Anlage N

Auslagen sind Gelder, die für einen Dritten erbracht werden und für die der Leistungserbringer häufig in Vorlage tritt. Entsprechendes gilt für durchlaufende Gelder.

• Auslagenersatz ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.  

Steuerfrei sind die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz / § 3 Nr. 50 EStG).

Die Auslagen müssen vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Weitere Voraussetzung ist, dass über die Auslagen einzeln mit Belegen abgerechnet wird. Eine Abrechnung nach Eigenbelegen ist zulässig.

♦     Buß- und Verwarnungsgelder

Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten für ein Bußgeld für Sie übernimmt, ist das in der Regel steuerpflichtig. Denn die Übernahme der Kosten verändert die Wirkung der Bußgeldmaßnahme, was nicht sein sollte (BFH Urteil vom 14.11.2013 - VI R 36/12). Im Streitfall hat sich der Lkw-Fahrer einer Spedition nicht an die Lenk- und Ruhezeiten gehalten und Bußgelder kassiert. Doch der Lkw-Fahrer musste die Bußgelder nicht selbst bezahlen, weil sein Arbeitgeber die Kosten getragen hat.

Der Fahrer kann die von ihm versteuerten Buß- und Verwarnungsgelder auch nicht als Werbungskosten absetzen (§ 12 Nr. 4 EStG).

Dessen ungeachtet sind die vom Arbeitgeber gezahlten Buß- und Verwarnungsgelder bei ihm als Betriebsausgaben abzugsfähig, da sie nicht gegen ihn verhängt wurden und als Zahlung für den Arbeitnehmer betrieblich veranlasst ist.

• Übernahme von Bußgeldern für Post-, Paketzusteller steuerfrei

Anders ist die Rechtslage bei Post- und Paketzustellern: Die Übernahme von Verwarnungsgeldern / Bußgeldern von Post- / Paketzustellern wegen Falschparkens führt nicht zu Arbeitslohn bei den angestellten Fahrern (FG Düsseldorf 4.11.2016 - 1 K 2470/14 L). Dementsprechend können die betroffenen Fahrer, wenn sie Verwarnungsgelder oder Bußgelder selbst zahlen, die Aufwendungen als Werbungskosten absetzen.

♦   Weitere Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für

• Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
• die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
• die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat (BFH, Urteil v. 7.6.2002, IV R 145/99).
• Fortbildungsmaßnahmen, die der Arbeitnehmer auf eigene Rechnung erbracht hat, sind bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei (R 19.7 LStR).
• Der Ersatz von Kontoführungsgebühren für die Führung eines Lohn- und Gehaltskontos bei einem Kreditinstitut ist kein steuerfreier Auslagenersatz, sondern steuerpflichtiger Arbeitslohn. Pauschal sind 16 € pro Jahr als Werbungskosten abzugsfähig.
• Die Vergütung für das elektrische Aufladen eines Elektro-Firmenwagens (Pkw) beim Arbeitnehmer zu Hause, den der Arbeitnehmer auch privat nutzt, ist als Auslagenersatz steuerfrei (BMF-Schreiben vom. 29. 09. 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 ).