Anlage N

♦   Zehn Steuertipps zur Pauschalsteuer

Tipp 1 Geringfügig entlohnte Beschäftigung / Mini-Job

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung wird als Minijob bezeichnet. Ein Minijob kann, so die Einordnung der Minijob-Zentrale, ausgeübt werden als

• geringfügig entlohnte kurzfristige Beschäftigung im Aushilfsjob oder als
• geringfügig entlohnte langfristige Beschäftigung bis zum Höchstbetrag von mtl. 520 €  (Wert ab 1.10.2022 / Geringfügigkeitsgrenze). 

In beiden Fällen der geringfügig entlohnten Beschäftigung gilt die so genannte Nettolohnvereinbarung, d. h. der Arbeitgeber trägt pauschal Steuern und Sozialabgaben. Dazu mehr im Internet unter minijob-zentrale.de.

Tipp 2 Kantinenmahlzeiten / Essensmarken 25 %

Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert – SvEV - zu bewerten, sofern deren Wert 60 € je Mahlzeit nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Der Wert der Mahlzeiten ist als Sachlohn zu versteuern.

• Sachbezugswerte 2023

Für 2023 betragen die  amtlichen  Sachbezugswerte für ein Frühstück 2.00 €, für eine Hauptmahlzeit 3.80 €, bei Vollverpflegung pro Tag 9.60 €

Im Einzelnen R 8.1 Abs. 2 LStR.

Der Betrieb kann die Lohnsteuer übernehmen, indem er die kostenlosen Mahlzeiten pauschal mit 25 % versteuert (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG). In diesem Fall gehört der Wert dieser Mahlzeiten nicht zum versicherungspflichtigen Entgelt (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Tipp 3 Kostspielige Mahlzeiten

Entsprechendes gilt, wenn es sich um kostenlose Mahlzeiten handelt, die nicht mit den amtl. Sachbezugswerten angesetzt werden, weil deren Wert je Mahlzeit 60 € übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer übernehmen, indem er die kostenlose Mahlzeit pauschal mit 25 % versteuert (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG). In diesem Fall gehören die verbilligten Mahlzeiten auch nicht zum versicherungspflichtigen Entgelt (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Beispiel:

Der Arbeitnehmer tafelt während einer Dienstreise auf Firmenkosten. Die Rechnung des Restaurants beträgt mehr als 60 €. Der Arbeitnehmer bezahlt mit der Firmen-Bankkarte. Die kostenlose Mahlzeit ist ein steuerpflichtiger Sachbezug. Die Lohnsteuer kann der Arbeitgeber pauschal übernehmen.  

Tipp 4 Betriebsveranstaltung / Betriebsausflug  25 %

Bei Betriebsausflügen sind je Veranstaltung nur Zuwendungen je Arbeitnehmer bis zu 110 € einschließlich Umsatzsteuer steuerfrei. Außerdem sind lediglich nur bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr begünstigt (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).

Soweit die Aufwendungen den Freibetrag von 110 € übersteigen oder der einzelne Betriebsausflug - als dritter - nicht begünstigt, können die Zuwendungen mit 25 % pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Tipp 5 Erholungsbeihilfen / Urlaub 25 %

Leistet der Arbeitgeber Beihilfen zum Erholungsurlaub, können diese mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie in demselben Kalenderjahr 156 € für den Arbeitnehmer, 104 € für dessen Ehepartner und 52 € für jedes Kind nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG).

Dabei muss Erholungsurlaub von mindestens 5 zusammenhängenden Tagen genommen werden und die Zahlung in engem zeitlichem Zusammenhang (3 Monate) mit diesem Urlaub erfolgen.

Die Freigrenzen gelten pro Mitarbeiter und Jahr. Für eine Familie mit 3 Kindern wären das beispielsweise 416 € im Jahr. Freigrenze bedeutet: Zahlt der Arbeitgeber mehr als die oa Beträge, gehört die Beihilfe zum regulären Arbeitslohn, der individuell nach den ELSTAM-Daten versteuert wird.

Tipp 6 Doppelte Verpflegungspauschale 25 %

Der Arbeitgeber kann bei Dienstreisen der Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe bestimmter Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzen (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG). Die Verpflegungspauschalen betragen 28 € für den ganzen Tag und 14 € für den Anreise- und Abreisetag (Werte ab 2020).

Zahlt der Arbeitgeber höhere Vergütungen für Verpflegung, gehört der übersteigende Betrag zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer dafür mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit die Vergütungen die Verpflegungspauschalen nach § 9 Absatz 4a Satz 3, 5 und 6 EStG um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).

Beispiel:

Nach einer eintägigen Dienstreise steht Ihnen eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 € zu. Folgende Beträge könnten steuerfrei und pauschal versteuert ausgezahlt werden:

Arbeitgeberleistung	Steuerfrei	Pauschal versteuert	Steuerpflichtig
14 €	14 €	0 €	0 €
28 €	14 €	14 €	0 €
35 €	14 €	14 €	7 €
40 €	14 €	14 €	12 €

Tipp 7 IT-Leistungen 25 %

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschal übernehmen, wenn er seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte wie Smartphones, PC-Tablets und iPad übereignet (schenkt), einschließlich Zubehör und Internetzugang (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG).

