer abgegeben werden, z. B. Essen in der Kantine, werden bei der Lohnsteuer und bei der Sozialversicherung dadurch privilegiert, dass sie mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV besteuert werden können.

Dies bedeutet: Unentgeltliche Mahlzeiten wie ein Frühstück, ein Mittagessen oder ein Abendessen sind lohnsteuerpflichtig und können als Sachbezüge mit den amtlichen Sachbezugswerten besteuert werden.  

Zwischenmahlzeiten (z. B. Nachmittagskaffee mit Kuchen) gehören nicht zum steuerpflichtigen Sachbezug, desgleichen nicht Getränke jeglicher Art wie Mineralwasser, Tee, Kaffee, Cola, die Ihr Arbeitgeber während der Arbeitszeit bereitstellt. Dazu kann auch Gebäck gehören. Sie sind als Aufmerksamkeiten steuerfrei (R 19.6 LStR). 

• Aufmerksamkeiten / Amtlicher Text R 19.6 LStR

Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. 2Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 €, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder in seinem Haushalt lebenden Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. 3Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist.

Als Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn. 2Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 € nicht überschreitet (R 19.6 LStR)..

• Frühstück, es geht um die Wurst

Spendiert Ihr Chef Ihnen ein Frühstück, gilt der morgendliche Happen als Extralohn, zu versteuern mit den gesetzlichen Sachbezugswerten. Dies gilt indessen nicht, wenn der Arbeitgeber auf jeglichen Aufstrich verzichtet und nur trockene Brötchen, Rosinenbrötchen oder Croissants zu Kaffee oder Tee serviert (BFH Urteil vom 3.7.2019 - VI R 36/17). 

Dies bedeutet: Heiße oder kalte Getränke oder ein unbelegtes Brötchen oder Brot sind kein "Frühstück" i. S. d. § 2 Abs. 1 Satz 2 SvEV, da ein Brotbelag unbedingter Bestandteil eines Frühstücks ist. Die Leistung fällt unter den allgemeinen Begriff der "Kost" in § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, sodass die Sachbezüge als Aufmerksamkeiten nicht besteuert werden. Auch die Möglichkeit, sich ganztägig unentgeltlich an einem Heißgetränkeautomaten zu bedienen, gehört dazu.

• Zusätzlicher Arbeitseinsatz mit Speisen und Getränken

Auch Speisen und Getränke, die der Betrieb während einer außerplanmäßigen Besprechung, einer Betriebsstörung oder einer Großaktion wie Inventur spendiert werden, sind steuerfrei, wenn ihr Wert 60 € je Arbeitnehmer nicht übersteigt, z. B. bei einem zusätzlichen Arbeitseinsatz  (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).

• Glossar

In einem kleinen Unternehmen wird der Verzehr von Getränken und Genussmitteln als »Elf-Uhr-Zug« bezeichnet und ist zur lieben Gewohnheit geworden. Jeweils arbeitstäglich um elf Uhr stehen in der Teeküche des Betriebes, entsprechend der Mitarbeiterzahl, 8 Gläser mit Hochprozentigem hintereinander als »Elf-Uhr-Zug« bereit, um sich gemeinsam einen Kleinen hinter die Binde zu gießen, süße Kekse als weitere Genussmittel liegen bereit.

Der Chef macht mit, denn beim »Elf-Uhr-Zug« wird auch gern der »kleine Dienstweg« praktiziert, was dem Arbeitsablauf zu Gute kommt. Der Hochprozentige und die Kekse sind als Betriebsausgabe absetzbar, der tägliche Verzehr durch die Arbeitnehmer ist im Rahmen der 50 €-Freigrenze steuerfrei.

♦   Amtliche Texte / auszugsweise aus R 8.1 LStR

Kantinenmahlzeiten und Zuschüsse in Form von Essenmarken

(7) Für die Bewertung von Mahlzeiten, die arbeitstäglich an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gilt Folgendes:

1.    1Mahlzeiten, die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV (Sachbezugswert) zu bewerten. 2 …
2.    1Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind vorbehaltlich der Nummer 4 ebenfalls mit dem Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Zuschüsse oder andere Leistungen an die die Mahlzeiten vertreibende Einrichtung, z. B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt. 2 ...
3.    In den Fällen der Nummern 1 und 2 ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis einschl. Umsatzsteuer den Sachbezugswert unterschreitet.
4.    Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers im Falle der Nummer 2 aus arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten in Form von Papier-Essenmarken (z. B. Essensgutscheine, Restaurantschecks) oder digitalen Essenmarken (z. B. aufladbare Geldkarten, Apps), die in einer Annahmestelle (z. B. Restaurant, Lebensmitteleinzelhandel) beim Erwerb einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt Folgendes:
5.    a) 1Es ist nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert zu bewerten, aa) tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. 2Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. 3Einzelne Bestandteile einer Mahlzeit können auch bei verschiedenen Akzeptanzstellen erworben werden. 4Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen,                                        bb) für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und - vorbehaltlich Doppelbuchst.                                                                                                  cc) der Zuschuss den Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,        dd) der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und                              ee) der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind.

