Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei, soweit keine höheren Beträge erstattet werden, als nach § 9 EStG als Werbungskosten abzugsfähig wären (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).  Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Steuerfrei ersetzte Reisekosten sind nicht als Werbungskosten abzugsfähig (BFH v. 19.10.2016, V R 23/15). Ersetzt der Arbeitgeber höhere Beträge, als bei dem Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten abgesetzt werden können, ist der darüber hinausgehende Betrag Arbeitslohn. In Höhe des versteuerten Arbeitslohns sind kann der Arbeitnehmer Reisekosten geltend machen (FG des Saarlandes Urteil vom 24.05.2017 - 2 K 1082/14). 

Sind die von dem Arbeitgeber ersetzten Beträge geringer als die tatsächlichen Aufwendungen, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen den ersetzten Aufwendungen und den tatsächlichen Aufwendungen zusätzlich als Werbungskosten geltend machen (BFH Urteil vom 28.01.1988 - IV R 186/85).

Wird eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet,  werden im Normalfall dem Arbeitnehmer seine ihm entstandenen Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Erstattete Reisekosten sind bis zur Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Die Erstattung von Reisekosten ist also für den Arbeitnehmer immer günstiger als der Abzug als Werbungskosten.

Höhe der möglichen Erstattung 

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, sind diese bis zum möglichen Werbungskostenabzug steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Der mögliche Werbungskostenabzug ist geregelt in 

• § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG: Pauschal 0.30 € je gefahrenen km
• § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG: Übernachtungskosten in nachgewiesener Höhe
• § 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG: Pauschal 8 € je Übernachtung im Fahrzeug (LKW)
• § 9 Abs. 4a EStG: Verpflegungsmehraufwendungen pauschal 14 / 28 € 

Beispiel: Erstattung von Reisekosten

Für eine einzelne Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs war   und 90 km mit dem privaten Pkw gefahren ist, erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosen in Höhe von 27 €. Für Verpflegung zahlt er nichts.

Abzugsfähig sind

1. Fahrtkosten 0 €

2. Verpflegungsmehraufwendungen 14 €

Durch die Eintragungen in Zeile 66 und 67 werden vom Finanzamt 14 € als Werbungskosten berücksichtigt. 

Anlage N