Helfer in Steuersachen

Steuern? Mach ich selbst.

1.0.9 Das Lohnsteuerabzugsverfahren

Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit wird die Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben (Lohnsteuer-Abzug / § 38 EStG).  

Dies geschieht entweder nach den persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers  (ELStAM-Daten / Steuerklasse / § 39 EStG) oder in pauschalierter Form (§§ 40-40a EStG). 

Die Lohnsteuer ist letztlich eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer, also nur eine Erhebungsform der Einkommensteuer, weil sie im Falle der Veranlagung des Arbeitnehmers auf die zu zahlende Einkommensteuer angerechnet wird (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

  • Das Lohnkonto

Wird ein Arbeitnehmer eingestellt, wird für ihn ein Lohnkonto eröffnet. Dazu benötigt der Arbeitgeber zunächst lediglich die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und dessen Geburtsdatum. Außerdem muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber informieren, ob er Hauptarbeitgeber ist oder ob er in einem zweiten oder weiteren Arbeitsverhältnis steht. Daraus leitet der Arbeitgeber die Steuerklasse ab.  

Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer mit diesen Angaben beim Bundeszentralamt für Steuern an. Dort werden sodann sog. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale / ELStAM-Daten gebildet (§ 39 Abs. 1 EStG), zunächst automatisiert die Steuerklasse und bei den Steuerklassen II bis IV die Zahl der Kinderfreibeträge (§ 39e Abs. 1 EStG). Hinzu kommen vom Finanzamt weitere Daten, z. B. Identifikationsnummer des Ehepartners und der Kinder, vom Finanzamt gewährte Freibeträge für höhere Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen (§ 39a EStG).

Spätere Änderungen des Familienstandes wie Eheschließung, Geburt eines Kindes, Tod oder Ehescheidung übermittelt die Gemeindebehörde automatisch aus dem Melderegister dem Bundeszentralamt für Steuern  ohne besonderen Antrag des Arbeitnehmers (§ 39e Abs. 2 Nr. 2 EStG). Die vom Bundeszentralamt an den Arbeitgeber übermittelten ELStAM-Daten übernimmt der Arbeitgeber in das Lohnkonto für den Lohnsteuerabzug.

  • ELStAM-Daten

Zu den ELStAM-Daten gehören:

- Die Steuerklasse,

- die Konfessionszugehörigkeit,

- die Freibeträge, die das Finanzamt auf Antrag gewährt hat: Diese Freibeträge sorgen bereits während des Jahres für eine gewisse Steuerentlastung (§ 39a EStG).

Sobald ein Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzt, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (z.B. Eheschließung, Geburt eines Kindes, Kirchenaustritt) automatisch für den Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Für Arbeitnehmer steht im ElsterOnline-Portal eine elektronische Auskunft über die eigenen ELStAM zur Verfügung.

  • Lohnsteuer-Jahresausgleich bei Ablauf des Kalenderjahres

Bei Ablauf des Kalenderjahres kann der Lohnsteuerabzug berichtigt werden (§ 42b EStG). 

So kann der Arbeitgeber in der Lohnabrechnung für Dezember Lohnsteuer insoweit erstatten, als sie infolge infolge der Hochrechnung auf einen Jahresbetrag unzutreffend war. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, wenn er am 31. Dezember des Ausgleichsjahres mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt (§ 42b Abs. 1 Satz 1 EStG).

Ausgleichsverbote

Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, wenn

1. der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr nicht ständig bei ihm beschäftigt war oder

2. der Arbeitnehmer für das Ausgleichsjahr oder für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen V oder VI zu besteuern war oder

3. der Arbeitnehmer für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen 2, 3 oder 4 zu besteuern war.