Für die Nutzung des Internets gibt es zwei Möglichkeiten: Der Arbeitnehmer kann seine beruflichen Aufwendungen dem Arbeitgeber nachweisen, der sie dann steuerfrei erstattet, (z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate), auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (z. B. Anschluss, Modem).

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass er seinem Arbeitgeber lediglich erklärt, in welcher Höhe er Aufwendungen für die laufende Nutzung des Internets hatte, soweit die Aufwendungen 50 € im Monat nicht übersteigen (R 40.2 LStR). Der Arbeitgeber hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Anmerkung zur weichen Welle des Fiskus: Ganz steuerfrei ist die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen, z. B. die private Nutzung eines Handys (§ 3 Nr. 45 EStG).

Tipp 8   Betriebliches Handy für die Familienangehörigen

Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, seinem Arbeitnehmer mehrere betriebliche Handys unentgeltlich zur Verfügung zu stellen, die er alle privat steuerfrei nutzen kann (§ 3 Nr. 45 EStG), selbst oder durch seine Angehörigen. Pauschalsteuer entfällt, weil die Zuwendung ist.

Tipp 9 Ladestrom für Elektromobil 25 %

Der Gesetzgeber fördert die Elektromobilität auf zwei Wegen:

Der Arbeitgeber darf den geldwerten Vorteil einer Ladeeinrichtung für Elektromobile, die er dem Arbeitnehmer übereignet / schenkt, mit 25 % pauschal versteuern. (§ 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG), wenn die Zuwendung zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn erfolgt. Die Ladeeinrichtung kann der Arbeitnehmer an seinem Zuhause installieren.

Das Aufladen der Batterie am Arbeitsplatz ist sogar steuerfrei (§ 3 Nr. 46 EStG). Voraussetzung ist also nur, dass der Strom an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens entnommen wird. Pauschalsteuer entfällt, da steuerfrei.

Tipp 10  Fahrtkostenzuschuss / Firmenwagen 15 %

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für Zuschüsse zu den Kosten des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Benzingeld pauschal mit 15 % erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Der Zuschuss  darf indessen nicht höher sein als  der Betrag, den der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten geltend machen kann.

Beispiel:

Die Entfernungspauschale für den Arbeitnehmer A beträgt (30 Entfernungskilometer x 230 Arbeitstage x 0.30 € =) 2.070 €. Der Arbeitgeber erstattet diesen Betrag, der somit im Bruttolohn enthalten und versteuert ist. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale in voller Höhe geltend machen, d. h. der Betrag von 2.070 € wird nicht in der Lohnsteuerbescheinigung zusätzlich ausgewiesen.

Der Arbeitgeber kann aber auch die Steuer auf den Kostenersatz mit 15 % von 2.070 € = 310.50 € Lohnsteuer pauschal übernehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). In diesem Fall bleibt aus der Sicht des Arbeitnehmers der Fahrtkostenersatz unversteuert.

Der pauschal versteuerte Fahrtkostenersatz erscheint in der Lohnsteuerbescheinigung. Damit die Entfernungspauschale auch entsprechend gekürzt wird, trägt der Fiskus die Erstattungsbetrag auch gleich selbst in Zeile 39 der Anlage N ein (eDaten).

Tipp 11 Pauschalsteuer bei Firmenwagen

Wird ein Firmenwagen kostenlos oder verbilligt für  Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, ist der darin liegende geldwerte Vorteil steuerpflichtiger Arbeitslohn und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. 

Pauschale Versteuerung

Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Firmenwagen kann entweder nach den individuellen Steuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers oder auch mit einem festen Pauschsteuersatz von 15 % erhoben werden (§ 40 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Vorteil: Bei Pauschalbesteuerung fallen keine Sozialabgaben an (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Hat sich der Arbeitgeber für die pauschale Besteuerung entschieden, scheidet für den Arbeitnehmer ein Abzug einer Entfernungspauschale aus. Der Arbeitgeber muss deshalb die pauschal besteuerte Leistung im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gesondert bescheinigen (Nr. 18 der Lohnsteuerbescheinigung).

Die Arbeitgeberleistung muss nicht erklärt werden, weil es sich um  eDaten handelt.

Begrenzung

Die pauschale Firmenwagenbesteuerung für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ist betragsmäßig begrenzt. Der Arbeitgeber darf diesen Sachbezug nur pauschal besteuern, als der Wert des Sachbezugs den Betrag nicht übersteigt, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann, also im Rahmen der Entfernungspauschale von höchstens 0,30 je Entfernungskilometer. In Höhe des Betrages lt. Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung wird die Entfernungspauschale entsprechend gekürzt.

Beispiel

Dem Arbeitnehmer steht für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernung 20 km, 220 Arbeitstage) ab 1.1.20.. ein Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 30.050 € zur Verfügung.

Privatfahrten 1 % von 30.000 € x 12 Monate =	3.600 €
+ Zuschlag für Fahrten zum Betrieb 0.03 % von 30.000 € x 20 km x 12 Monate =	2.160 €
Sachbezug für Firmenwagen	5.760 €
- Entfernungspauschale, pauschal versteuert mit 15 % (220 Tage x 20 km x 0.30 € =)	1.320 €
Steuerpflichtig nach den Steuerabzugsmerkmalen	4.440 €