Im Normalfall reisen Sie auf Anordnung / Weisung des Arbeitgebers. Deshalb erstattet er Ihnen auch die dabei entstehenden Kosten.

Dabei ist klar: Es ist auf jeden Fall besser, Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei zu kassieren als sie beim Finanzamt als Werbungskosten geltend zu machen. Die Erstattung von Reisekosten  ist also für Sie immer günstiger als der Abzug als Werbungskosten.

Also: Soviel wie eben möglich als steuerfreien Reisekostenersatz vom Arbeitgeber kassieren. Denn jeder kassierte Euro ist für Sie 100 % wert, setzen Sie hingegen Werbungskosten ab, ist der Abzug nur in der Höhe etwas wert wie Ihr persönlicher Steuersatz hergibt. Einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sind das meistens nur zwischen 30 und 40 %.

⇒   Erstattung von Reisekosten

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, sind diese bis zum möglichen Werbungskostenabzug steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG). Der mögliche Werbungskostenabzug ist geregelt in 

• § 9 Abs. 1 Nr. 4a: Pauschal 0.30 € je gefahrenen km
• § 9 Abs. 1 Nr. 5a: Übernachtungskosten in nachgewiesener Höhe
• § 9 Abs. 1 Nr. 5b : Pauschal 8 € je Übernachtung im Fahrzeug (LKW)
• § 9 Abs. 4a: Verpflegungsmehraufwand pauschal 14 / 28 € 

Beispiel: Erstattung von Reisekosten

Für eine einzelne Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs  und 90 km mit dem privaten Pkw gefahren ist, erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosen in Höhe von 27 €. Er erstattet keine Verpflegungskosten.

Abzugsfähig sind

1. Fahrtkosten 0 €

2. Verpflegungskosten in Höhe der Verpflegungspauschale von 14 €.

Anlage N Papierformular

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