Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Das Finanzamt kann grundsätzlich Nachweise für die berufliche Veranlassung von Aufwendungen verlangen, um seinen Ermittlungspflichten nachgehen zu können (§§ 155 ff AO). 

Das Einkommensteuergesetz enthält indessen keine Regelungen zum Nachweis der arbeitstäglichen Fahrten im Rahmen der Entfernungspauschale. Es reicht also aus, wenn Sie die Nutzung eines Fahrzeugs durch wahrheitsgemäße Angaben in der Steuererklärung glaubhaft machen. Allerdings kann es Ihnen blühen, dass Ihr Finanzamt bei großen Entfernungen einen Nachweis über die Gesamtfahrleistung verlangt.

Im gewerblichen und freiberuflichen Bereich sind zwar zur besseren Überprüfung die Aufwendungen z. B. für Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Segeljachten oder Motorjachten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (R 4.11 EStR). Derartige Aufzeichnungspflichten bestehen bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit indessen nicht.

Es besteht auch keine gesetzliche Pflicht, Belege / Unterlagen zusammen mit der Steuererklärung einzureichen und damit die Aufwendungen nachzuweisen. Ausnahmen gelten bei einem Antrag auf den Behinderten-Pauschbetrag. Die Belege für Werbungskosten müssen aber zumindest bis zur Rechtskraft des Steuerbescheides aufbewahrt und auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden.

Sind Angaben zur Entfernungspauschale indessen nicht ganz schlüssig, kann das Finanzamt die Angaben überprüfen, wie das folgende Beispiel zeigt:

Beispiel:

Hauptwohnort Bielefeld, Arbeitsort Köln, kürzeste Straßenverbindung 215 km, Werbungskosten bei Fahrten mit einem eigenen PKW gem. Entfernungspauschale:

20 km x 0.30 € x 230 Tage =                 1.380 €         

195 km x 0.38 € x 230 Tage =             17.043 € 

Entfernungspauschale                         18.423 €

Hier könnte der Bearbeiter im Finanzamt Zweifel haben, ob der Steuerzahler wegen der großen Entfernung tatsächlich jeden Arbeitstag mit seinem PKW gefahren ist. Oder ob er nicht zumindest in der Winterzeit öffentliche Verkehrsmittel (ICE) genutzt hat. Ohne einen entsprechenden Nachweis darf der Bearbeiter von einem Sachverhalt ausgehen, der die größte Wahrscheinlichkeit für sich hat (BFH Beschluss vom 21.01.2005 - VIII B 163/03). Für ihn ist wahrscheinlich, dass der Steuerpflichtige  nicht an jedem  Arbeitstag  mit dem Auto gefahren ist.

In der Anlage zum Steuerbescheid heißt es deshalb: "Arbeitstägliche Fahrten konnten ohne Nachweis nicht anerkannt werden".

Wenn Sie keine Benzinquittungen haben, können Sie vielleicht andere Beweise vorbringen (Tachostände auf Rechnungen des TÜV, Termine am Wochenende am Hauptwohnort, Tanken mit Kreditkarte am Hauptwohnort oder an der Autobahntankstelle).

Wenn Sie Glück haben, schreibt Ihnen das  Finanzamt: "Nach Ihrem Vorbringen können wir 115 Fahrten mit Ihrem PKW und 6 Monatskarten mit dem ICE anerkennen, wenn Sie Ihren Einspruch zurücknehmen".