Einkommensteuererklärung

♦   Belegvorhaltepflicht

Reichen Sie die Belege zu Ihrer Einkommensteuererklärung nur ein, wenn in den Vordrucken und / oder Anleitungen ausdrücklich darauf hingewiesen wird oder Sie von Ihrem Finanzamt dazu aufgefordert werden (Belegvorhaltepflicht).

Übermitteln Sie Belege und andere Dokumente zur Steuererklärung möglichst elektronisch (Belegnachreichung zur Steuererklärung). Dies ist sowohl über Mein ELSTER (www.elster.de) als auch über Software anderer Anbieter möglich.

Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung elektronisch übermitteln, können Sie digitale Belege direkt mit den entsprechenden Eingabefeldern Ihrer Einkommensteuererklärung in Mein ELSTER verknüpfen. Ihr Finanzamt kann dann diese Belege bei der Bearbeitung Ihrer Einkommensteuererklärung eigenständig und zeitsparend abrufen, ohne dass Ihnen zusätzlicher Aufwand entsteht. Das Verknüpfen von Belegen ist auch über Software anderer Anbieter möglich, soweit diese die Funktion technisch unterstützen.

Sofern Ihr Finanzamt Belege abgerufen hat, wird Ihnen dies in Mein ELSTER oder über Software anderer Anbieter angezeigt.

Falls Sie Ihrem Finanzamt Belege in Papierform übermitteln möchten, reichen Sie bitte ausschließlich Kopien ein. Bitte übersenden Sie keine Originalbelege.

♦   Ersatzbelege / Eigenbelege

Gehen Originalbelege verloren, braucht es einen nachvollziehbaren Ersatzbeleg. Durch diesen Beleg können Sie dem Finanzamt Ausgaben belegen. Solche Belege müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, damit das Finanzamt sie anerkennt.

Schreiben Sie einen Eigenbeleg, der diese Anforderungen nicht erfüllt, akzeptiert das Finanzamt diesen unter Umständen nicht. Ein Ersatzbeleg muss über die folgenden Angaben verfügen:

• Zahlungsempfänger
• Ausgabeart
• Datum
• Betrag
• Grund für den Eigenbeleg
• Datum und Unterschrift

♦   Aufbewahrung der Belege

Die Belege müssen aufbewahrt (zumindest bis zur Rechtskraft des Bescheides) und auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden (Vorhaltepflicht). Für bestimmte Belege (z. B. Spenden) ist die Aufbewahrung bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung vorgeschrieben.

Sonstiges 

Können Belege nach Aufforderung nicht vorgelegt werden, müssen Sie damit rechnen, dass der Bearbeiter im Finanzamt nicht nur die Kosten streicht, sondern auch einen entsprechenden Risikobearbeitungshinweis für die Folgejahre speichert, sodass Sie künftig mit einer intensiveren Prüfung Ihrer Steuererklärung zu rechnen müssen.