2Dies gilt auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle, die die bezuschusste Mahlzeit abgibt, keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil z. B. ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Zuschüsse verwaltet. 3Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen; der Nachweis der Verwendung des Zuschusses ausschl. zum Erwerb einer Mahlzeit i. S. d. Doppelbuchst. aa kann dabei auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden. 4Zur Erfüllung der Voraussetzungen nach Doppelbuchst. bb hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzustellen und sicherzustellen, dass die Zahl der Tage, für die Zuschüsse gewährt werden, im Kj. die Zahl der vereinbarten Arbeitstage abzgl. der Abwesenheitstage nicht überschreitet. 5Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Zuschüsse entfällt für Arbeitnehmer, die im Kj. durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) erhält.

b)    Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers ausschl. in der Hingabe von Essenmarken, ist auch unter den Voraussetzungen des Buchst. a der Verrechnungswert der Essenmarke als Arbeitslohn anzusetzen, wenn dieser Wert den geldwerten Vorteil nach Nummer 3 unterschreitet.

c)    1Wird der Arbeitsvertrag dahingehend geändert, dass der Arbeitnehmer anstelle von Barlohn Zuschüsse erhält, vermindert sich dadurch der Barlohn in entsprechender Höhe. 2Die Zuschüsse sind mit dem Wert anzusetzen, der sich nach den Buchst. a oder b ergibt. 3Ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt der Austausch von Barlohn durch Zuschüsse nicht zu einer Herabsetzung des steuerpflichtigen Barlohns. 4In diesem Falle ist der Betrag, um den sich der ausgezahlte Barlohn verringert, als Entgelt für die Mahlzeit anzusehen und von dem nach Buchst. a oder b maßgebenden Wert abzusetzen.

d)    1Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). 2Die von Annahmestellen eingelösten Papier-Essenmarken brauchen nicht an den Arbeitgeber zurückgegeben und von ihm nicht aufbewahrt zu werden, wenn der Arbeitgeber eine Abrechnung erhält, aus der sich ergibt, wie viele Papier-Essenmarken mit welchem Verrechnungswert eingelöst worden sind, und diese aufbewahrt.

1. …
2. 1Der Arbeitgeber hat die vom Arbeitnehmer geleistete Zahlung i. d. R. in nachprüfbarer Form nachzuweisen. 2Der Einzelnachweis der Zahlungen ist nur dann nicht erforderlich,
3. a) wenn gewährleistet ist, dass                                                                                                aa) die Zahlung des Arbeitnehmers für eine Mahlzeit den anteiligen Sachbezugswert nicht unterschreitet oder                                                                                                                        bb) nach Nummer 4 der Zuschuss als Arbeitslohn zu erfassen ist oder                                        b) wenn der Arbeitgeber die Durchschnittsberechnung nach Nummer 5 anwendet.

Mahlzeiten aus besonderem Anlass

(8) Für die steuerliche Erfassung und Bewertung von Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter aus besonderem Anlass an Arbeitnehmer abgibt, gilt Folgendes:

1. 1Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. 2Dies gilt für ein sog. Arbeitsessen i. S. d. R 19.6 Abs. 2 sowie für die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG; für Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gilt § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.
2. 1Mahlzeiten, die der Arbeitgeber als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft an seine Arbeitnehmer abgibt, sind mit ihrem tatsächlichen Preis anzusetzen. 2Dies gilt z. B. für eine während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder doppelten Haushaltsführung gestellte Mahlzeit, deren Preis die 60-€-Grenze i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG übersteigt. 3Ein vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder an den Dritten gezahltes Entgelt ist auf den tatsächlichen Preis anzurechnen. 4Wird vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten nur ein Essen, aber kein Getränk gestellt, ist das Entgelt, das der Arbeitnehmer für ein Getränk bei der Mahlzeit zahlt, nicht auf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit anzurechnen.