Anlage N

Zusammenfassung / Begriff

Steuerfrei sind geldwerte Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte / EDV-Geräte wie Telefon einschließlich Handy / Smartphones / Tablets und Computer (§ 3 Nr. 45 EStG).

Die Steuerfreiheit umfasst auch Software, die der Arbeitgeber selbst im Betrieb einsetzt.

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer ist unabhängig vom Umfang der Nutzung - beruflich oder privat - steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt auch für die Nutzung in der Wohnung des Arbeitnehmers durch seine Familienangehörigen. 

Mit der Steuerfreiheit wird nicht nur die private Nutzung von Personal-Computern und Telekommunikationsgeräten gefördert, vielmehr auch alle Arten von anderen Datenverarbeitungsgeräten einschließlich des Zubehörs, ferner die Überlassung von System- und Anwendungsprogrammen und auf damit zusammenhängende Dienstleistungen.

Es ist nicht erforderlich, dass die Geräte auch tatsächlich im Interesse des Überlassenden genutzt werden, d. h. es kommt nicht auf den Standort des Geräts an (Betrieb, Privatwohnung des Arbeitnehmers oder mobile Nutzung wie beim Laptop). Es ist auch nicht erforderlich, dass im Betrieb des Arbeitgebers weitere vergleichbare Geräte vorhanden sind. Eine berufliche Mitbenutzung der Geräte ist somit nicht erforderlich (R 3.45 Satz 1 LStR 2015).

♦   Günstige Handy-Nutzung

Die für Sie als Arbeitnehmer günstigste Lösung besteht darin, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen für die berufliche Nutzung des Handys und des Internets eigene betriebliche Geräte zur Verfügung stellt. In diesem Fall ist die private Nutzung der Geräte steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).

Tipp Betriebliche Handys für die ganze Familie

Hat Ihnen z. B. Ihr Arbeitgeber zwei Handys zur Verfügung gestellt, so sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für beide Geräte bei ihm Betriebsausgaben. Die private Mitbenutzung ist für Sie als Arbeitnehmer steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Dies gilt auch dann, wenn Sie z. B. ein Handy beruflich und privat nutzen, das zweite Handy Ihrem nicht berufstätigen Lebenspartner oder anderen Familienangehörigen zur Verfügung stellen.

♦   Details zu Internet, Telekommunikation

Steuerfrei ist die Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer. Die Steuerfreiheit  ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer und Mobiltelefone / Handy im privaten Bereich des Arbeitnehmers,

In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG / R 3.45 LStR).

♦   Handy-Nutzung

Ist der Vertrag mit der Telefongesellschaft auf den Namen des Arbeitgebers abgeschlossen, sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers steuerfrei, auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Denn Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit nicht vorgesehen.

Dabei gibt es bei der privaten Nutzung keinerlei Grenzen, d. h. Sie können, wenn der Chef sein Einverständnis dazu gibt, unbelastet von Lohnsteuer und Sozialabgaben unbegrenzt hohe Vorteile aus der privaten Nutzung ziehen, wie z. B. ein Zweithandy privat nutzen.

Tipp Steuerfreier Ersatz von Telefonkosten etc.

Der Arbeitgeber kann Aufwendungen für Telekommunikation / Telefon und Internet (Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Anlage, Verbindungsentgelte) steuerfrei ersetzen. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € monatlich steuerfrei ersetzt werden. Die ersetzten Beträge fallen unter die Rubrik Auslagenersatz (R 3.50 Abs. 2 LStR).