Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Übernachtungskosten können bei Inlandsreisen in tatsächlicher Höhe steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden.

Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG) Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Absetzbar sind die durch Einzelbelege nachgewiesenen Aufwendungen für die Unterkunft. Dies gilt sowohl für Reisen im Inland als auch im Ausland. 48-Monatsfrist Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € im Monat angesetzt werden. Dies gilt auch für Hotelübernachtungen. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert.  Kürzung der Pauschalen Wird dem Arbeitnehmer während einer Reise vom Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen, die dem Arbeitnehmer zustehen, zu kürzen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG): für ein Frühstück in Höhe von 20 % der Ganztagspauschale, für ein Mittag- und Abendessen in Höhe von jeweils 40 % der Ganztagspauschale. Der Kürzungsbetrag für Inlandsreisen beläuft sich somit für ein Frühstück auf (20 % von 28 € =)  5.60 €  und für ein Mittag- und Abendessen auf jeweils (40 % von 28 € =) 11.20 €  Insgesamt kann die Kürzung (5.60 € + 11.20 € + 11.20 € =) 28.00 € betragen.

Übernachtungskosten können sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen vom Arbeitnehmer nur in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten abgezogen werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG).

Hingegen kann der Arbeitgeber entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei ersetzen oder für jede Übernachtung eine Pauschale bis 20 € steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR).

♦   Übernachtungskosten im Detail

Wenn Sie auf einer Dienstreise übernachten müssen, fallen regelmäßig Kosten an. Es sind nur die von Ihnen  tatsächlich geleisteten  Übernachtungskosten (ohne Frühstück) als  Werbungskosten abzugsfähig (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG). Eine Pauschale gibt es nicht. 

Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe 1.000 € monatlich angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 4 EStG).

Die Kosten können entweder vom Betrieb steuerfrei erstattet (§ 3 Nr. 16 EStG)  oder falls vom Ihnen selbst >>selbst gebucht<< als Werbungskosten abgezogen werden.

Für Auslandsreisen gibt es Übernachtungspauschalen, die aber nur für den steuerfreien Kostenersatz des Arbeitgebers gelten, der sich an eben diesen Pauschalen orientieren kann.

Immerhin kann der Betrieb Ihnen bei Inlandsreisen ohne Nachweis Übernachtungskosten bis zu 20 € steuerfrei auszahlen (R 9.7 Abs. 3 LStR).

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• Übernachtungskosten schätzen

Wenn feststeht, dass einem Arbeitnehmer durch eine Dienstreise dem Grunde nach Übernachtungskosten entstanden sind, aber nicht belegt werden können, können die Übernachtungskosten geschätzt werden (BFH Urteil vom 12.9.2001-VI R 72/97).

Im Streitfall wurden Übernachtungskosten bei einem Bauklempner mit durchschnittlich 8 DM pro Übernachtung geschätzt. Diese Schätzung lässt keinen Rechtsfehler zum Nachteil der Kläger erkennen, so der BFH, zumal das Finanzgericht festgestellt hat, dass andere Montagearbeiter zu einem Betrag von 5 DM je Nacht in Baustellencontainern übernachtet haben.

Auch wenn das Urteil DM-Zeiten betrifft, gilt es auch heute  noch. Entsprechend der Regelung bei Berufskraftfahrern (siehe unten) dürfte im Baugewerbe ein Betrag von mindestens 9 € Wert ab 2023) je Übernachtung angemessen sein 

♦   Fernfahrer / Berufskraftfahrer

Bei Kraftfahrern im Fernverkehr ist das Fahrzeug keine erste Tätigkeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG. Sobald Fernfahrer unterwegs ist, befindet er sich auf Dienstreise und kann Verpflegungspauschalen (14 € / 28 €) in Anspruch nehmen.   

• Übernachtung als Fernfahrer / 9 € pro Arbeitstag

Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten innerhalb einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit i. V. mit einer Übernachtung im Kfz einen Pauschbetrag in Höhe von 9 € pro Arbeitstag (bis 2022 = 8 €) geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie für diesen Tag eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen beanspruchen können. Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und der Pauschale kann im Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden.

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Das Finanzamt berücksichtigt Übernachtungskosten in Höhe von (210 Tage x 9 € =) 1.890 €.

♦   Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind nur abzugsfähig, wenn sie nachgewiesen werden (R 9.7 LStR). Sind Übernachtungskosten ohne Nachweis indessen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden, können sie geschätzt werden ( 8 DM pro Übernachtung / BFH Urteil vom 12.9.2001 - VI R 72/97).

Bei Bau- und Montagearbeitern besteht oft eine kostenfreie Übernachtungsmöglichkeit in Baucontainern und Gemeinschaftsunterkünften (BFH 12.9.2001, VI R 72/97). In diesen Fällen entstehen keine absetzbaren Übernachtungskosten.

Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit  an derselben Tätigkeitsstätte können Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € im Monat angesetzt werden. Dies gilt auch für Hotelübernachtungen.

Dieselbe Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte kann nur vorliegen, wenn die Tätigkeit an mindestens drei Tagen wöchentlich ausgeübt wird.

Beispiel:

Ein IT-Berater, erste Tätigkeitsstätte in Hannover, betreut jede Woche

1. mindestens drei Tage
2. nur zwei Tage

die EDV-Anlage eines Kunden in Berlin. Er übernachtet in einem Hotel.

Lösung: 

Die 48-Monatsfrist ist zu beachten. Die Hotelkosten sind nach Ablauf von 48 Monaten auf maximal 1.000 € monatlich begrenzt, weil die Tätigkeit an mindestens drei Tagen wöchentlich ausgeübt wurde.

Die Hotelkosten können aber auch noch nach Ablauf von 48 Monaten in voller Höhe abzugsfähig sein, wenn die Tätigkeit wöchentlich nicht mehr als zwei Tage ausgeübt wurde.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Sätze 2 und 4 EStG).

Tipp LKW-Fahrer / Fernfahrer aufgepasst

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn Arbeitnehmer, im Rahmen ihrer Auswärtstätigkeiten (nahezu) ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzt werden. Weitere Voraussetzung für die Gewährung von Reisekosten ist, dass es sich um eine auswärtige Fahrtätigkeit handelt, d. h., dass der Arbeitnehmer im Betrieb keine erste Tätigkeitsstätte hat.

LKW-Fahrer haben eine erste Tätigkeitsstätte in ihrem Fahrzeug. Somit sind sie nicht außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig und können deswegen keine Verpflegungspauschale beanspruchen. 

LKW-Fahrer übernachten meistens in der Kabine ihres Fahrzeugs. Es ergeben sich dabei Reisenebenkosten durch Nutzung von sanitären Anlagen auf Rastplätzen, die für sie Werbungskosten sind (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b Satz 2 EStG). 

Es können pauschal 9 € pro Tag geltend gemacht werden.

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Nicht absetzbar sind wegen privater Mitbenutzung (§ 12 EStG) Kosten für Bekleidung, TV, Anschaffung von Reiseausrüstung (z. B. Koffer, Föhn, Reisewecker, Stadtführer usw.; R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR) sowie Geldbußen und Verwarnungsgelder (H 9.8 "Geldbußen" LStH).