Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Wird eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet,  werden im Normalfall dem Arbeitnehmer seine ihm entstandenen Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Erstattete Reisekosten sind bis zur Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Die Erstattung von Reisekosten ist also für den Arbeitnehmer immer günstiger als der Abzug als Werbungskosten.

Höhe der möglichen Erstattung 

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, sind diese bis zum möglichen Werbungskostenabzug steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Der mögliche Werbungskostenabzug ist geregelt in 

• § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG: Pauschal 0.30 € je gefahrenen km
• § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG: Übernachtungskosten in nachgewiesener Höhe
• § 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG: Pauschal 8 € je Übernachtung im Fahrzeug (LKW)
• § 9 Abs. 4a EStG: Verpflegungsmehraufwendungen pauschal 14 / 28 € 

Beispiel: Erstattung von Reisekosten

Für eine einzelne Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs war   und 90 km mit dem privaten Pkw gefahren ist, erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosen in Höhe von 27 €. Für Verpflegung zahlt er nichts.

Abzugsfähig sind

1. Fahrtkosten 0 €

2. Verpflegungsmehraufwendungen 14 €

Durch die Eintragungen in Zeile 66 und 67 werden vom Finanzamt 14 € als Werbungskosten berücksichtigt. 

Anlage N

♦   Kürzung der Werbungskosten beim Arbeitnehmer

Der steuerfreie Arbeitgeberersatz führt zu einer entsprechenden Kürzung der abzugsfähigen Werbungskosten (§ 3c Abs. 1 EStG; § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden:

• 1. Arbeitgeberersatz niedriger als erlaubt

Ist der Arbeitgeberersatz niedriger als erlaubt, kann der Arbeit den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel: 

Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise 60 €. Der Arbeitgeber hätte an Reisekosten erstatten dürfen: Fahrtkosten für 200 km x 0.30 € = 60 € + Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen  14 €, zusammen 74 €. Der Arbeitnehmer kann an Werbungskosten 14 € absetzen.

• 2. Arbeitgeberersatz höher als erlaubt

Ist der Arbeitgeberersatz höher als erlaubt, ist der überhöhte Differenzbetrag als Arbeitslohn steuerpflichtig. 

Beispiel:

Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise 134 €. Der Arbeitgeber hätte an Reisekosten erstatten dürfen: Fahrtkosten für 200 km x 0.30 € = 60 € + Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand 14 €, zusammen 74 €. Der Differenzbetrag in Höhe von 60 € ist als  steuerpflichtiger Arbeitslohn dem laufenden Arbeitslohn hinzuzurechnen.

Der Arbeitgeber darf von der Hinzurechnung zum laufenden Arbeitslohn absehen, wenn er den Differenzbetrag pauschal mit 25 % versteuert, d. h. die Steuer übernimmt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).