Anlage N

Die Steuerverwaltung hat den Abzug von Reisekosten im Rahmen des Lohnsteuerrechts umfassend geregelt. Gleichwohl gibt es auch hier Tipps und Möglichkeiten der Steuergestaltung, die jeder kennen sollte, wenn er Steuern sparen will. 

Tipp Steuerfreie Spesen bringen mehr

Im Lohngespräch so viel wie nur möglich mit dem Arbeitgeber als steuerfreien Spesenersatz aushandeln. Jeder Euro, der als steuerfreier Spesenersatz gezahlt, ist auch wirklich 100 Cent wert, weil steuerfrei. Wohingegen sich der Abzug als Werbungskosten nur in Höhe Ihres persönlichen Steuersatzes in barer Münze auswirkt. 

Sicher weiß auch Ihr Chef, dass auch er von einem solchen Manöver profitiert, kann er doch die gezahlten Spesen als Betriebsausgaben absetzen, aber mehr noch bringt ihm die Ersparnis bei der Sozialversicherung. Denn was steuerfrei ist, das ist auch frei von Sozialabgaben.

Tipp Nachweis der Reisekosten macht sich bezahlt

Ein Reisekostennachweis macht sich doppelt bezahlt. Gegenüber Ihrer Firma dient er als Abrechnungsunterlage für steuerfreien Reisekostenersatz und gegenüber dem Fiskus als Nachweis für Werbungskosten.

Der Handel bietet dafür geeignete Vordruck-Hefte an, wie z. B. den Rhenus-Reisekostennachweis. Für bestimmte Kosten sind besondere Eintragungen vorgesehen, so dass kaum eine Abzugsmöglichkeit übersehen wird. 

Tipp Erste Tätigkeitsstätte möglichst vermeiden

Erste Tätigkeitsstätte ist mit vielen steuerlichen Nachteilen verbunden. Denn für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte wird nur die Entfernungspauschale angesetzt.

Ohne erste Tätigkeitsstätte können Sie arbeitstäglich statt der Entfernungspauschale Reisekosten geltend machen oder der Arbeitgeber kann steuerfrei Reisekosten zahlen (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG). Dazu mehr im Beitrag "Erste Tätigkeitsstätte". 

Tipp Firmenwagen? Nein danke!

Wenn Sie einen Firmenwagen zur Verfügung haben und mit diesem viel unterwegs sind, ergeben sich für die Fahrten weder Einnahmen noch Ausgaben. Wenn Sie indessen Ihren eigenen PKW einsetzen, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber je gefahrenen km 0.30 € steuerfrei auszahlen. Dann erhalten Sie  bei 40.000 km Fahrleistung im Durchschnitt steuerfreie Einnahmen in Höhe von (40.000 km x 0.30 € =) 12.000 €. Nach drei Jahren haben Sie die Anschaffungskosten für Ihren Privatwagen wieder reingefahren. Vielleicht haben Sie sogar freien Zugang zur Firmenzapfsäule, z. B. als Juniorchef. Aber das ist ein zusätzliches Thema. 

Tipp Nur 7 1/2 Stunden auswärts, Pech gehabt?

Mindestens 8 Stunden muss die Dienstreise dauern, um die Verpflegungspauschale zu erhalten. Statt nun aber zu mogeln und die fehlende Zeit draufzuschlagen oder irgendwo außerhalb abzusitzen können Sie auch auf ganz legale Art und Weise zum Ziel kommen. Für die Dauer der Abwesenheit ist nicht die einzelne Auswärtstätigkeit maßgebend, vielmehr werden, wenn Sie mehrmals am Tag unterwegs waren, die Abwesenheiten des jeweiligen Tages zusammengerechnet (R 9.6 Abs. 1  LStR). Dies machen Sie sich zunutze und schreiben 40 Minuten auf als Zeit, um die Post zu holen. 

Tipp Nächstgelegene Filiale wird erste Tätigkeitsstätte

Als leitender Mitarbeiter eines Unternehmens mit mehreren Filialen bzw. Zweigstellen vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber, dass erste Tätigkeitsstätte die am nächsten zu Ihrer Wohnung gelegene Filiale bzw. Zweigstelle die erste Tätigkeitsstätte sein soll, Hauptsache, dass Sie dort zumindest in geringem Umfang "tätig" werden. Alle Fahrten zu Filialen bzw. Zweigstellen im Umkreis, die weiter entfernt liegen, sind dann Dienstreisen.

Tipp Vermeiden Sie eine erste Tätigkeitsstätte

Hinsichtlich der Reisekosten bringt die erste Tätigkeitsstätte fast nur Nachteile mit sich: 

Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte werden nur mit der Entfernungspauschale berücksichtigt

Haben Sie einen Firmenwagen, müssen Sie die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte auch dann versteuern, wenn Sie nur einmal pro Woche die erste Tätigkeitsstätte aufsuchen.

Die Verpflegungspauschale bei Dienstreise richtet sich danach, wann Sie die erste Tätigkeitsstätte verlassen haben. 

Also möglichst eine erste Tätigkeitsstätte vermeiden. Dies gelingt am Besten, wenn Sie den Kern Ihrer beruflichen Tätigkeit so beschreiben, dass Sie Ihre Arbeitsleistung nicht im Betrieb Ihres Arbeitgebers, sondern bei Kunden, Mandanten, Filialen usw. erbringen.