Wird eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet,  werden im Normalfall dem Arbeitnehmer seine ihm entstandenen Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Erstattete Reisekosten sind bis zur Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Die Erstattung von Reisekosten ist also für den Arbeitnehmer immer günstiger als der Abzug als Werbungskosten.

Höhe der möglichen Erstattung 

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, sind diese bis zum möglichen Werbungskostenabzug steuerfrei (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG).

Der mögliche Werbungskostenabzug ist geregelt in 

• § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG: Pauschal 0.30 € je gefahrenen km
• § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG: Übernachtungskosten in nachgewiesener Höhe
• § 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG: Pauschal 8 € je Übernachtung im Fahrzeug (LKW)
• § 9 Abs. 4a EStG: Verpflegungsmehraufwendungen pauschal 14 / 28 € 

Beispiel: Erstattung von Reisekosten

Für eine einzelne Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs war   und 90 km mit dem privaten Pkw gefahren ist, erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosen in Höhe von 27 €. Für Verpflegung zahlt er nichts.

Abzugsfähig sind

1. Fahrtkosten 0 €

2. Verpflegungsmehraufwendungen 14 €

Durch die Eintragungen in Zeile 66 und 67 werden vom Finanzamt 14 € als Werbungskosten berücksichtigt. 

Anlage N Papierformular